Vergaderen plannen introductie old delete
(Doorverwezen vanaf Vergaderen plannen introductie 3 1)
3.1 Procedure Planmatig werken!
<video>
Inspanning vooraf leidt het gemak en structuur
Het voeren van een goede administratie moet uiteindelijk leiden tot gemak. Om dat gemak te bereiken moet je er eerst energie in stoppen. Voer dan ook eerst het vergaderschema van het komende jaar in. Deze tijdsinvestering geeft degene die belast is met het organiseren van de vergaderingen het hele jaar gemak en helpt de planning vast te houden. Bovendien leiden een goede organisatie en planning meer betrokkenheid van de deelnemers van het overleg.
Procedure om een overleg te organiseren
Hieronder volgt een korte uitleg om een overleg te organiseren. Je organiseert overleggen in Lasso via het (submenu)menu activiteiten. In onderdeel 3.2 tot en met 3.13 volgt een uitgebreidere uitleg op basis van een stappenplan om een activiteit te organiseren.
- Je gaat via het menu "documenten" naar het submenu activiteiten in klikt linksonder op toevoegen.
- Je vult de gegevens van het betreffende overleg in en kiest de groep die toegang moet hebben tot het overleg. Dit zijn dan ook de deelnemers die worden uitgenodigd.
- Vervolgens plan je de herinneringen en de berichten.
- Je stelt een herinnering in voor jezelf zodat je een mail ontvangt dat je bijvoorbeeld het verslag moet toevoegen aan de activiteit. Die herinnering stel je in op ongeveer 2,5 week voor de vergaderdatum
- Je stelt het eerste bericht in op twee weken voor de vergadering. In dit bericht worden deelnemers gevraagd om desgewenst inbreng te hebben op het overleg. Bijvoorbeeld door een onderwerp aan te dragen of anderszins een opmerking te maken. Dat kan dan in de persoonlijke omgeving.
- Het tweede bericht stel je in op één week voor de vergadering. In dat bericht attendeer je de deelnemers dat de (concept)agenda en de dan al beschikbare stukken klaar staan.
- Het derde bericht stel je in op drie dagen voor de vergadering als reminder. NB bij alle berichten wordt een vraag meegestuurd of de betreffende deelnemer wel of niet aanwezig is (deze functie moet nog worden opgeleverd).
- Tot slot stel je de meldingen in op een dag na het tweede bericht. Dat betekent dat de deelnemers een melding krijgen als er nog iets wijzigt in de vergaderagenda.
Tijdlijn
Het proces verloopt over een tijdspanne van 2,5 weken.
Maximale ondersteuning
Met een dergelijk aanpak word je maximaal ondersteunt om je vergadering te organiseren. Uiteraard word je in een keurslijf geduwd maar het helpt om planmatig te werken. Als je ziet aankomen dat je bij een bepaald overleg de planning niet haalt kun je de verzenddatums uiteraard aanpassen.
