Werken met Relaties: verschil tussen versies

Versie van 18 jun 2023 11:52

Werken met Relaties

Bestemd voor:	Medewerker (1,2,3)

In Lasso kunt u binnen de module Relaties met de volgende onderdelen uw administratiegegevens beheren, contributies instellen en uw leden op de hoogte houden van ontwikkelingen:

Voor ieder van deze modules vindt u in de inhoudsopgave rechtsboven in deze handleiding snelkoppelingen naar de verschillende handelingen per module.

(!) Dit handleidingdeel beschrijft de onderdelen van en mogelijke handelingen binnen Lasso Relaties. Als u Lasso nooit eerder gebruikt heeft, wordt aangeraden om ter introductie eerst Starten met Lasso (Stappenplannen) door te nemen, en onderstaande handleiding later te gebruiken om specifieke onderdelen op te zoeken.

Voorbereiding van Relaties

Voordat u kunt starten met het invoeren en beheren van deelnemers, is het raadzaam vooraf een aantal terugkerende waarden in te voeren als instelling. Deze voorbereidingen kunnen gedaan worden bij de eerste ingebruikname van Lasso+, maar kunnen ook tijdens dagelijks gebruik van Lasso+ aan de orde komen (zoals het toevoegen van een nieuwe Aanhef of Startreden). Het is dus niet noodzakelijk compleet te zijn bij de eerste invoer van deze instellingen; wanneer noodzakelijk kunnen ze later aangevuld worden.

Lees voor meer informatie: Instellingen van Relaties

(!) Deze voorbereidingen kunnen alleen gedaan worden door Lasso+-gebruikers met rechtenprofiel Systeembeheerder of hoger. Als u een gebruiker van Lasso+ (medewerker) bent, kunt u meteen beginnen met de volgende paragrafen in dit handleidingdeel.

Overzichtsschermen, zoeken en sorteren binnen Relaties

Bestemd voor:	Medewerker (1,2,3)

Deelnemersgegevens inzien

Alle aan Lasso+ toegevoegde deelnemers, adressen, groepen (etc,) worden getoond via een bijbehorend overzichtsscherm. Bij ingebruikname van Lasso is dit scherm leeg. Onderstaande beschrijving gaat er van uit dat u al deelnemers of adressen heeft toegevoegd aan de administratie; is dat nog niet het geval, volg dan eerst de instructie voor het toevoegen van adressen of deelnemers.

Om gegevens van toegevoegde deelnemers in te zien, klikt u binnen het overzichtsscherm (RELATIES > Deelnemers) op de regel van de betreffende deelnemer:

Lasso+ toont nu een compleet overzicht van alle bekende deelnemergegevens, soms in meerdere kaders (afhankelijk van de beschikbare informatie van de deelnemer). Om alle gegevens in te zien, kunt u wisselen tussen kaders door op de titel te klikken:

Kenmerken toevoegen in overzichtsscherm

In de standaardweergave van uw omgeving wordt in het overzichtsscherm slechts een beperkt aantal kenmerken getoond. Het wijzigen van de weergave kan nodig zijn wanneer u kenmerken wilt exporteren die niet standaard getoond worden in het overzichtsscherm, of wanneer u de betreffende kenmerken direct wilt kunnen inzien na het zoeken/filteren van de gewenste deelnemer. Als u de weergave in het overzichtsscherm wilt uitbreiden, kan dat op onderstaande manier.

(!) Deze werkwijze kan toepast worden binnen de volgende onderdelen van Relaties: Deelnemers, Adressen, Groepen.

Ga naar het overzichtsscherm waarvan u de weergave wilt wijzigen (bijv. RELATIES > Deelnemers)
Klik in de balk met veldnamen op de knop uiterst rechts

Selecteer de kenmerken die u wilt toevoegen aan het overzichtsscherm door ze aan te vinken, of verwijder al aanwezige kenmerken door ze uit te vinken

Voorbeeld wijzigen schermweergave:

Klik na het kiezen van de gewenste velden op Ok (of klik buiten het invoerscherm, de wijzigingen worden dan ook doorgevoerd)
De aanvullende kenmerken worden nu in het overzicht getoond

Video bij dit onderdeel: Toelichting op de kolomtypen (Deelnemers)

Zoeken en filteren

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

In alle overzichtsschermen binnen Relaties kunt u op eenvoudige wijze de weergave van de inhoud van uw administratie filteren en zoeken op bepaalde kenmerken van Deelnemers, Groepen of Adressen. Daarbij is het van belang te weten dat de functies in het scherm (zoals Mail, Exporteren of Voeg selectie toe aan groep) altijd van toepassing zijn op de deelnemers die op dat moment worden weergegeven.

Methode 1: Snelzoeken

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Om snel een opzoeking te doen in het systeem naar een specifieke deelnemer, gebruikt u de balk linksbovenin het overzichtsscherm:

(!) Het zoekresultaat is hier altijd 1 Deelnemer:

Klik op RELATIES
Kik op Deelnemers
Voer in de zoekbalk de naam of het kenmerk in waarop u wilt zoeken

In het drop-down menu verschijnen de deelnemers die voldoen aan uw zoekterm
Klik op de gewenste Deelnemer in het drop-down menu
De Deelnemer verschijnt in het overzichtsscherm
Om het overzichtsscherm te herstellen, klik op X in de zoekbalk (nu blauw gemarkeerd)

(!) Via de zoekbalk kunt u ook snel gearchiveerde items opzoeken door uw zoekopdracht te laten starten met A, eventueel gevolgd door een andere zoekterm.
Het resultatenvenster geeft dan de binnen Lasso gearchiveerde items weer:

Voor het daadwerkelijk tonen van de gearchiveerde zoekresultaten in het overzichtsscherm dient het filter bij Type wel ingesteld te zijn op Archief: Ja of Beiden zijn goed:

Methode 2: Geavanceerd zoeken en filteren

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Om een zoekopdracht op meerdere criteria te baseren, gebruikt u de filtervelden behorende bij de kolomnamen. Deze zijn afzonderlijk van elkaar voor iedere gewenste waarde in te stellen:

Voorbeeld: Voor zoeken op de achternaam “Janssen”:

Klik onder de kolomnaam Achternaam op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “janssen” of “janss” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Of, combineer meerdere zoekcriteria om een meer gerichte opzoeking te doen.

Voorbeeld: Voor zoeken op achternaam “Janssen” in combinatie met een geboortedatum in 1978:

Klik onder de kolomnaam Achternaam op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “janssen” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
Klik onder de kolomnaam Geboortedatum op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “1978” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Om al ingevoerde zoekcriteria aan te passen of te verwijderen, klikt u nogmaals op de knop Selecteer in de betreffende kolom.

Het is ook mogelijk om alle selectie-instellingen in één keer te wissen. Klik daarvoor op deze knop uiterst rechts in de balk waarbinnen zich ook de Selecteer-knoppen bevinden:

(Herstel alle selectie instellingen)

(!) De knop onder kolomnaam Type bepaalt binnen welke typen Deelnemers gezocht moet worden.

Als u alleen binnen Personen wilt zoeken, maar niet binnen Organisaties, kunt u dat als volgt instellen:

Klik op de knop onder kolom Type (PO** in onderstaande afbeelding, afhankelijk van de actieve instellingen kan dit afwijken):

Selecteer het gewenste bereik (deelnemerstypen of -kenmerken waarbinnen gezocht moet worden) en klik op toepassen:

(!) Deze instelling blijft actief -ook als u in de tussentijd uitgelogd bent geweest- totdat deze weer handmatig aangepast wordt of totdat de selectie instellingen worden gewist, zoals hierboven beschreven.

Sorteren

Om waarden en in de verschillende kolommen te sorteren, klikt u op een van deze knoppen in de balk met veldnamen :

Afhankelijk van het eerste karakter van de waarde in de kolom wordt deze alfabetisch (A-Z) of numeriek (0-9) gesorteerd. Klik nogmaals om de sortering om te keren (Z-A of 9-0)

Adressen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Adressen in Lasso+ zijn de woon-, contact- of vestigingsadressen van uw deelnemers. Omdat adresgegevens van uw deelnemers een bijzondere functie hebben binnen Lasso+, worden deze gegevens op een eigen locatie ingevoerd en opgeslagen in de administratie, en kunnen ze later gekoppeld worden aan een deelnemer (Persoon of Organisatie), maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Een adres kan ook een op zichzelf staande deelnemer zijn binnen Lasso, namelijk wanneer het wordt toegevoegd als corporatieadres.

Om een adres (later) aan een deelnemer toe te kennen, dient het adres eerst via dit scherm toegevoegd te zijn aan Lasso+. Na aanmaak kan het adres verbonden worden aan een deelnemer via de tab Contact in de deelnemerseigenschappen, als Correspondentieadres, Woonadres en/of Factuuradres.

Het overzichtsscherm Adressen toont alle adressen die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe adressen toevoegen, zoeken naar en filteren op adressen, ze bewerken of verwijderen, of adressen exporteren.

Verschil (regulier) adres en corporatieadres

Zoals benoemd kunnen adressen ingevoerd worden als een regulier adres, of als een corporatieadres. Het verschil tussen deze typen adressen is dat een adres aangemaakt als corporatieadres een eigen deelnemerskaart krijgt, en dus ook als deelnemer getoond zal worden in het overzichtsscherm deelnemers wanneer het typefilter ingesteld staat om (ook) Adressen weer te geven.


	Functie	Effect
(Regulier) adres	Vastlegging van een adres	Een op deze wijze aangemaakt adres wordt aankiesbaar als woon-, correspondentie- of factuuradres binnen de tab Contact van een deelnemer (Persoon of Organisatie). Dit type adres geldt niet als deelnemer binnen Lasso.
Corporatieadres	Vastlegging van een adres, als bezit van een wooncorporatie	Een op deze wijze aangemaakt adres wordt aankiesbaar als woon-, correspondentie- of factuuradres binnen de tab Contact van een deelnemer (Persoon of Organisatie). Een adres aangemaakt als corporatieadres krijgt een eigen deelnemerskaart van het type A en zal getoond worden in het overzichtsscherm deelnemers wanneer in het filter Type ingesteld staat dat ook adressen getoond moeten worden. (!) Wanneer een corporatieadres gekoppeld is aan een andere deelnemer (persoon of organisatie), kan dat bij bovengetoonde instelling resulteren in dubbele weergaven omdat het adres óók als opzichzelf staande deelnemer wordt getoond.

Adressen aanmaken

Om adressen toe te voegen via het overzichtsscherm Adressen*, gaat u als volgt te werk:

Klik op RELATIES
Klik op Adressen
Klik op de knop Toevoegen
Vul in het invoerscherm de relevante gegevens in voor het adres dat u wilt toevoegen

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Als het adres dat u wilt toevoegen een Corporatieadres betreft, vink de optie Corporatie-adres aan
Nadat alle noodzakelijke velden correct zijn ingevoerd, klikt u op Opslaan en Sluiten'

*. Adressen kunnen ook aan Lasso toegevoegd worden via Deelnemers (tab Contact) -- beide methodes zijn mogelijk. Bij toevoegen van een anders via de contactgegevens van een Deelnemer, wordt het adres direct verbonden aan die deelnemer.

Het nieuw toegevoegde Adres verschijnt nu in het overzichtsscherm Deelnemers en wordt aankiesbaar in de Adres-velden voor Deelnemers (tab: Contact).

Adressen verwijderen

Adressen kunnen rechtstreeks verwijderd worden uit Lasso (in tegenstelling tot deelnemers, die eerst gearchiveerd dienen te zijn voordat ze definitief verwijderd kunnen worden). Wel is voor het verwijderen van adressen noodzakelijk dat eerst bestaande relaties met (actieve) deelnemers opgeheven worden. Een adres kan dus niet verwijderd worden uit Lasso zolang daarop een persoon een organisatie ingeschreven staat. Volg de volgende stappen om een adres te verwijderen:

Klik op RELATIES
Klik op Adressen
Zoek of filter het adres dat u wilt verwijderen
Klik in de betreffende regel op het prullenbak-icoon:

(!) Als het adres nog voor een of meerdere deelnemers gebruikt wordt, geeft Lasso dit aan en zullen eerst de bestaande relaties opgeheven moeten worden door het adres (woon-, correspondentie- of factuuradres) van de genoemde deelnemers te wijzigen. Voer dit eerst uit binnen de tab Contact in de deelnemerseigenschappen.

Als er geen relaties bestaan met het adres; klik op Ja voor verwijdering van het adres, en op Zeker? ter bevestiging. Klik op Ok om terug te keren naar het overzichtsscherm

Na afronding van deze handeling is het adres definitief verwijderd uit de administratie.
(!) Het wordt niet gearchiveerd en kan dus ook alleen hersteld worden door het adres opnieuw in te voeren in Lasso.

Adressen koppelen aan Deelnemer

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Als u het Adres heeft toegevoegd als beschreven onder Adressen aanmaken, kunt u het adres vervolgens koppelen aan de deelnemer aan wie het adres behoort:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek de betreffende deelnemer
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer voor wie u het adres wilt invoeren:

Ga naar de tab Contact

Selecteer het juiste adres in de uitklaplijsten voor Correspondentieadres, Woonadres en/of Factuuradres
Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen, of op Opslaan en sluiten als u terug wilt keren naar het overzichtsscherm.

Deelnemers

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Deelnemers zijn alle partijen waarmee uw organisatie te maken heeft. Niet alleen leden zijn deelnemers binnen Lasso+, ook uw medewerkers, dienstverleners, partnerorganisaties, gemeenten, leveranciers en donateurs worden als deelnemer toegevoegd. Deelnemers vormen de kern van uw ledenadministratie; alle handelingen die uitgevoerd kunnen worden in deze en de overige onderdelen van Lasso+ zijn van toepassing op deelnemers of transacties met deelnemers.

Het overzichtsscherm Deelnemers toont alle deelnemers die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe deelnemers toevoegen, zoeken naar en filteren op deelnemers, eigenschappen bewerken of deelnemer(s) verwijderen, of deelnemersgegevens exporteren.

Deelnemers toevoegen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Het toevoegen van deelnemers kan op twee manieren plaatsvinden:

Handmatig (per individuele deelnemer)
Importeren (voor meerdere deelnemers tegelijk, al dan niet uit een eerdere administratie)

Handmatig toevoegen van deelnemers

Voor het handmatig toevoegen en opslaan van deelnemers in Lasso+, is vooraf een aantal gegevens noodzakelijk. Om een nieuwe deelnemer op te kunnen slaan, moet minstens het volgende bekend zijn:

Aanmeldingsdatum (voor: Persoon en Organisatie)
Startdatum huurcontract (voor: Persoon en Organisatie)
Achternaam (voor: Persoon)
Geboortedatum (voor: Persoon)
Naam organisatie (vooor: Organisatie)

Om deelnemers handmatig toe te voegen aan uw Lasso+ omgeving, volg deze stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de knop Toevoegen

U ziet nu een invoerscherm voor het toevoegen van een nieuwe deelnemer. In dit scherm kunnen via meerdere tabbladden gegevens worden ingevoerd voor de betreffende deelnemer:

(!) Een deelnemer kan als ofwel een Persoon of als Organisatie ingevoerd worden. Wanneer Type deelnemer wordt gewijzigd naar Organisatie, wijzigen de beschikbare tabbladen en sommige invoervelden.

Vul in het eerste invoerscherm alle relevante gegevens in (!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Klik na het invullen van het eerste invoerscherm op de volgende tab: Persoon of Organisatie
Herhaal deze stappen voor iedere tab en vul de al bekende gegevens in (optionele velden kunnen later ingevuld worden door de deelnemer te bewerken)
Nadat u alle velden hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan en Sluiten

De nieuw toegevoegde deelnemer verschijnt nu in het overzichtsscherm.

Importeren van Deelnemers

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3), Systeembeheerders

Naast het toevoegen van individuele deelnemers is het ook mogelijk om meerdere deelnemers in één keer te importeren in uw Lasso+ omgeving. Voor het importeren van deelnemers uit oudere systemen is geen speciaal geprepareerd bestand met een voorgeschreven kolomindeling benodigd. Wel dient het importbestand een tabelbestand (comma separated value; .csv) bestand te zijn, waarin alle bij elkaar horende gegevens in dezelfde kolom staan. Tijdens het importeren van gegevens zal Lasso+ aan de hand van de gegevensinhoud per kolom zelf detecteren om welk type gegevens (naam, postcode, telefoonnummer, etc.) het gaat en daar een kolomveldnaam bij voorstellen. Waar de gegevens niet automatisch herkend worden, dient u zelf een veldnaam in Lasso+ te koppelen voor dat type gegevens.

Om deelnemers via de importfunctie toe te voegen aan uw omgeving, volgt u deze stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de knop Importeren
Klik op de knop Selecteer bestand
Zoek het CSV-bestand met de gegevens die u wilt importeren via de bestandsverkenner op uw computer
De importfunctie laat nu een overzicht zien van de eerste 5 rijen van het importbestand
Waar de gegevenswaarden herkend worden, zal Lasso+ zelf een suggestie doen voor de veldtoewijzing van de te importeren gegevens (zie de uitklaplijst bovenaan het overzicht, in onderstaand voorbeeld)

In dit voorbeeld heeft Lasso+ alle waarden herkend, met uitzondering van de gegevens in de kolom Telefoonnummer:

Als u de waarden in de kolom Telefoonnummer toch wilt importeren naar het Lasso+-veld Telefoon (Thuis) in Lasso+, selecteer dit veld dan in de betreffende uitklaplijst:

(!) Als de eerste regel van uw importbestand kolomnamen bevat, zoals in het voorbeeld, laat de instelling De eerste regel bevat veldnamen dan aangevinkt staan (zie eerste afbeelding). Als kolomnamen in uw importbestand ontbreken, vink de instelling dan uit

Als alle kolommen in overeenstemming zijn met de velden in Lasso+ waarnaar geïmporteerd moet worden, klik op Importeren
Lasso+ toont nu eerst een importanalyse. Als alle gegevens juisten zijn en geïmporteerd kunnen worden, wordt het analyseresultaat weergegeven in een groen kader. Bij onherkenbare, foutieve of niet importeerbare gevens in een rood kader; raadpleeg in dat geval eerst Lasso+ support als de oorzaak van de fout niet te achterhalen is.

Voorbeeld - Correcte importanalyse:

Klik bij een correct analyseresultaat, na controle, op de knop Import uitvoeren

Afhankelijk van het aantal te importeren gegevens kan het laden enige tijd in beslag nemen. Aansluitend geeft Lasso+ het resultaat weer. Controleer desgewenst de geïmporteerde gegevens, en klik vervolgens op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm deelnemers waar de nieuwe gegevens nu getoond zouden moeten worden.

Video bij dit onderdeel: Importeren van Adressen
(Onderdeel van Deelnemersimport)

Deelnemersgegevens inzien

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Als er Deelnemers zijn toegevoegd aan Lasso+, zijn via het overzichtsscherm altijd snel en eenvoudig de deelnemersgegevens op te vragen, op de volgende wijze:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de betreffende deelnemer
Klik op de regel van de deelnemer van wie u de gegevens wilt inzien
De beschikbare gegevens en relaties van het betreffende object worden getoond
Klik op de afzonderlijke balken om de gegevens daarbinnen weer te geven, of op de + rechtsboven om alle gegevens in een keer te tonen

Voorbeeld:

Klik op de X in de rechterbovenhoek, of buiten de gegevensweergave, om dit scherm weer te sluiten.

Deelnemers bewerken

Om gegevens of eigenschap van al aangemaakte deelnemers te wijzigen, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer van wie u gegevens wilt bewerken
Klik op het Pen-icoon (bewerken)

Bewerk de deelnemersgegevens die u wilt aanpassen en klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen binnen de kaart, of Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm.

Deelnemers archiveren

Deelnemers die niet langer gebruik maken van diensten van uw organisatie, of die om andere redenen geen deel meer hoeven uit te maken van de administratie, kunnen gearchiveerd of geheel verwijderd worden uit Lasso. Het archiveren van de deelnemer is daarbij een voorstadium van een daadwerkelijke verwijdering van de deelnemerskaart uit de administratie. Deelnemers archiveren doet u als volgt:

(!) Deelnemers kunnen pas gearchiveerd worden nadat een afmeldingsdatum voor de deelnemer is ingevuld

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer van wie u gegevens wilt bewerken
Klik op het Pen-icoon (bewerken)

Vul onder de tab Algemeen een afmeldingsdatum in voor de deelnemer die u wilt archiveren:

(!) Een deelnemer kan pas gearchiveerd worden met ingang van de afmeldingsdatum. Als u de deelnemer direct wilt archiveren dient de afmeldingsdatum dus al verstreken te zijn

Klik op Opslaan en sluiten
Na het opslaan van de deelnemer is een archiveringsicoon toegevoegd aan de deelnemersregel:

Klik op het icoon voor archiveren
Als er geen openstaande zaken (bijv. nog niet voldane facturen) van toepassing zijn op de deelnemer, zal Lasso+ een samenvatting geven van de stappen die uitgevoerd worden om te archiveren
Klik op Ja om de deelnemer te archiveren, en op Zeker? ter bevestiging

Na deze actie is de deelnemer gearchiveerd binnen Lasso. Als de deelnemerskaart tussentijds niet uit het archief gehaald wordt (bijv. wegens een heraanmelding), zal deze automatisch verwijderd worden na 2 jaar (730 dagen). Als u de deelnemerskaart direct definitief wilt verwijderen, volg dan na archiveren de instructie Deelnemers verwijderen.

Deelnemers uit archief halen

Gearchiveerde deelnemerskaarten kunnen op ieder gewenst moment uit het archief gehaald worden, bijvoorbeeld wanneer deelnemers zich opnieuw aangemeld hebben. Deelnemers uit het archief halen doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de filterknop in kolom Type

Stel het filter zo in dat (ook) gearchiveerde deelnemers getoond worden (een van onderstaande opties):
Klik op Toepassen
Het deelnemersoverzicht wordt nu getoond met uitsluitend of inclusief gearchiveerde deelnemers (te herkennen aan gele markering van de regel). Zoek naar of filter op de deelnemer(s) die u uit het archief wilt halen
Klik in de betreffende regel(s) op de Archief-knop om de deelnemer te dearchiveren:

Bevestig de vraag “Deze deelnemer uit archief halen? ” met Ja en bevestig met Zeker?
Klik op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm

De deelnemer is nu teruggeplaatst uit het archief.

(!) Een afmeldingsdatum die eerder ingevoerd is om de deelnemer een eerste keer te kunnen archiveren zal bewaard blijven in een teruggeplaatste deelnemerskaart. Deze dient handmatig verwijderd of aangepast te worden in geval de deelnemer zich opnieuw aangemeld heeft en om die reden uit het archief gehaald is.

Deelnemers verwijderen

Het verwijderen van een deelnemerskaart kan alleen plaatsvinden nadat deze in het archief geplaatst is. Deze instructie gaat er van uit dat u de te verwijderen deelnemerskaart al gearchiveerd hebt.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de filterknop in kolom Type:

Stel het filter zo in dat (ook) gearchiveerde deelnemers getoond worden (een van onderstaande opties):
Klik op Toepassen
Het deelnemersoverzicht wordt nu getoond met uitsluitend of inclusief gearchiveerde deelnemers (te herkennen aan gele markering van de regel). Zoek naar of filter op de deelnemer(s) die u definitief wilt verwijderen uit Lasso
Klik in de betreffende regel(s) op de Prullenbak-knop om de deelnemer te verwijderen:

Bevestig de vraag “Verwijder deze deelnemer? ” met Ja en bevestig met Zeker?
Klik op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm

De deelnemer is na deze handeling verwijderd uit Lasso.

(!) Wanneer een deelnemer lid was van een of meer groepen, kan de deelnemer niet volledig verwijderd maar alleen geanonimiseerd worden. Het anonimiseren van een deelnemer verwijdert alleen de gegevens van de deelnemer, de (beëindigde) groepslidmaatschappen van de geanonimiseerde deelnemer blijven echter bestaan.

Vrije velden toevoegen voor deelnemer

Voor deelnemers kunnen vrije velden worden toegevoegd, waar voor uw organisatie belangrijke informatie ingevuld kan worden die niet standaard deel uitmaakt van de reguliere invoervelden binnen Lasso. Wanneer Vrije Velden geactiveerd zijn, verschijnt er een extra tab in het scherm voor Deelnemers. Op deze kunnen enkele optionele velden toegevoegd worden, die u van een eigen naam kunt voorzien. Het beschikbaar maken van vrije velden gebeurt in de systeeminstellingen van Lasso, en kan daarom alleen met systeembeheerdersrechten (of hoger) uitgevoerd worden.

(!) Het activeren van Vrije Velden voor deelnemersprofielen is een algemene instelling. Na inschakeling ervan verschijnt het aangemaakte tabblad voor iedere Deelnemer.

Klik op INSTELLINGEN ('Hamburgermenu')
Klik op Organisatie
Klik op tab Optioneel

Geef de tab voor vrije velden een naam onder Naam voor extra velden tab
Geef de vrije velden die binnen de tab moeten verschijnen een naam onder Name extra field 1, 2, 3 etc (afhankelijk van het aantal vrije velden dat u wilt toevoegen)

(!) De velden Name Extra Field die blanco gelaten worden, dus geen naam krijgen, worden niet getoond in de nieuwe tab

Klik op Opslaan en sluiten als u de tab een naam heeft gegeven en alle gewenste velden heeft toegevoegd

Na het toevoegen van de tab en onderliggende velden zullen de nieuwe velden na enige tijd beschikbaar worden binnen alle deelnemersprofielen:

Video bij dit onderdeel: Toevoegen van Vrije Velden

E-mailadres (contactgegevens) toevoegen voor deelnemer

In de contactgegevens van deelnemers opgenomen e-mailadressen worden gebruikt voor communicatie vanuit Lasso - bijv. nieuwsbrieven, factuurverzending en e-mailen naar (groepen) deelnemers. Het toevoegen van een mailadres voor een deelnemer doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer voor wie u een e-mailadres wilt toevoegen
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer

Klik op de tab Contact

Voer bij Mailadressen > Vanaf met de datumkiezer een startdatum in voor het mailadres (zonder kan het mailadres niet opgeslagen worden), en

Geef bij Mailadres het juiste e-mailadres voor de deelnemer in (inclusief @)

Klik op Opslaan en sluiten om het mailadres op te slaan en te activeren voor deze gebruiker

(!) – Er is binnen Lasso sprake van twee typen mailadressen voor een deelnemer. Met bovenstaande methode voegt het particuliere/persoonlijke mailadres van de deelnemer toe aan Lasso. Daarnaast is het mogelijk de deelnemer een ‘intern’ Lasso mailadres toe te kennen. Dit interne mailadres fungeert als een alias, dat gebruikt kan worden om deelnemers te e-mailen zonder daarbij hun particuliere e-mailadres te tonen aan overige ontvangers. Voor het instellen van een intern mailadres, zie: Intern mailadres instellen

Voor een korte toelichtingsvideo over het wijzigen of verwijderen van mailadressen, zie item: E-mailadres (contactgegevens) verwijderen voor deelnemer

E-mailadres (contactgegevens) verwijderen voor deelnemer

Om een al eerder toegevoegd mailadres van een deelnemer te verwijderen binnen de contactgegevens, dient u de geldigheidsperiode ervan op te hebben. Dat gaat als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer voor wie u een e-mailadres wilt toevoegen
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer

Klik op de tab Contact
Voer bij Mailadressen > Vanaf met de datumkiezer een startdatum voor de opheffing van het oude mailadres in, en

Vul bij Mailadres geen waarde in

RL WMR Deelnemer Mailadres Verwijderen (CG).png

Klik op Opslaan en sluiten

De deelnemer heeft nu, per de ingevulde vanaf datum, geen actief e-mailadres meer. (!) Eventueel ingestelde interne mailadressen werken nu ook niet meer, tot een nieuw mailadres voor de deelnemer wordt ingevoerd.

Video bij deze instructie:

Deelnemers e-mail sturen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Met Lasso+ is het mogelijk afzonderlijke deelnemers of een selectie van deelnemers een e-mail te sturen. Onderstaande instructie beschrijft welke stappen u volgt om een e-mail te sturen naar het persoonlijke (externe) mailadres van een deelnemer:

(!) Deze functie werkt alleen als voor de deelnemer een mailadres bekend en actief is. Mailadressen voor deelnemers worden ingesteld onder RELATIES > Deelnemers > Deelnemer gegevens Tab Contact > Mailadressen. Het laatst getoonde e-mailadres is het actieve mailadres voor de betreffende deelnemer.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Maak een selectie van de deelnemers aan wie u een e-mail wilt sturen
Klik op de knop Mail onder aan de pagina
Geef een Onderwerp voor de e-mail in en gebruik de berichteditor om het e-mailbericht op te stellen

(!) Met de knop Velden in de berichteditor kunt u dynamische verwijzingen gebruiken. Velden verwijzen naar persoonlijke gegevens van de Deelnemer(s) aan wie u de e-mail verstuurt. Voor de gebruikte velden zal in de uiteindelijk verstuurde e-mail de waarde behorende bij de geadresseerde gebruikt worden:

Klik na het invoeren van de E-mail op Opslaan en doorgaan
U ziet vervolgens enkele verzendopties incl. toelichting. Vink hier de gewenste opties aan en klik op Opslaan en Controleer

(!) Om te controleren of de weergave van de e-mail en gebruikte dynamische velden klopt, kunt u met de eerste optie ervoor kiezen om het e-mailbericht eerst alleen naar uzelf (en gebaseerd op de gegevens in uw eigen Deelnemerskaart) te sturen.

Lasso+ toont nu het aantal Deelnemers aan wie de e-mail verzonden zal worden. Klik na controleren op Verstuur en bevestig de keuze met Zeker? – De e-mail wordt nu verzonden aan het externe e-mailadres dat aan de Deelnemer(s) verbonden is.

(!) Als er onverwachte fouten optreden in het verzenden van uw e-mail, dien dan een ticket in bij Lasso+ support met vermelding van het onderwerp van de e-mail die u wilde verzenden en het tijdstip van de verzendpoging.

Video bij dit onderdeel: E-mail versturen met een link naar Stukken

Contributies instellen voor groepen

Periodieke contributies van deelnemers kunnen op individuele basis vastgelegd en toegepast worden, maar ook via groepen geadministreerd worden. Met de hiernavolgende stappen stelt u contributies in door middel van groepen, waaraan deelnemers vervolgens toegevoegd worden om de contributieregels op hen van toepassing te maken.

(!) Voor deze instelling is noodzakelijk dat al een groep aangemaakt is waarvoor de contributieinstelling actief gemaakt moet worden. Als u de instelling wilt toepassen op een nog niet bestaande groep, volg dan eerst deze instructie.

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Zoek de groep waarvoor u contributie wilt instellen en klik achteraan de betreffende regel op het pen-icoon voor bewerken

Klik op de tab Gebruik
Vink de optie Contributiegroep aan
Klik op Opslaan
Na het opslaan verschijnt een nieuw tabblad Contributies, klik hierop
Klik op Nieuwe contributie toevoegen om de instellingen in te geven

(!) Informatie over rekeningen en kostenplaatsen (Bedrag verwerken op… etc) vindt u in de handleiding voor de module Financiën

Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Groepen.

U kunt deze groep nu gebruiken om contributieinstellingen toe te passen op deelnemers via een groep. Om deelnemers toe te voegen aan de contributiegroep, volg de stappen in het handleidingdeel Deelnemers toevoegen aan groepen.

Mutaties

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

In het onderdeel Mutaties kunnen door deelnemers ingevoerde gegevenswijzigingen beoordeeld en verwerkt worden. Binnen Lasso Systeeminstellingen heeft u de mogelijkheid om voor deelnemers in te stellen welke gegevenswijzigingen zij mogen indienen (bijv. Naam, geboortedatum, geslacht, naam organisatie etc). Wanneer voor een veld ingesteld is dat een deelnemer hiervoor wijzigingsvoorstellen mag indienen, kan een deelnemer deze via de persoonlijke omgeving indienen. Dergelijke voorstellen tot aanpassing komen terecht in het overzichtsscherm Mutaties, en kunnen daar door u (of een medewerker met soortgelijke rechten binnen Lasso) goed- of afgekeurd worden.

Bij goedkeuring van de gegevenswijziging (mutatie), wordt de wijziging doorgevoerd in de administratie en ontvangt de deelnemer daarvan bericht. Bij een afkeuring wordt de gegevenswijziging niet doorgevoerd in de administratie en ontvangt de indienende deelnemer ook daarvan bericht.

Video bij dit onderdeel: Aanpassen persoonlijke gegevens in de Persoonlijke Omgeving (mutaties)

Indienen van mutaties mogelijk maken

Het instellen van mogelijkheden tot mutatie van gegevens door de deelnemer kan alleen door een medewerker met de rol Systeembeheerder uitgevoerd worden. Als u niet beschikt over deze rechten, neem dan contact op met de systeembeheerder.

Klik op INSTELLINGEN ('Hamburgermenu')
Klik op Gegevens persoonlijke omgeving

Klik op de tab Mutaties
In dit scherm kunt u per gegevensveld instellen of een deelnemer gegevenswijzigingen mag indienen als mutatie, vink de betreffende velden aan, bijv:

Klik op Opslaan en sluiten om de gewenste wijzigingen door te voeren

Na het doorvoeren van de wijzigingen in bovenstaand voorbeeld hebben alle deelnemers van uw organisatie de mogelijkheid om wijzigingsvoorstellen (mutaties) in te dienen voor de velden: Naam, Geboortedatum, Geslacht, Naam Organisatie, Adres, Mailadres, Telefoonnummer en Bankrekening in hun persoonlijke deelnemersprofiel.

Ingediende mutaties verschijnen in het overzichtsscherm Mutaties binnen de module Relaties, en dienen door u of een andere medewerker goedgekeurd te worden alvorens ze doorgevoerd worden in de administratie (zie ook: Mutaties Verwerken)

(!) Mutaties kunnen ook geactiveerd worden voor Vrije Velden. Deze functie stelt u in staat om zelf velden te definiëren die niet standaard deel uitmaken van het deelnemersprofiel, maar die u toch wilt vastleggen binnen uw deelnemersadministratie. Als Vrije Velden geactiveerd zijn door middel van deze instructie, zullen ze na enige tijd ook beschikbaar worden in het tabblad Mutaties. Als u deze velden vervolgens vrijgeeft voor mutaties (zoals hierboven beschreven), heeft de deelnemer de mogelijkheid om via de Persoonlijke Omgeving wijzigingsvoorstellen in te dienen voor de door u gedefinieerde velden.

Video bij dit onderdeel: Vrije Velden beschikbaar maken voor Mutaties
(Toont de werking van [Velden], Mutaties en Persoonlijke Omgeving)

Automatische herinneringen instellen voor te beoordelen Mutaties

In de systeeminstellingen van Lasso kan de systeembeheerder instellen dat voor iedere nog niet verwerkte (beoordeelde) mutatie dagelijks een herinnering per mail verzonden wordt aan een deelnemer/medewerker, dit als volgt:

Klik op INSTELLINGEN ('Hamburgermenu')
Klik op Gegevens Persoonlijke Omgeving
Klik op tab Mutaties
Selecteer bij Ontvanger de deelnemer aan wie de herinnering verzonden dient te worden (de betreffende deelnemer dient een e-mailadres te hebben)

(!) De herinnering wordt dagelijks verzonden, voor uitsluitend de mutaties die nog niet goed- of afgekeurd zijn.

Klik op Opslaan en sluiten

U keert nu terug naar het overzichtsscherm Gegevens Persoonlijke Omgeving. Na het instellen van bovenstaande worden de herinneringen verzonden.

Automatische herinneringen uitschakelen voor te beoordelen Mutaties

Voor het uitschakelen van automatische herinneringen voor Mutaties volgt u dezelfde stappen als voor het instellen ervan, alleen verwijdert u nu de eerder geselecteerde ontvanger van de herinneringen:

Klik op INSTELLINGEN ('Hamburgermenu')
Klik op Gegevens Persoonlijke Omgeving
Klik op tab Mutaties
Selecteer bij Ontvanger de blanco regel, hiermee verwijdert u de eerdere ontvanger en zijn automatische herinnering uitgeschakeld
Klik op Opslaan en sluiten

(!) De herinneringen worden niet meer verzonden

Mutaties verwerken

Via de persoonlijke omgeving ingediende mutaties verschijnen in het overzichtsscherm Mutaties. Deze kunt u (als medewerker) op de volgende wijze beoordelen en goedkeuren:

Klik op RELATIES
Klik op Mutaties
In het overzichtsscherm ziet u de ingediende wijzigingsvoorstellen
Klik op bewerken voor de mutatie die u wilt beoordelen
Vink voorstellen uit voor het gedeeltelijke afkeuren van voorstellen
Geef desgewenst een opmerking mee in het invulveld
Klik op goedkeuren of afkeuren

Bij goedkeuren van de mutatie worden de wijzigingen (soms na enige tijd) doorgevoerd in de administratie en ontvangt de betreffende deelnemer daarvan een bevestiging via e-mail. Bij afkeuren wordt de wijziging niet doorgevoerd en ontvangt de deelnemer ook daarvan een bevestiging via e-mail.

Video bij dit onderdeel: Ingediende mutaties verwerken

Lijsten

Bestemd voor:	Systeembeheerders

Met lijsten worden op geautomatiseerde wijze lijsten van Deelnemers samengesteld die een bepaalde tijd lid zijn van een Groep of van wie het lidmaatschap binnen een bepaalde termijn afloopt.

Lijsten worden gebruikt om (bijvoorbeeld) nieuwe leden na een aantal weken lidmaatschap uit de administratie te filteren of om termijnen te bewaken, zoals bestuurstermijnen of bepaalde langlopende afspraken. Van de deelnemers wordt op basis van de lijstinstellingen geautomatiseerd een Excel-bestand opgesteld en (desgewenst) via e-mail verzonden naar een medewerker die er een bepaalde actie mee kan uitvoeren.

Het overzichtsscherm Lijsten toont alle lijsten die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe lijsten aanmaken, zoeken naar en filteren op lijsten, ze bewerken of verwijderen, of lijstgegevens exporteren.

(!) Het correct instellen van lijsten kan complex zijn; voor extra ondersteuning is het Lasso+-team beschikbaar.

Lijsten instellen

Voor het genereren van een lijst voor een selectie van deelnemers, moet eerst een groep aangemaakt zijn. Als de groep deelnemers voor wie u een lijst wilt samenstellen nog niet aangemaakt is, doe dit dan eerst via groepen aanmaken.

Een lijst instellen doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Lijsten
Klik op de knop Toevoegen
Geef in de eerste tab Algemeen de naam en omschrijving voor de Lijst in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Zet status op Actief als u het genereren van de lijst (volgens de overige instellinen) wilt starten
Geef bij Planning de frequentie in waarmee de Lijst gegenereerd moet worden
Klik op Opslaan
Klik op de tab Samenstelling
Selecteer de Groep op basis waarvan de Lijst gegenereerd moet worden
Geef de Peildatum in (de Peildatum bepaalt het startmoment voor de nieuwe termijn

Lijst(instellingen) wijzigen

Wanneer bepaalde lijsten niet meer, volgens een andere frequentie, of aan andere personen verzonden dienen te worden, moeten de lijstinstellingen aangepast worden.

Klik op RELATIES
Klik op Lijsten
Zoek de lijst waarop u een wijziging wilt toepassen en klik achteraan de betreffende regel op het pen-icoon voor bewerken

Pas de bijbehorende instelling aan onder de tab Algemeen als u een wijziging wilt doorvoeren in de status (actief, niet-actief) of verzendfrequentie van de lijst
Pas de bijbehorende instelling aan onder de tab Samenstellling als u een wijziging wilt doorvoeren in de groepssamenstelling (Groep) of de peildatum van de lijst
Pas de bijbehorende instellingen aan onder de tab Mail als u een wijziging wilt doorvoeren in de adressering van de lijst
Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan als u nog meer instellingen wilt wijzigen, of op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Lijsten.

Lijsten verwijderen

(!) Het verwijderen van een lijst verwijdert ook alle samenstellings- en verzendinstellingen die zijn opgenomen in de Lijst. De lijst wordt verwijderd en niet gearchiveerd, en kan dus niet later hersteld worden.

Om lijsten te verwijderen, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Lijsten
Zoek de lijst die u wilt verwijderen en klik achteraan de betreffende regel op het prullenbak- icoon voor verwijderen:

Controleer de extra informatie (in groen kader) en eventuele waarschuwingen (in rood kader) die in het scherm verschijnen
Bevestig de verwijdering met de knop Zeker?

De lijst- en verzendinstellingen zijn nu verwijderd uit de administratie.

Externe formulieren

Bestemd voor:	Systeembeheerders

Externe formulier kunnen gebruikt worden om nog niet in Lasso+ geregistreerde deelnemers (bijv. potentiële leden) de mogelijkheid te bieden zich aan te melden voor groepen. U kunt daarbij denken aan aanmeldingen voor lidmaatschap, nieuwsbrieven of activiteiten van uw organisatie.

Werking externe formulieren

Na aanmaak en publicatie van een extern formulier wordt een webpagina aangemaakt via welke externen zich kunnen aanmelden met een e-mailadres. Een link naar deze webpagina kan gebruikt worden op uw website, maar ook in e-mails en nieuwsbrieven van uw organisatie.

Na het indienen van zijn/haar e-mailadres via de webpagina, ontvangt een aanmelder via e-mail een verzoek om het adres te bevestigen. Na bevestiging wordt de melder (afhankelijk van de instellingen in uw externe formulier) automatisch of na uw goedkeuring toegevoegd aan de groep waarvoor het externe formulier opgesteld is.

Extern formulier aanmaken

Om een extern formulier op te stellen en een uitnodigingslink te genereren voor gebruik binnen een website, e-mail of nieuwsbrief, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Externe formulieren
Klik op de knop Toevoegen
Vul in de tab Formulier de formuliergegevens in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Geef bij veld Type aan of de deelnemer als persoon of als organisatie toegevoegd moet worden aan een groep n.a.v. indienen van het formulier
Selecteer bij Groep de groep waaraan de deelnemer (automatisch) toegevoegd moet worden n.a.v. indienen van het formulier
Schakel Handmatige goedkeuring in als het toevoegen aan de groep niet automatisch dient te gebeuren
Activeer het formulier voor publicatie door Actief aan te vinken. Als het formulier niet geactiveerd wordt, zal het niet beschikbaar zijn voor bezoekers van de link
Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan
De link naar het formulier verschijnt onder Link formulier en kan opgenomen worden in uw website, e-mail of nieuwsbrief
Klik op Opslaan en sluiten om weer terug te keren naar het overzichtsscherm externe formulieren

Na het publiceren van het externe formulieren worden aanmeldingen via dit formulier getoond in het overzichtsscherm Reacties externe formulieren.

Reacties externe formulieren

Bestemd voor:	Systeembeheerders

In het scherm Reacties worden alle aanmeldingen getoond die via externe formulieren zijn ingediend. U hoeft hier geen handelingen uit te voeren als voor een gepubliceerd extern formulier ingesteld is dat groepsdeelname automatisch plaatsvindt na aanmelden (en bevestigen). Wanneer een extern formulier echter de instelling Handmatige goedkeuring heeft gekregen, dient de definitieve deelname via dit scherm goedgekeurd te worden.

Klik op RELATIES
Klik op Reacties
Ontvangen aanmeldingen die nog goedgekeurd dienen te worden, verschijnen met status In behandeling in het overzichtsscherm:

Klik op het cirkel/bulls eye-icoon om de reactie te beoordelen

Klik op Goedkeuren om lidmaatschap toe te staan, of Afkeuren om af te wijzen

Na goed- of afkeuring ontvangt de aanmelder een bevestiging, inclusief (voor aanmeldingstype Personen) een link naar de persoonlijke omgeving. Bij goedkeuring is de aanmelder vanaf dat moment lid van de groep waarvoor het extern formulier opgesteld was.

Rapportages instellen voor externe formulieren

Via externe formulieren ingediende aanmeldingen kunnen gerapporteerd worden, op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Het instellen van rapportages voor aanmeldingen via externe formulieren doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Externe formulieren
Zoek of filter in het overzichtsscherm externe formulieren het formulier waarvoor u rapportage wilt instellen en klilk op het pen-icoon in de betreffende regel

Klik op het tabblad Rapportage
Vink Rapportage aan (!) Rapportages kunnen alleen verstuurd worden voor actieve externe formulieren
Vul de overige velden in (start/-einddatum, frequentie en ontvanger)

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Klik na het ingeven van juiste instellingen op Opslaan en Sluiten om naar het overzichtsscherm terug te keren

Rapportages voor aanmeldingen via externe formulieren worden nu volgens uw instellingen voor startdatum en frequentie verzonden.

@@ Regel 20: / Regel 20: @@
 ''(!) Dit handleidingdeel beschrijft de onderdelen van en mogelijke handelingen binnen Lasso Relaties. Als u Lasso nooit eerder gebruikt heeft, wordt aangeraden om ter introductie eerst [[Starten met Lasso|Starten met Lasso (Stappenplannen)]] door te nemen, en onderstaande handleiding later te gebruiken om specifieke onderdelen op te zoeken.''
+----
 === Voorbereiding van Relaties ===