Toepassing en Onderdelen van Documenten

Toepassing van Documenten

Bestemd voor:

Algemeen

Documenten biedt een complete oplossing voor opslag van en werken met documenten en correspondentie (digitaal en fysieke documenten, na digitalisering), gekoppeld aan de mogelijkheid om activiteiten (zoals vergaderingen) te organiseren en daarvoor de juiste stukken beschikbaar te stellen via de persoonlijke omgeving of e-mail. Deelnemers hebben toegang tot hun persoonlijke dossier en documenten via de persoonlijke omgeving. Uw medewerkers kunnen beschikken over een volledig archief (dossiers, documenten en correspondentie) binnen de ledenadministratie.

• Meldingenbeheer: meldingen zoals telefoongesprekken, interne of externe verzoeken en klachten kunnen vastgelegd worden als notitie, gekoppeld worden aan een deelnemer, dossier of activiteit, en verzonden worden vanuit Lasso+
• Document- en bestandsbeheer: documenten (digitaal en fysiek, na digitalisering) en bestanden kunnen opgeslagen, gekoppeld aan een deelnemer, dossier of activiteit, en op persoonlijke basis beschikbaar gesteld worden via de eigen omgeving van de deelnemer
• Activiteitenbeheer: het organiseren van activiteiten (zoals vergaderingen en informatiebijeenkomsten) voor deelnemers en deelnemersgroepen, waarbij in Lasso+ opgeslagen documenten vooraf verspreid kunnen worden via e-mail of de persoonlijke omgeving
• Dossiervorming: documenten, bestanden, notities en activiteiten kunnen verzameld worden in dossiers met betrekking tot uw deelnemers of activiteiten. Het gehele archief is doorzoekbaar binnen de Lasso+ ledenadministratie

Onderdelen van Documenten

De module Documenten bestaat uit een aantal belangrijke hoofdonderdelen, die onderstaand worden toegelicht:

	Uitleg/Functie
Notities	Notities kunnen gebruikt worden om binnen Lasso vastleggingen te doen van telefoongesprekken, reguliere gesprekken of bijeenkomsten en vergaderingen. Notities kunnen opgeslagen worden binnen een dossier, en gedeeld worden met deelnemers via de persoonlijke omgeving. Daarnaast is het mogelijk notities te versturen vanuit het systeem, en kan er een herinnering op worden ingesteld voor opvolging van een actie n.a.v. de notitie.
Post	Post, of het postboek, kan gebruikt worden om alle poststukken van uw organisatie digitaal te registreren binnen Lasso. Per poststuk of verzameling poststukken kunt u beschrijven om welk type post het gaat, en overige aantekeningen maken om het later opzoeken ervan te vergemakkelijken. Poststukken kunnen onderdeel gemaakt worden van een dossier of een activiteit. Daarnaast is het mogelijk een herinnering in te stellen op posstukken voor latere opvolging met een noodzakelijke actie n.a.v. de post.
Bestanden	Bestanden kunnen gebruikt worden om digitale bestanden van de organisatie vast te leggen binnen Lasso. Per bestand of verzameling bestanden kunt u beschrijven om welk type bestand het gaat, en overige aantekeningen maken om het later opzoeken ervan te vergemakkelijken. Net als notities en poststukken kunnen bestanden toegevoegd worden aan een dossier of een activiteit, en/of gedeeld worden met een deelnemer, bijv. degene die de notitie gemaakt heeft, of degene op wie de notitie betrekking heeft.
Dossiers	Dossiers zijn verzamelingen van notities, poststukken en/of bestanden, die bij een bepaalde deelnemer, thema of activiteit van uw organisatie horen. Dossiers kunnen binnen Lasso gebruikt worden als verzamelpunt voor verschillende documenten, en desgewenst gedeeld worden met deelnemers in de persoonlijke omgeving.
Activiteiten	Activiteiten kunnen gebruikt worden om vergaderingen, overleggen of informatiedagen te organiseren vanuit, en vast te leggen in, Lasso. De activiteit kan vanuit Lasso uitgezet worden, en voorzien worden van daarbij behorende documenten. Daarnaast is het mogelijk om de activiteit inclusief bijbehorende documentatie uit te sturen naar of te delen met deelnemers in de persoonlijke omgeving.