|
|
| Regel 1: |
Regel 1: |
| == Praktisch gebruik van Documenten ==
| | Old (tbd) |
| | |
| In het hoofdstuk <u>Werken met Documenten</u> bent u vooral geïnformeerd over de werkwijze voor op zichzelf staande handelingen binnen Lasso. Bij dagelijks gebruik van het pakket zal het echter regelmatig voorkomen dat u verschillende handelingen in combinatie uitvoert om een bepaald resultaat te bereiken.
| |
| | |
| In dit handleidingdeel vindt u stappenplannen voor dergelijke gecombineerde handelingen met een oorsprong in de module Documenten, soms met een verwijzing naar de basishandelingen beschreven onder Werken met Documenten.
| |
| ----
| |
| === Stappenplan: Vergadering organiseren in Lasso ===
| |
| | |
| Voor het vastleggen en organiseren van een vergadering of andere activiteit binnen Lasso, doet u het volgende:
| |
| </br></br>
| |
| - '''Maken van de Activiteit'''
| |
| | |
| # Klik op DOCUMENTEN
| |
| # Klik op <u>Activiteiten</u>
| |
| # Klik op de knop ''Toevoegen''
| |
| # Voer ''Aanvang'', ''Einde'' en overige noodzakelijke activiteitsgegevens in onder tab ''Activiteit''
| |
| # Klik op ''Opslaan''
| |
| </br>
| |
| - '''Toevoegen van Documenten'''
| |
| | |
| <ol start="6" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Klik in het invoerscherm ''Nieuwe Activiteit'' op tabblad ''Stukken''</li>
| |
| <li>Klik op de regel bestanden en voeg één of meerdere vergaderstukken toe</li></ol>
| |
| | |
| :: ''(!) Laat bij het toevoegen van meerdere bestanden het onderwerp leeg. Lasso kent dan automatisch een onderwerp toe''
| |
| | |
| <ol start="8" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Laat het veld ''Deelnemer'' leeg</li>
| |
| <li>Voeg desgewenst een ''Beschrijving'' en een ''Categorie'' toe</li>
| |
| <li>Klik op ''Opslaan'' (of ''Opslaan en sluiten'' als u geen herinnering of delen voor documenten wilt instellen)</li></ol>
| |
| </br>
| |
| - '''Activiteit onderdeel maken van Dossier (Optioneel)'''
| |
| | |
| <ol start="11" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Klik in het invoerscherm ''Bestand'' op tabblad ''Delen''</li>
| |
| <li>Klik op ''Dossiers''</li>
| |
| <li>Selecteer het bijbehorende (of meerdere) dossiers</li>
| |
| <li>Geef optioneel aan of de bestanden gedeeld kunnen worden in nieuwsbrieven</li>
| |
| <li>Klik op ''Opslaan en sluiten''</li></ol>
| |
| </br>
| |
| - '''Herinnering of melding instellen voor Activiteit (Optioneel)'''
| |
| | |
| <ol start="16" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Klik in het invoerscherm voor de activiteit op tabblad ''Herinnering'' (herinnering aan 1 deelnemer) of op tabblad ''Melding'' (melding aan alle deelnemers die toegang hebben tot het bijbehorende dossier)</li>
| |
| <li>Vink ''Herinnering'' en/of ''Melding'' aan</li>
| |
| <li>Vul ''Stuur vanaf'' en de ''Ontvanger'' in</li>
| |
| <li>Klik op ''Opslaan en sluiten''</li>
| |
| <li>Klik op RELATIES</li>
| |
| <li>Klik op <u>Deelnemers</u></li>
| |
| <li>Zoek of filter de deelnemers die een uitnodiging voor de activiteit dienen te ontvangen</li></ol>
| |
| | |
| :: ''(!) De gekozen deelnemers dienen toegang te hebben tot de persoonlijke omgeving om ook toegang te hebben tot eventueel bijgevoegde stukken. Om te controleren of de medewerkers toegang hebben tot de persoonlijk omgeving, volg <u>deze instructie</u> om de deelnemers met hun toegangsrechten'' (Rol) ''weer te geven.''
| |
| | |
| <ol start="23" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Als het overzichtsscherm alleen de deelnemers bevat die uitgenodigd moeten worden, klik op de knop ''Mail'' onderaan het scherm</li>
| |
| <li>Stel de uitnodigingsmail op in het scherm ''Bewerk bericht''</li></ol>
| |
| | |
| :: ''(!) Met de knop Velden in de teksteditor kunt u gebruik maken van dynamische verwijzingen om de uitnodiging te personaliseren (Bijv.: “Beste [Voornaam]”)''
| |
| | |
| <ol start="25" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Met de instelling ''Selecteer optioneel een sjabloon'' kunt u een huisstijl toevoegen aan de mail, als deze is aangemaakt in de systeeminstellingen</li>
| |
| <li>Klik na voltooiing van de uitnodigingstekst op ''Opslaan en doorgaan''</li>
| |
| <li>Geef de verzendopties in</li></ol>
| |
| | |
| :: ''(!) Als er stukken toegevoegd zijn aan de activiteit, activeer dan de optie'' Voeg een link tot… persoonlijke omgeving ''– de bijgevoegde stukken zijn daar terug te vinden door de deelnemer''
| |
| | |
| <ol start="28" style="list-style-type: decimal;">
| |
| <li>Klik op ''Opslaan en controleer''</li>
| |
| <li>Controleer de gegevens en klik op ''Verstuur'' als deze kloppen</li></ol>
| |
| </br>
| |
| De activiteit is nu geregistreerd in Lasso, en de deelnemers ontvangen een uitnodiging met link naar evt. bijgevoegde vergaderstukken.
| |
| ----
| |
