Dossiers documenten dossier renovatietrajecten 4 6

4.6 Dossier renovatietrajecten

<video>

Introductie

Als een organisatie een renovatie gaat uitvoeren is er vaak sprake van een langdurig proces waarbij veel overleg plaatsvindt tussen organisatie en bijv. commissies van belanghebbenden. Dit leidt onwillekeurig tot veel documenten die bewaard moeten worden. Daarbij is het vaak ook wenselijk dat betrokkenen toegang hebben tot deze informatie.

Hiervoor kan een dossier worden aangemaakt. In dit dossier hoeven geen berichten te worden ingesteld.

<video>

Inrichten renovatietraject

Een dossier voor renovatietrajecten kan in combinatie met de activiteiten gebruikt. Met de activiteiten worden vergaderingen gepland en de stukken die daarbij horen. Hiervoor kan module 3, Vergaderingen plannen en voorbereiden geraadpleegd worden.

Ga als volgt te werk:

1. Maak een dossier aan, zoals je dat geleerd hebt in deze module met als titel het thema, bijvoorbeeld: renovatie [naam project].
2. Betrokken deelnemers
   1. Maak een groep aan van de deelnemers die betrokken zijn vanuit de huurdersorganisatie.
   2. Maak een groep van de bewonerscommissie als die er is.
   3. Maak een groep van de bewoners ter plekken. (NB je kunt mensen uitnodigen zich te abonneren op dit dossier. Deze abonnementen kun je dan gebruiken om het draagvlak mee aan te tonen dat je nodig hebt als het gaat om concrete projecten)
3. Voeg in het tabblad “Delen” de groepen van deelnemers toe die je onder punt twee hebt gemaakt. Zet vervolgens onder het tabblad “Melding” een vinkje bij Melding en kies bij verstuur “elke week”. NB kan natuurlijk ook per dag. Dit is een afweging van de organisatie.

---