Relaties - Test

Bestanden

Bestemd voor:

Medewerkers (1,2,3)

Bestanden kan gebruikt worden om digitale bestanden van de organisatie vast te leggen binnen Lasso. Per bestand of verzameling bestanden kunt u beschrijven wat de inhoud ervan is, en overige kenmerken toevoegen om het later opzoeken ervan te vergemakkelijken. Net als Notities en Post kunnen bestanden toegevoegd worden aan een Dossier of Activiteit. Daarnaast is het mogelijk een herinnering in te stellen op toegevoegde bestanden, voor latere opvolging met een noodzakelijke actie n.a.v. het bestand.

Het overzichtsscherm Bestanden toont alle bestanden die al toegevoegd zijn aan Lasso. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe bestanden toevoegen, zoeken naar en filteren op bestanden, ze bewerken of verwijderen, of bestandseigenschappen exporteren.

Bestand(en) toevoegen

Bestanden kunnen op zichzelf staand toegevoegd worden (en later gekoppeld worden aan een deelnemer, groep, dossier of activiteit), maar ook via een dossier of activiteit, waarmee ze direct onderdeel worden van het betreffende dossier of de activiteit.

Onderstaande instructie is voor het toevoegen van op zichzelf staande bestanden. De stappen voor het aanmaken en automatisch koppelen van een bestand via een dossier of activiteit, vindt u hier.

(!) Om bestanden te kunnen toevoegen aan Lasso moet het bestand beschikbaar zijn op uw computer, in een bestandsmap vanwaar u kunt uploaden naar Lasso. Om het bestand te kunnen koppelen aan een deelnemer, dossier of activiteit, is het noodzakelijk dat deze al bestaan binnen Lasso.

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Bestanden
3. Klik op de knop Toevoegen
   

4. Vul in de tab Bestand de noodzakelijke velden in (!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

5. Voor het verplichte veld Bestanden is noodzakelijk dat u beschikt over het digitale bestand op uw computer en het kunt uploaden naar Lasso
6. Optioneel is het bestand te koppelen aan een deelnemer, of een categorie (mits deze aangemaakt is onder document-categorieën) via het veld Categorie
7. Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen voor dit bestand, of Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm, waar het bestand nu getoond wordt.

Bestanden bewerken of verwijderen

Om de eigenschappen van een al ingevoerd bestand te bewerken of het te verwijderen uit Lasso, doet u het volgende:

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Bestanden
3. Klik op de knop Bewerken om het bestand aan te passen:
   
   
   of op de knop Verwijderen om het bestand te verwijderen:
   

4. Bij bewerken: Voer de gewenste wijzigingen door in het betreffende bestand of verzameling bestanden, en klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen, of op Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm.

Bestand koppelen aan Dossier of Activiteit

Bestanden kunnen onderdeel gemaakt worden van een dossier of activiteit. Wanneer het betreffende dossier of de activiteit vervolgens gedeeld wordt via de persoonlijke omgeving van de deelnemer, zal daarin ook het gekoppelde bestand beschikbaar zijn.

Het koppelen van bestanden aan dossiers of activiteiten is mogelijk vanuit de bewerkingsopties van het toegevoegde bestand zelf, maar kan ook vanuit het dossier of de activiteit uitgevoerd worden. Deze tweede methode staat omschreven in het handleidingdeel voor dossiers en activiteiten.

Om een bestaand bestand op te nemen in een dossier of activiteit via de bewerkingsopties van het poststuk zelf, volg deze stappen:

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Bestand
3. Zoek het bestand dat u wilt koppelen aan een dossier of activiteit
4. Klik in de regel van het betreffende bestand aan de rechterzijde op de knop Bewerken

5. Ga naar het tabblad Delen

   (!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

6. Klik bij Dossiers en/of Activiteiten in het invoerveld

7. Selecteer het dossier of de activiteit waarin u het bestand wilt opnemen

   (!) Als er meer dan 40 dossiers of activiteiten bestaan binnen Lasso, wordt de juiste optie mogelijk niet meteen getoond i.v.m. een maximaal aantal lijstresultaten. Voer in dat geval de eerste karakters van het dossier of de activiteit in om het aantal getoonde resultaten te verkleinen

8. Het is mogelijk het bestand aan meerdere dossiers of activiteiten te koppelen. Klik daarvoor onder een al eerder toegevoegd dossier of activiteit (maar binnen het bijbehorende invoerveld)

9. Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen voor dit bestand, of Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm.

Herinnering instellen voor Bestanden

U kunt voor aan Lasso toegevoegde bestanden een herinnering versturen aan een deelnemer (medewerker) binnen Lasso. Als herinnering ontvangt de deelnemer een e-mail met een link naar het bestand in Lasso en eventueel een toelichting die u toegevoegd hebt.

Wilt u op basis van al toevoegde bestand(en) een herinnering versturen aan een ontvanger binnen Lasso, bijv. voor een opvolgingsactie, ga dan als volgt te werk:

(!) Herinneringen kunnen alleen verzonden worden aan gebruikers met een intern mailadres binnen Lasso.

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Bestanden
3. Zoek het bestand waarvoor u een herinnering wilt instellen
4. Klik in de regel van het betreffende bestand aan de rechterzijde op de knop Bewerken

5. Ga naar het tabblad Herinnering

6. Geef de gevraagde gegevens in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

7. Gebruik het veld Opmerking voor een eventuele toelichting die meegezonden zal worden met de herinnering (een verwijzing naar het bestand zelf wordt standaard bijgevoegd).
8. Vink Verstuur elke dag een herinnering aan om de herinnering iedere dag te versturen vanaf de ingangsdatum

(!) Deze instelling kan alleen op deze locatie weer aangepast worden door u of iemand anders met toegang tot de Lasso beheersomgeving

Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen voor dit bestand, of Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm