Praktisch gebruik van Documenten

Praktisch gebruik van Documenten

In het hoofdstuk Werken met Documenten bent u vooral geïnformeerd over de werkwijze voor op zichzelf staande handelingen binnen Lasso. Bij dagelijks gebruik van het pakket zal het echter regelmatig voorkomen dat u verschillende handelingen in combinatie uitvoert om een bepaald resultaat te bereiken.

In deze paragraaf vindt u stappenplannen voor dergelijke gecombineerde handelingen met een oorsprong in de module Relaties, soms met een verwijzing naar de basishandelingen beschreven onder Werken met Documenten.

Vergadering organiseren in Lasso

Voor het vastleggen en organiseren van een vergadering of andere activiteit binnen Lasso, doet u het volgende:
- Maken van de Activiteit

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Activiteiten
3. Klik op de knop Toevoegen
4. Voer Aanvang, Einde en overige noodzakelijke activiteitsgegevens in onder tab Activiteit
5. Klik op Opslaan

- Toevoegen van Documenten

6. Klik in het invoerscherm Nieuwe Activiteit op tabblad Stukken
7. Klik op de regel bestanden en voeg één of meerdere vergaderstukken toe

(!) Laat bij het toevoegen van meerdere bestanden het onderwerp leeg. Lasso kent dan automatisch een onderwerp toe

8. Laat het veld Deelnemer leeg
9. Voeg desgewenst een Beschrijving en een Categorie toe
10. Klik op Opslaan (of Opslaan en sluiten als u geen herinnering of delen voor documenten wilt instellen)

- Activiteit onderdeel maken van Dossier (Optioneel)

11. Klik in het invoerscherm Bestand op tabblad Delen
12. Klik op Dossiers
13. Selecteer het bijbehorende (of meerdere) dossiers
14. Geef optioneel aan of de bestanden gedeeld kunnen worden in nieuwsbrieven
15. Klik op Opslaan en sluiten

- Herinnering of melding instellen voor Activiteit (Optioneel)

16. Klik in het invoerscherm voor de activiteit op tabblad Herinnering (herinnering aan 1 deelnemer) of op tabblad Melding (melding aan alle deelnemers die toegang hebben tot het bijbehorende dossier)
17. Vink Herinnering en/of Melding aan
18. Vul Stuur vanaf en de Ontvanger in
19. Klik op Opslaan en sluiten
20. Klik op RELATIES
21. Klik op Deelnemers
22. Zoek of filter de deelnemers die een uitnodiging voor de activiteit dienen te ontvangen

(!) De gekozen deelnemers dienen toegang te hebben tot de persoonlijke omgeving om ook toegang te hebben tot eventueel bijgevoegde stukken. Om te controleren of de medewerkers toegang hebben tot de persoonlijk omgeving, volg deze instructie om de deelnemers met hun toegangsrechten (Rol) weer te geven.

23. Als het overzichtsscherm alleen de deelnemers bevat die uitgenodigd moeten worden, klik op de knop Mail onderaan het scherm
24. Stel de uitnodigingsmail op in het scherm Bewerk bericht

(!) Met de knop Velden in de teksteditor kunt u gebruik maken van dynamische verwijzingen om de uitnodiging te personaliseren (Bijv.: “Beste [Voornaam]”)

25. Met de instelling Selecteer optioneel een sjabloon kunt u een huisstijl toevoegen aan de mail, als deze is aangemaakt in de systeeminstellingen
26. Klik na voltooiing van de uitnodigingstekst op Opslaan en doorgaan
27. Geef de verzendopties in

(!) Als er stukken toegevoegd zijn aan de activiteit, activeer dan de optie Voeg een link tot… persoonlijke omgeving – de bijgevoegde stukken zijn daar terug te vinden door de deelnemer

28. Klik op Opslaan en controleer
29. Controleer de gegevens en klik op Verstuur als deze kloppen

De activiteit is nu geregistreerd in Lasso, en de deelnemers ontvangen een uitnodiging met link naar evt. bijgevoegde vergaderstukken.