Relaties - Deelnemers
Deelnemers
| Bestemd voor: | Medewerkers (1,2,3) |
Deelnemers zijn alle partijen waarmee uw organisatie te maken heeft. Niet alleen leden zijn deelnemers binnen Lasso+, ook uw medewerkers, dienstverleners, partnerorganisaties, gemeenten, leveranciers en donateurs worden als deelnemer toegevoegd. Deelnemers vormen de kern van uw ledenadministratie; alle handelingen die uitgevoerd kunnen worden in deze en de overige onderdelen van Lasso zijn van toepassing op deelnemers of transacties met deelnemers. Het overzichtsscherm Deelnemers toont alle deelnemers die al toegevoegd zijn aan Lasso. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe deelnemers toevoegen, zoeken naar en filteren op deelnemers, eigenschappen bewerken of deelnemer(s) verwijderen, of deelnemersgegevens exporteren.
Deelnemers toevoegen
| Bestemd voor: | Medewerkers (1,2,3) |
Het toevoegen van deelnemers kan op twee manieren plaatsvinden:
- Handmatig (per individuele deelnemer)
Importeren (voor meerdere deelnemers tegelijk, al dan niet uit een eerdere administratie)
Handmatig toevoegen van deelnemers
Voor het handmatig toevoegen en opslaan van deelnemers in Lasso+, is vooraf een aantal gegevens noodzakelijk. Om een nieuwe deelnemer op te kunnen slaan, moet minstens het volgende bekend zijn:
- Aanmeldingsdatum (Persoon en Organisatie)
- Startdatum huurcontract (Persoon en Organisatie)
- Achternaam (Persoon)
- Geboortedatum (Persoon)
- Naam organisatie (Organisatie)
Om deelnemers handmatig toe te voegen aan uw Lasso+ omgeving, volg deze stappen:
- Klik op RELATIES
- Klik op Deelnemers
- Klik op de knop Toevoegen U ziet nu een invoerscherm voor het toevoegen van een nieuwe deelnemer. In dit scherm kunnen via meerdere tabbladden gegevens worden ingevoerd voor de betreffende deelnemer. (!) Een deelnemer kan als ofwel een Persoon of als Organisatie ingevoerd worden. Wanneer Type deelnemer wordt gewijzigd naar Organisatie, wijzigen de beschikbare tabbladen en sommige invoervelden.
- Vul in het eerste invoerscherm de relevante gegevens in (!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken
- Klik na het invullen van het eerste invoerscherm op de volgende tab: Persoon of Organisatie
- Herhaal deze stappen voor iedere tab en vul de al bekende gegevens in (optionele velden kunnen later ingevuld worden door de deelnemer te bewerken)
- Nadat u alle velden hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan en Sluiten
De nieuw toegevoegde deelnemer verschijnt nu in het overzichtsscherm.
Importeren van deelnemers
| Bestemd voor: | Medewerkers (1,2,3), Systeembeheerders |
Naast het toevoegen van individuele deelnemers is het ook mogelijk om meerdere deelnemers in één keer te importeren in uw Lasso+ omgeving. Voor het importeren van deelnemers uit oudere systemen is geen speciaal geprepareerd bestand met een voorgeschreven kolomindeling benodigd, wel zijn er enkele vereisten om te voorkomen dat de import niet uitgevoerd kan worden wegens ontbrekende gegevens of een verkeerde bestandsopmaak. De importvereisten vindt u hier[E1] .
Om deelnemers via de importfunctie toe te voegen aan uw omgeving, volg deze stappen:
- Klik op RELATIES
- Klik op Deelnemers
- Klik op de knop Importeren
- Klik op de knop Selecteer bestand
- Zoek het CSV-bestand met de gegevens die u wilt importeren via de bestandsverkenner op uw computer
{{{1}}} De importfunctie laat nu een overzicht zien van de eerste 5 rijen van het importbestand Waar de gegevenswaarden herkend worden, zal Lasso zelf een suggestie doen voor de veldtoewijzing van de te importeren gegevens (uitklaplijsten bovenaan het overzicht, zie voorbeeld). In onderstaand voorbeeld heeft Lasso alle waarden herkend, met uitzondering van de gegevens in de kolom Telefoonnummer:
{{{1}}} Als u de waarden in de kolom Telefoonnummer toch wilt importeren naar het veld Telefoon (Thuis) in Lasso, selecteer dit veld dan in de betreffende uitklaplijst:
{{{1}}} Als de eerste regel van uw importbestand kolomnamen bevat, zoals in het voorbeeld, laat de instelling De eerste regel bevat veldnamen dan aangevinkt staat. Als kolomnamen in uw importbestand ontbreken, vink de instelling dan uit
- Als alle kolommen in overeenstemming zijn met de velden in Lasso waarnaar geïmporteerd moet worden, klik op Importeren Lasso toont nu eerst een importanalyse. Als alle gegevens juisten zijn en geïmporteerd kunnen worden, wordt het analyseresultaat weergegeven in een groen kader. Bij onherkenbare, foutieve of niet importeerbare gevens in een rood kader; raadpleeg in dat geval eerst Geavanceerde functies: Importeren[E2] of neem contact op met Lasso Support[E3] als de oorzaak van de fout niet te acherhalen is.
{{{1}}}
- Klik bij een correct analyseresultaat, na controle, op de knop Import uitvoeren
- Afhankelijk van het aantal te importeren gegevens kan het laden enige tijd in beslag nemen. Aansluitend geeft Lasso het resultaat weer. Controleer desgewenst de geïmporteerde gegevens, en klik vervolgens op Klaar om terug te keren naar het scherm Deelnemers waar de nieuwe gegevens getoond zouden moeten worden.
