Voorbereiding van Relaties

Bestemd voor:	Systeembeheerders

Voor optimaal gebruik van Lasso+ en de module relaties is het raadzaam vooraf een relatieanalyse te doen om een bruikbare en schaalbare (basis) groepsstructuur op te zetten en deze onder te brengen in Lasso.

Daarnaast dienen een aantal terugkerende waarden ingevoerd te worden als instellingen voor de moduleonderdelen Deelnemers, Adressen en Groepen. Deze voorbereidingen kunnen gedaan worden bij de eerste ingebruikname van Lasso+, maar kunnen ook tijdens dagelijks gebruik van Lasso+ aan de orde komen (zoals het toevoegen van een nieuwe aanhef of een voor uw organisatie specifieke startreden). Het is niet noodzakelijk compleet te zijn bij de eerste invoer van deze instellingen - waar nodig kunnen ze later aangevuld worden.

Instellingen Relaties

De module relaties kent een aantal instellingen die bepalen welke waarden beschikbaar zijn in de invoerschermen binnen de module. Het is raadzaam deze instellingen (waarden) op te geven voordat u start met het gebruik van Relaties.

(!) Deze voorbereidingen kunnen alleen gedaan worden door Lasso+-gebruikers met rechtenprofiel Systeembeheerder of hoger. Als u een gebruiker (medewerker) van Lasso+ bent, kunt u dit handleidingdeel overslaan en Werken met Relaties doornemen.

Instellingen Deelnemers

Aanhef:	Deze instelling is bestemd voor addresseringen in communicatieuitingen (correspondentie, e-mails, nieuwsbrieven): Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Deelnemers op Aanhef Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de aanhef of titel op die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Dhr., Mevr., Dhr. en Mevr., Dr., Drs.) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden ze aankiesbaar in de invoervelden voor deelnemers.
Telefoontypen:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van verschillende typen telefoonaansluitingen: Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Deelnemers op Telefoontypen Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld het type aansluiting op dat u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv.Thuis, Zakelijk, Mobiel, Noodnummer) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden ze aankiesbaar in de invoervelden voor deelnemers.

Instellingen Adressen

Complex-nummers:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van namen en (herkennings)nummers van wooncomplexen: Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Adressen op Complexnummers Klik op de knop Toevoegen Geef in de invoervelden een nummer en naam op voor het (woon)complex dat u wilt toevoegen Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden deze aankiesbaar in de invoervelden voor adressen (als het kenmerk Corporatieadres is aangevinkt).
Woningtypen:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van verschillende typen woningen/pandsoorten: Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Deelnemers op Woningtypen Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld het woningtype of pandsoort dat u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Eensgezinswoning, Appartement, Duplex, etc.) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden deze aankiesbaar in de invoervelden voor adressen (als het kenmerk Corporatieadres is aangevinkt).
Wijken:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van wijken waarin een woning of adres zich kan bevinden. Adressen van huurders kunnen gekoppeld worden aan een Wijk (en/of Buurt) Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Deelnemers op Wijken Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de wijk die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Venlo-stad, Eindhoven-randgebied etc.) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden deze aankiesbaar in de invoervelden voor adressen (als het kenmerk Corporatieadres is aangevinkt).
Buurten:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van buurten waarin een woning of adres zich kan bevinden. Adressen van huurders kunnen worden opgenomen in een Buurt (en/of Wijk) Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Deelnemers op Buurten Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de buurt die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Centrum-Venlo, Centrum-Roermond etc.) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden deze aankiesbaar in de invoervelden voor adressen (als het kenmerk Corporatieadres is aangevinkt).
Verhuurders:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van mogelijke verhuurders van een woning. Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Deelnemers op Verhuurders Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de naam van de verhuurder/verhuursorganisatie die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Antares) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarden worden deze aankiesbaar in de invoervelden voor adressen (als het kenmerk Corporatieadres is aangevinkt).

Instellingen Groepen

Startredenen:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van startredenen op basis waarvan een deelnemer lid kan worden van een groep (een verzameling deelnemers van uw organisatie): Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Groepen op Startreden Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de startreden op die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Aanmelding, Nieuwe huurder etc.) Geef desgewenst op of de deelnemer de Startreden kan kiezen wanneer hij/zij aanmeldt bij een groep via de persoonlijke omgeving (Geschikt voor abonnementsgroepen...) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarde wordt deze in de beheersomgeving aankiesbaar als startreden voor deelname aan een groep. Om de reden ook beschikbaar te maken binnen de persoonlijke omgeving dient Geschikt voor abonnementsgroepen.. ingeschakeld te zijn.
Eindredenen:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van eindredenen op basis waarvan een deelnemer afgemeld kan worden voor een groep (een verzameling deelnemers van uw organisatie): Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Groepen op Eindredenen Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de eindreden op die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Einde termijn, Opgestapt etc.) Geef desgewenst op of de deelnemer de Eindreden kan kiezen wanneer hij/zij afmeldt van een groep via de persoonlijke omgeving (Geschikt voor abonnementsgroepen.) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarde wordt deze in de beheersomgeving aankiesbaar als eindreden voor deelname aan een groep. Om de reden ook beschikbaar te maken binnen de persoonlijke omgeving dient Geschikt voor abonnementsgroepen.. ingeschakeld te zijn.
Categorieën:	Deze instelling is bestemd voor het vastleggen van organisatorische categorieën, thema’s of aandachtsgebieden waarbinnen een bepaalde groep kan vallen: Klik op het menu-item RELATIES Klik onder Instellingen Groepen op Categorieën Klik op de knop Toevoegen Geef in het invoerveld de categorie op die u beschikbaar wilt maken voor gebruik binnen Relaties (bijv. Communicatie, Facturering, Verduurzaming etc.) Klik op Opslaan en Sluiten Na het opslaan van deze waarde wordt deze in de beheersomgeving aankiesbaar als categorisatie voor groepen.

Relatieanalyse en groepsstructuur

Deelnemers en groepen vormen de spil van de module Relaties binnen Lasso+. Aangezien een belangrijk deel van de acties die vanuit Lasso+ gestart kunnen worden (zoals facturering, communicatie, enquêtes) gericht zullen zijn op verzamelingen deelnemers (groepen) is het cruciaal om voor optimaaal gebruik van de applicatie vooraf een groepsstructuur in te richten die alle belangrijke deelnemersgroepen herbergt en ruimte biedt voor toekomstige uitbreiding op een logische wijze.Het is daarbij van belang om eerst de verschillende groepen in kaart brengen van interne en externe deelnemers met wie uw organisatie een relatie onderhoudt, en deze onder te brengen in categorieën die later de basis zullen vormen voor uw groepsstructuur in Lasso+.

Uitgangspunt bij het maken van de analyse is de vraag welke deelnemers(groepen) u wilt registreren en bereiken via Lasso+, en of het noodzakelijk is de groep op een eigen (dieper) niveau onder te brengen. Deze instellingen zijn afhankelijk van de omvang van uw organisatie, welke onderdelen van Lasso+ u gebruikt, en de verschillende soorten relaties met wie uw organisatie te maken heeft. Bijvoorbeeld:

Intern (Niveau 1)
- Bestuur (Niveau 2
- Functionele indelingen (voorzitter/secretaris)
- Leden/achterban algemeen
- Werkgroepen
- Vrijwilligers
- Prestatieafspraken
- (etc)
Achterban (Niveau 1)
- Bewonerscomissie (Niveau 2)
  - Bewonerscommissie 1 (Niveau 3)
  - Bewonerscommissie 2
  - (etc)
- Wijken en buurten (Niveau 2)
  - Wijk 1 (Niveau 3)
  - Wijk 2
  - (Etc)
    - Complexen (Niveau 4)
      - Complex 1 (Niveau 5)
      - Complex 2
      - (Etc)
Extern (Niveau 1)
- Organisaties/bedrijven (Niveau 2)
- Adviseurs
- Samenwerkingsverbanden
- Corporatie-medewerkers
- Ambtenaren (prestatieafspraken)

Na het afronden van de relatieanalyse kunt u een groepsstructuur opbouwen die ingezet kan worden voor communicatiedoeleinden en gerichte dossiervorming binnen Lasso+. Het inrichten van de groepsstructuur wordt beschreven in het handleidingdeel Groepen (Groepen aanmaken / Groepen koppelen: Hoofd- en subgroepen)