Werken met Financiën

Algemene informatie

Bestemd voor:	Algemeen

Toepassing van Financiën

Lasso beschikt over een volledig geïntegreerde financiële administratie, waarin alle financiële transacties en boekhoudkundige aspecten van uw organisatie kunnen worden bijgehouden. Binnen het onderdeel Financiën kunt u onder andere gebruik maken van een administratie voor uitgaande facturen (debiteuren) en ontvangen facturen (crediteuren), de balans en winst-en verlies-rekening inzien, begrotingen opstellen, en automatische incasso’s instellen en verwerken. Alle administratieve handelingen worden binnen de Lasso beheersomgeving afgehandeld en direct doorgeboekt naar de winst en verliesrekening en balans.

Onderdelen van Financiën

De module Financiën bestaat uit een aantal belangrijke hoofdonderdelen, die onderstaand worden toegelicht:

	Uitleg/Functie
Handfactuurposten	Handfactuurposten zijn de posten van facturen die uw organisatie in rekening brengt bij deelnemers (leden of andere debiteuren) via het factureringsproces. Factuurposten kunnen ofwel via de contributieinstellingen van deelnemers (geautomatiseerd) ingebracht worden in een uiteindelijke factuur, maar ook separaat ingevoerd worden als handfactuurpost via de module Financiën.
Uitgaande facturen	In Uitgaande facturen worden facturen opgesteld op basis van handfactuurposten en de contributieinstellingen van uw deelnemers. Facturen kunnen als PDF gegenereerd worden om deze af te drukken en te verzenden per post, en/of digitaal via e-mail of de persoonlijke omgeving verzonden worden aan de deelnemer.
Ontvangen facturen	In Ontvangen facturen kunt u facturen toevoegen die uw organisatie ontvangen heeft van toeleveranciers.
Bank	In het onderdeel Bank kunnen uitgaande en inkomende banktransacties worden verwerkt. Het toevoegen van de transacties kan handmatig gebeuren voor separate betalingen of overboekingen, of door middel van een importbestand om meerdere transacties in een keer op te nemen.
Memoriaal	Het memoriaal geeft een overzicht van financiële transacties die niet direct zijn opgenomen in de financiële administratie en geeft inzicht in alle financiële transacties die geen deel uitmaken van het journaal, zoals interne overboekingen of correcties van fouten.
Incasso’s	Incasso's zijn de betalingen die voor verleende diensten worden ontvangen door uw organisatie. In de financiële administratie worden incasso's opgenomen in de debiteurenadministratie als een vermindering van de openstaande vorderingen van uw organisatie op de deelnemer.
Incassobestanden	Incassobestanden zijn lijsten van openstaande vorderingen op klanten of debiteuren die nog niet zijn voldaan. Ze worden gebruikt om te bepalen welke betalingen nog moeten worden ontvangen en om te bepalen welke acties moeten worden ondernomen om ervoor te zorgen dat de betalingen worden ontvangen.
Balans	De balans geeft een overzicht van alle bezittingen, schulden en eigen vermogen van uw organisatie op een bepaald moment, en kan gebruikt worden om de financiële situatie van de organisatie te beoordelen.
Winst en verliesrekening	De winst- en verliesrekening is een financieel overzicht dat laat zien hoe uw organisatie heeft gepresteerd over een bepaalde periode. Het toont de totale inkomsten en de totale uitgaven van de organisatie. De winst- en verliesrekening kan helpen om de financiële prestaties van uw organisatie te beoordelen, maar geeft ook inzicht in de belangrijkste bronnen van inkomsten en uitgaven (per kostenplaats)
Openstaand	Openstaand geeft een overzicht van alle facturen en factuurposten die wel verwerkt, maar nog niet betaald zijn en waarop mogelijk aanvullende actie moet worden ondernomen.
Journaal	Het (boekhoud)journaal is een chronologische opname van alle financiële transacties en is bedoeld om een gedetailleerd overzicht te geven van alle inkomsten, uitgaven, verplichtingen en bezittingen van uw organisatie.
Verwerkingsregels	Verwerkingsregels bevat een log van alle boekhoudkundige transacties die hebben plaatsgevonden in de administratie en kan gebruikt worden om (foutieve) boekingen te traceren.
Automatisch verwerken	Door middel van het importeren van een bestand met bankmutaties kunnen deze automatisch verwerkt worden in de administratie en balans/winst- en verliesrekening. (!) Wanneer u gebruik maakt van deze functie wordt het afgeraden nog langer gebruik te maken van de mogelijkheid mutaties handmatig in te voeren, om onregelmatigheden te voorkomen).

Overzichtsscherm, zoeken en sorteren binnen Financiën

Bestemd voor:	Medewerkers (1), Systeembeheerders

Lasso+ bevat alle financiële transacties (uitgaande en ontvangen facturen, overboekingen) die u ingevoerd hebt. In de standaardweergave van uw omgeving wordt voor sommige onderdelen echter slechts een beperkt aantal kenmerken van die transacties getoond in het overzichtsscherm.

Gegevens van individuele transacties, facturen of boekingen inzien

Alle aan Lasso toegevoegde facturen, banktransacties en boekingen binnen de financiële administratie worden getoond via hun bijbehorende overzichtsscherm (bijv. Uitgaande/Ontvangen Facturen, Bank en Memoriaal(boekingen)).

Om gegevens van transacties en facturen in te zien zonder deze te bewerken, klikt u binnen het overzichtsscherm op de regel van het betreffende item. Lasso laat een compleet overzicht zien van de transactie- of factuurgegevens, soms geordend binnen meerdere kaders. Om alle gegevens in te zien, kunt u wisselen tussen kaders door op de titel te klikken:

Kenmerken toevoegen in overzichtsscherm

Het wijzigen van de weergave kan nodig zijn wanneer u kenmerken wilt exporteren die niet standaard getoond worden in het overzichtsscherm, of wanneer u de betreffende kenmerken direct wilt kunnen inzien na het zoeken/filteren op de factuur of transactie die u zoekt. Als u de weergave in het overzichtsscherm wilt uitbreiden, kan dat op onderstaande manier:

(!) Het wijzigen van de weergave in het overzichtsscherm is mogelijk in de volgende onderdelen: Uitgaande facturen en Bank.

Ga naar het overzichtsscherm waarvan u de weergave wilt wijzigen, (bijv. FINANCIËN > Uitgaande facturen)
Klik in de balk met veldnamen op de knop uiterst rechts

Selecteer de kenmerken die u wilt toevoegen aan het overzichtsscherm door ze aan te vinken, of verwijder al aanwezige kenmerken door ze uit te vinken:

Voorbeeld wijzigen schermweergave:

Klik na het kiezen van de gewenste velden op Ok (of klik buiten het invoerscherm, de wijzigingen worden dan ook doorgevoerd)

De aanvullende kenmerken worden nu in het overzicht getoond.

Zoeken en filteren

In alle overzichtsschermen binnen Financiën kunt u op eenvoudige wijze de inhoud van uw financiële administratie per financiële periode tonen, of filteren op basis van kenmerken van (openstaande) facturen of incasso’s.

Methode 1: Filteren op periode

U kunt per periode filteren binnen alle onderdelen van uw financiële administratie:

Ga naar het overzichtsscherm van het onderdeel waarnaar u wilt zoeken in de administratie (bijv. FINANCIËN > Openstaand)
Selecteer in de zoekbalken rechtsboven (Jaar / Periode…) een periode, bijv. 2022 vierde kwartaal
Na het selecteren van de periode verschijnen alle openstaande facturen met een verwerkingsdatum binnen de gekozen periode

(!) Binnen enkele onderdelen (Winst/verlies, Journaal, Verwerkingsregels) kunt u aanvullend filteren op basis van kostenplaats

Methode 2: Geavanceerd zoeken en filteren

Om een zoekopdracht op meerdere criteria te baseren, gebruikt u de filtervelden behorende bij de kolomnamen. Deze zijn afzonderlijk van elkaar voor iedere gewenste waarde in te stellen:

Voorbeeld: Voor zoeken op een factuur voor deelnemer “Lasso”:

Klik onder de kolomnaam Naam op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “Lasso” of “Las” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Of, combineer meerdere zoekcriteria om een meer gerichte opzoeking te doen.

Voorbeeld: Voor zoeken op deelnemer “Lasso” in combinatie met een factuurbedrag:

Klik onder de kolomnaam Naam op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “Lasso” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
Klik onder de kolomnaam Bedrag op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Gelijk aan en type “150” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Om al ingevoerde zoekcriteria aan te passen of te verwijderen, klikt u nogmaals op de knop Selecteer in de betreffende kolom(men).

Het is ook mogelijk om alle selectie-instellingen in één keer te wissen. Klik daarvoor op deze knop uiterst rechts in de balk waarbinnen zich ook de Selecteer-knoppen bevinden:

(Herstel alle selectie instellingen)

Sorteren

Om de waarden in de verschillende kolommen te sorteren, klikt u op een van deze knoppen in de balk met veldnamen:

Afhankelijk van het eerste karakter van de waarde in de kolom wordt deze alfabetisch (A-Z) of numeriek (0-9) gesorteerd. Klik nogmaals om de sortering om te keren (Z-A of 9-0). ---

Facturen en Banktransacties

Bestemd voor:	Medewerkers (1), Systeembeheerders

Binnen het onderdeel Facturen en Banktransacties (bestaande uit: Handfactuurposten, Uitgaande Facturen, Ontvangen Facturen en Bank) kunt u de volgende hoofdacties uitvoeren:

Het invoeren van factuurposten die opgenomen moeten worden in de uitgaande facturen van uw organisatie aan debiteuren
Het verwerken van deze factuurposten in een factuur of incassobestand
Het invoeren van facturen (factuurposten) die uw organisatie dient te voldoen aan crediteuren
Het invoeren en verwerken van banktransacties voor betalingen

In onderstaande paragrafen vindt u voor ieder van deze acties een meer gedetailleerde beschrijving van de uitvoering ervan.

Handfactuurposten

Handmatig opgevoerde factuurposten zijn de afzonderlijke kostenposten die opgenomen worden in een factuur aan de deelnemer (debiteur). Handfactuurposten kunnen afzonderlijk aangemaakt worden in het Lasso-onderdeel Financiën, maar kunnen ook ontstaan uit voor deelnemers ingestelde periodieke contributies binnen het tabblad Financiën in de deelnemerseigenschappen.

Voor factuurposten die niet via de deelnemerseigenschappen toegevoegd zijn, specificeert u in Financiën > Handfactuurposten de kostenpost die bij een debiteur in rekening gebracht moet worden.

De gegevens die u ingeeft in een handfactuurpost worden in een later stadium (verwerking) gebruikt om een incassobestand of uitgaande facturen te genereren. Uitgaande facturen worden opgesteld op basis van de door u ingevoerde factuurposten, in combinatie met de gegevens van uw deelnemer (debiteur) en eventuele instellingen van de huisstijl van uw organisatie. Ze kunnen aan de deelnemer aangeboden worden via post, e-mail en/of de persoonlijke omgeving van de deelnemer, of een combinatie daarvan.

Handmatige factuur(post) toevoegen

Om een handfactuurpost toe te voegen vanuit de module Financiën, volgt u deze stappen:

Klik op FINANCIËN
Klik op Handfactuurposten
Klik op de knop Toevoegen
Voer de gegevens van de factuurpost in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Een Rekening dient altijd opgegeven te worden om de factuur juist te verwerken in de administratie. Het opgeven van een Kostenplaats is optioneel

(!) Vink Post op aparte factuur zetten aan als deze post niet (volgens de automatische verwerkingsinstelling) opgenomen moet worden in een factuur waarin al andere factuurposten zijn opgenomen

(!) Vink Toelichting op de factuur alleen aan als u wilt dat de tekst bij Toelichting ook wilt opnemen in de factuur

Klik als de factuurpost compleet is op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm handfacturen

De handfactuurpost wordt nu getoond in het overzichtsscherm handfactuurposten, en is eveneens toegevoegd aan Uitgaande facturen. Als er meerdere, nog niet verwerkte factuurposten opgevoerd zijn voor dezelfde deelnemer (debiteur) en de instelling Post op aparte factuur zetten is daarbij niet gebruikt, dan worden de factuurposten samengevoegd in het scherm Uitgaande facturen.
De stappen om factuurposten vast te leggen en daarna te verwerken in een factuur of incassobestand, staan beschreven in de paragraaf Uitgaande facturen.

Handmatige factuurpost bewerken of verwijderen

Als u een fout heeft gemaakt in een eerder opgevoerde handfactuurpost, of om een andere reden een aanpassing wilt doen, kunt u de betreffende factuurpost wijzigen. Factuurposten kunnen echter alleen bewerkt of verwijderd worden zolang zij de status Concept hebben. Wanneer de factuurposten al zijn vastgelegd zijn in een factuur, verandert hun status naar Verwerkt en kunnen ze niet neer aangepast worden.

Om handfactuurposten in concept aan te passen of te verwijderen, doet u het volgende:

Klik op FINANCIËN
Klik op Handfactuurposten
Zoek de (concept) handfactuurpost die u wilt bewerken of verwijderen
Klik op de knop Bewerken om de post te bewerken:

of op de knop Verwijderen om de post te verwijderen:

Bij bewerken: Voer de gewenste wijzigingen door in de betreffende factuurpost, en klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen, of op Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm.

Uitgaande facturen

Uitgaande facturen worden opgesteld op basis van handfactuurposten die aangemaakt zijn onder Financiën > Handfactuurposten, maar kunnen ook ontstaan n.a.v. in de deelnemerseigenschappen ingestelde periodieke contributies (tab Financiën). Na het vastleggen van de factuurposten binnen Lasso, kunnen de definitieve facturen verzonden of verstrekt worden via post (afgedrukt als PDF), e-mail, de persoonlijke omgeving. Daarnaast kunnen ze verwerkt worden in een incassobestand voor automatische inning.

Tijdens het facturatieproces zal een factuur de volgende statussen doorlopen:

Verwerkingsstatussen van facturen

Factuurposten en facturen kunnen de volgende status hebben, afhankelijk van de verwerkingsfase waarin ze zich bevinden:

Status	Type	Toelichting
1. Concept	Factuurpost	De factuurpost is aangemaakt maar nog niet verwerkt in een factuur. De post kan nog gewijzigd worden tot deze is vastgelegd in een factuur
2. Verwerkt	Factuurpost/Factuur	De factuurpost is verwerkt in een factuur en kan niet meer aangepast worden. De factuur kan in deze status verzonden worden
3. Geïncasseerd	Factuur	De factuur is geïncasseerd en wacht op verwerking van het incassobestand
4. Betaald	Factuur	De factuur is voldaan en het saldo staat op nul

Binnen het scherm Uitgaande facturen kunt u facturen en factuurposten met status Concept vastleggen. Na het vastleggen van de factuuposten verandert de status van Concept naar Verwerkt. Wanneer de factuurpost vastgelegd is, kan deze verwerkt worden in een incassobestand of factuur en daarna ofwel de status Geïncasseerd of Betaald krijgen.

Het verzenden van facturen kan via reguliere post plaatsvinden, waarbij de facturen afgedrukt worden, en/of digitaal via e-mail of publicatie in de persoonlijke omgeving. Het verwerken van facturen via incasso verloopt via een incassobestand dat u kunt aanleveren bij uw bank.

Factuurposten vastleggen

Het vastleggen van factuurposten die aangemaakt zijn binnen Handfactuurposten, en zich nog in de Concept status bevinden, doet u als volgt:

Klikop FINANCIËN
Klik op Uitgaande facturen
Klik op de knop Facturen vastleggen

Lasso laat een dialoogvenster zien met de vraag of u alle conceptfacturen/-factuurposten wilt vastleggen, klik op Ja
Als er factuurposten met status Concept bestaan, zal Lasso deze op status Verwerkt zetten en een overzicht van de aanpassingen tonen

Na terugkeer naar het overzichtsscherm zijn de facturen voorzien van de status Verwerkt en worden ze verwerkt in uw Balans en Winst- en Verliesrekening. Als de factuurposten op status Verwerkt staan, zijn ze klaar voor verzending of verwerking via een incassobestand (afhankelijk van de betaalinstellingen van de deelnemer).

Vastgelegde facturen verwerken

Wanneer de factuurposten zijn vastgelegd, kunnen ze via het scherm Uitgaande facturen verwerkt worden voor betaling. U maakt hiervoor een selectie van de factuurposten die u wilt verwerken, door middel van een periodeselectie of een selectie van factuureigenschappen, en geeft vervolgens aan of ze verzonden moeten worden in een factuur, of verwerkt via een incassobestand.

Facturen verzenden

Wanneer factuurposten de status Verwerkt hebben gekregen nadat ze vastgelegd zijn via Facturen vastleggen, kunnen ze verzonden worden vanuit het scherm Uitgaande facturen:

(!) Deze vorm van facturatie kan alleen toegepast worden op deelnemers voor wie de betaalwijze Factuur en de Factuur verzendwijze is ingesteld binnen de deelnemerseigenschappen (tab: Financiën)

Klik op FINANCIËN
Klik op Uitgaande facturen
Maak een selectie van de vastgelegde facturen die u wilt verzenden
Klik op de knop Facturen verzenden

Selecteer de verzendwijze:

(!) U heeft voor facturatie een aantal verzendopties, die afhankelijk van de ingestelde verzendwijze(n) voor de deelnemer(s) voor wie u een factuurselectie hebt opgesteld, worden ingedeeld en vrijgegeven tijdens de verzendprocedure. De verzendmogelijkheden voor facturen zijn de volgende:

Verzendoptie	Wanneer beschikbaar?
Mail facturen voor deelnemers met factuur verzendwijze ‘Mail’ of ‘Mijn omgeving’	Verzendwijze ‘Mail’ of ‘Mijn omgeving’ is ingesteld in de eigenschappen van de deelnemer (tab Financiën) en de deelnemer heeft een intern mailadres
Download facturen als PDF	Verzendwijze ‘Post’ is ingesteld in de eigenschappen van de deelnemer (tab Financiën)
Download facturen als PDF	Altijd beschikbaar
Registreer alle facturen als verzonden	Altijd beschikbaar

Voorbeeld:

Selecteer in het volgende scherm de facturatieopties die van toepassing zijn (!) De opties zijn op alle binnen deze actie te verzenden facturen van toepassing. Als voor verschillende deelnemers verschillende opties van toepassing zijn, dient u bij stap 3 van deze instructie afzonderlijke selecties te maken
Klik op Controleer

/

Na het afronden van deze stappen worden de facturen, afhankelijk van uw verzendkeuze, verwerkt binnen Lasso.

Incassobestand maken

Facturen die niet verwerkt worden middels verzending, kunnen verwerkt worden in een incassobestand. Zie voor een meer gedetailleerde beschrijving van deze verwerking: Incasso

(!) Deze vorm van facturatie kan alleen toegepast worden op deelnemers voor wie de betaalwijze Incasso is ingesteld binnen de deelnemerseigenschappen (tab: Financiën). Tevens moeten voor een juiste afwikkeling van de incasso een aantal organisatie-instellingen geconfigureerd zijn

Klik op FINANCIËN
Klik op Uitgaande facturen
Maak een selectie van de vastgelegde facturen die u wilt verwerken in een incassobestand
Klik op Incassobestand maken

Klik op Ja om een bestand te maken van alle incasseerbare facturen
Klik op Ja in het hiernavolgende scherm (Incassobestand maken) (!) Lasso zal aangeven welke facturen via incasso incasseerbaar zijn. Indien voor een deelnemer een afwijkende betaalmethode (bijv. factuur per post) ingesteld staat in de gegevenseigenschappen, wordt dit gemeld. Wijzig de betaalmethode van de betreffende deelnemer(s) als u de betaling toch via incasso wilt laten plaatsvinden
Klik op Klaar om het incassobestand te genereren. U keert vervolgens automatisch terug naar het overzichtsscherm.

De factuur of facturen krijgen nu de status verwerkt en zijn opgenomen in een incassobestand.

Ontvangen facturen

Binnen Ontvangen Facturen legt u alle facturen vast die uw organisatie heeft ontvangen van een derde partij (crediteuren, bijv. een leverancier van goederen of diensten). Hier ingevoerde facturen worden automatisch verwerkt in de balans en winst- verliesrekening. In de factuur opgenomen factuurposten kunnen afzonderlijk worden toegeschreven worden aan de grootboekrekening en (optioneel) aan de kostenplaatsen binnen uw financiële administratie.

(!) Voor het vastleggen van ontvangen facturen in Lasso is noodzakelijk dat de partij van wie u de factuur ontvangen heeft, reeds als deelnemer bekend is in Lasso. Om de verzendende organisatie als deelnemer toe te voegen, volg eerst deze instructie.

Ontvangen facturen toevoegen

Om ontvangen facturen op te nemen in Lasso, doet u het volgende:

Klik op FINANCIËN
Klik op Ontvangen facturen
Klik in het overzichtsscherm op de knop Toevoegen

Vul bij Verwerkingsdatum de datum in van de periode waarin de factuur geboekt moet worden
Vul bij Bedrag het totaalbedrag van de factuur in (de afzonderlijke kostenposten worden later gespecificeerd onder Totaal Posten)
Voer de overige gegevens van de ontvangen factuur in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Afzonderlijke kostenposten binnen de factuur moeten apart opgevoerd worden (en toegewezen te worden aan de juiste grootboekrekening) binnen dit scherm. Als de factuur uit meerdere kostenposten bestaat, klik dan op de + rechts onderin het veld Totaal Posten, en voer iedere afzonderlijke factuurpost in:

Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm

De ontvangen factuur is nu toegevoegd aan Lasso en wordt op basis van de keuzes bij Grootboekrekening en Kostenplaats verwerkt in uw Balans en Winst- en verliesrekening.

Ontvangen facturen inzien

Facturen die u al heeft geüpload naar Lasso, zijn op 2 manieren te bekijken:

- In voorvertoningsmodus (preview)
- In bewerkingsmodus

Klik op FINANCIËN
Klik op Ontvangen facturen
Selecteer in de periodekiezer rechtsbovenin de periode waarin de factuur geboekt is (op basis van de Factuurdatum):

Kijk na het selecteren van de periode of u de factuur in het overzicht ziet staan, of gebruik een van de filtervelden om de juiste factuur kunt vinden

Voor voorvertoning: Klik op de betreffende regel (factuurregel). Er verschijnt nu een pop-up scherm waar de details van de factuur te zien zijn. Om de afzonderlijke Factuurposten of de Factuurgeschiedenis te zien, klik op de desbetreffende grijze regels:

Voor het bekijken van de factuurdetails in bewerkingsmodus: Klik op het icoon voor bewerken van de factuur.
(!) U kunt in bewerkingsmodus niet de factuurgeschiedenis bekijken. Gebruik daarvoor de methode voorvertoningsmodus.

Ontvangen factuur bewerken

Klik op FINANCIËN
Klik op Ontvangen facturen
Selecteer in de periodekiezer rechtsbovenin de periode waarin de factuur geboekt is (op basis van de Factuurdatum):

Kijk na het selecteren van de periode of u de factuur in het overzicht ziet staan, of gebruik een van de filtervelden om de juiste factuur kunt vinden

Klik op het icoon voor bewerken in de regel van de betreffende factuur.

Voer de wijziging door die u wilt toepassen, bijv. het een correctie van het factuurnummer, de omschijving of een factuurpost, en klik op Opslaan en Sluiten.

De wijzigingen zijn nu doorgevoerd in de Ontvangen Factuur. Om te controleren of de gegevens nu kloppen, kunt u de factuur in de voorvertoningsmodus bekijken.

Ontvangen facturen verwijderen

Na het uploaden van een ontvangen factuur is het niet mogelijk deze (in zijn geheel) te verwijderen. Als er fouten zijn gemaakt bij het invoeren van de factuur, dienen deze gecorrigeerd te worden door de post(en) binnen de factuur te wijzigen.

Incasso

Het onderdeel incasso binnen Lasso verwerkt alle facturen en factuurposten die ingesteld zijn op betaalwijze: (Automatische) Incasso. Om een factuurpost via incasso te verwerken, dient de (periodieke) betaling dus in de betaaleigenschappen van de deelnemer ingesteld te zijn op incasso, of moet een handfactuurpost aangemaakt voor een deelnemer wiens betaalwijze op Incasso ingesteld staat.

Het onderdeel Incasso binnen Lasso bestaat uit 3 aan elkaar gerelateerde onderdelen/functies:

De voor de deelnemer ingestelde betaalwijze (Incasso) en het genereren van incasso betaalopdrachten (via Uitgaande facturen)
Het overzichtsscherm Incassobestanden, waar incassobestanden gedownload kunnen worden nadat ze gegenereerd zijn uit de verwerking van factuurposten
Het overzichtsscherm Incasso’s, waar openstaande en verwerkte incassobetalingen bijgehouden worden en getoond/geëxporteerd kunnen worden per boekingsperiode

Incasso betaalopdrachten genereren (incassobestanden)

Om een incasso betaalopdracht te genereren, en om te zetten in een uw bank te verstrekken bestand, dienen een of meerdere facturen verwerkt te worden voor deelnemer(s) van wie de betaalwijze op Incasso ingesteld is. Een incasso-opdracht kan dus ontstaan uit de periodieke betalingen van een deelnemer, maar ook uit een handfactuurpost voor diezelfde deelnemer.

De volledige procedure om een incasso-opdracht (of incassobestand) aan te maken, is als volgt:

(!) Onderstaand voorbeeld is gebaseerd op een via Handfactuurposten aangemaakte factuur; in geval van een periodieke betaling van uw deelnemer zal de factuur vanzelf verschijnen in de relevante boekingsperiode onder Uitgaande facturen – voor die facturen zijn de stappen vanaf 5 relevant)

Stel betaalwijze incasso in voor een van uw deelnemers (voorwaarde voor incassoverwerking)
Maak een handfactuurpost aan zoals beschreven in Handfactuurpost toevoegen
Selecteer in de handfactuurpost de Deelnemer met betaalwijze incasso
Sla de handfactuurpost op via Opslaan en sluiten

Ga nu naar FINANCIËN > Uitgaande facturen
De aangemaakte factuur zal nu op status Concept weergegeven worden in het overzicht
Leg de factuur vast door op het Bullseye-icoon te klikken

(Of: Maak een schermselectie van meerdere factuurposten in conceptstatus, en klik vervolgens op de knop Facturen vastleggen)

Klik, na het vastleggen van de factuur op Incassobestand maken

Lasso geeft nu een overzicht van het aantal naar incasso te verwerken facturen, klik op Ja ter bevestiging
Hierna volgt mogelijk een tweede statusoverzicht met informatie over de deelnemer, en eventueel nog openstaande incasso-opdrachten, klik op Klaar ter bevestiging
Ga nu naar FINANCIËN > Incassobestanden
De betreffende betaling zal nu zichtbaar zijn in het overzichtsscherm met status Nieuw
(kunt u de zojuist verwerkte factuur niet meteen terugvinden, controleer dan of de boekingsperiode rechtsbovenin juist ingesteld is, bijv:)
In de kolom Actie zal voor de zojuist verwerkte factuur een Download knop beschikbaar zijn
Klik op Download, bevestig eventueel de download met Ja als uw browser daarom vraagt
De status van de betaling in het overzichtsscherm zal nu automatisch wijzigen naar In behandeling (u heeft na de eerste download van het incassobestand de mogelijkheid om deze opnieuw te downloaden, te verwerken of in te trekken)

Het incassobestand is nu gegenereerd en wordt in uw downloadmap getoond als een .xml bestand (bijv. 20230302-1.xml). U kunt dit bestand gebruiken om binnen een internetbankieromgeving de opdracht in te dienen bij uw bank. Omdat de wijze van indienen verschilt per bank, is deze niet in detail te beschrijven binnen deze handleiding.
Voorbeeld van een gedownload incassobestand in (standaard) Windows downloadmap:

Incasso betaalopdracht verwerken

<< Uitleg over context / gevolgen verwerken incassobestand >>

Klik op FINANCIËN
Klik op Incassobestanden
Zoek of filter de incasso-opdracht die u wilt intrekken
Klik op de knop Verwerking in de betreffende regel

Lasso laat een overzicht zien van de betalingsgegevens; klik op Ja ter bevestiging van de verwerking van de opdracht

De status van de incasso wordt nu automatisch gewijzigd naar Verwerkt, het incassobestand kan niet langer gedownload of ingetrokken worden.

Incasso betaalopdracht intrekken

<< Uitleg over context / gevolgen intrekken incassobestand >>

Klik op FINANCIËN
Klik op Incassobestanden
Zoek of filter de incasso-opdracht die u wilt intrekken
Klik op de knop Intrekken in de betreffende regel

Lasso laat een overzicht zien van de betalingsgegevens; klik op Ja ter bevestiging van het intrekken van de opdracht
De status van de incasso wordt nu automatisch gewijzigd naar Ingetrokken, het incassobestand kan niet langer gedownload of verwerkt worden

Incasso’s (scherm)

Het overzichtscherm Incasso’s geeft een weergave van alle factuurposten die via betaalwijze incasso verwerkt zijn. In dit scherm kunt u de voor een specifieke boekingsperiode incasso-opdrachten (gebaseerd op de incassodatum) weergeven door middel van de periodekiezer rechtsboven in het scherm.

U kunt de periode instellen op een geheel jaar (Bijv. Jaar: 2023, periode: Gehele jaar) of voor een jaardeel (Bijv. Jaar: 2023, periode: 2023 – Tweede kwartaal).

Tevens is het mogelijk de incassoposten te exporteren naar een Excel-bestand, voor gebruik buiten Lasso.

Bank

Bestemd voor:	Medewerkers (1), Systeembeheerders

In het onderdeel Bank kunnen uitgaande en inkomende banktransacties worden verwerkt. Het toevoegen van de transacties kunt u handmatig doen voor separate betalingen of overboekingen. Of, in geval van vele transacties, importeren door middel van een CAMT.053 importbestand waarmee alle transacties automatisch ingelezen en verwerkt worden in de administratie.

Om gebruik te kunnen maken van functies als facturering, incassoverwerking en automatische verwerking van bankmutaties moet in Lasso minimaal 1 Eigen bankrekening bekend zijn.

(!) Het wordt afgeraden om, wanneer u gestart bent met het importeren van banktransacties middels importbestanden, nog handmatig banktransacties toe te voegen aan Lasso als dat niet nodig is. Werken met handmatig ingevoerde individuele transacties verhoogt het risico op onregelmatigheden in uw balans en winst- en verliesrekening.

Banktransacties handmatig invoeren

(!) niet aanbevolen, kies voor import CAMT.053 bestanden)

Wanneer uw organisatie geen gebruik maakt van importbestanden, of als er een correctie doorgevoerd moet worden waarvoor een handmatige registratie noodzakelijk is, kunt u deze als volgt toevoegen aan Lasso:

Klik op FINANCIËN
Klik op Bank
Klik op de knop Toevoegen
Geef eerst de algemene gegevens in m.b.t. de bankoverschrijving (Eigen rekening, Tegenrekening, Naam, Datum, Omschrijving en Bedrag van de transactie)

(!) Na invoer (bij opslaan) controleert het systeem het rekeningnummer op volledigheid en geldigheid. Als het bankrekeningnummer niet geldig is, ontvangt u bij opslaan een waarschuwing en kan de transactie niet opgeslagen worden zonder correctie van het rekeningnummer

Klik op Opslaan
Na opslaan van de algemene gegevens verschijnt onder de regel Bedrag een nieuw invoerkader, waarin de transactie gespecificeerd kan worden. Hier geeft u aan of de transactie het resultaat is van een Uitgaande factuur, een Ontvangen factuur, een Incasso betaling of Andere betaalwijze.

Afhankelijk van het transactietype dat u kiest (Uitgaand, Ontvangen, Incasso of Anders) zal de grootboekrekening waarbinnen de mutatie verwerkt wordt automatisch aangepast worden.

Vul (voor ieder type betaling) het exacte bedrag van de factuur of incasso in:

Selecteer in de regel onder de vermelding van de grootboekrekening de factuur of het incassobestand waaraan de betaling gerelateerd is:

Na het selecteren van de bijbehorende factuur worden de kenmerken van de factuur binnen Lasso automatisch ingevuld in de velden Verwerking en Factuur (dit werkt voor uitgaande facturen alleen wanneer de factuur is vastgelegd, en voor ontvangen facturen alleen wanneer deze met de juiste kenmerken is toegevoegd aan Lasso).

(!) Met het oog-icoon aan het eind van de factuurregel kunt u een voorvertoning opvragen om de volledige factuurgegevens te bekijken, als extra controle noodzakelijk is

Klik op Opslaan om de betaling vast te leggen
U heeft nu de optie de verwerkingsregels voor deze betaling weer te geven door middel van deze knop (wanneer geactiveerd verschijnen de verwerkingsregel onderaan het scherm):

Als gewenst kunt u ook een nieuwe betaalpost toevoegen door middel van deze knop:

Wanneer u een nieuwe betaalpost toevoegt, verschijnt opnieuw een kader om de transactie in te voeren. Voer om een nieuwe betaling te verwerken de stappen uit zoals beschreven vanaf stap 6 – klik, na het invullen van de betalingsgegevens, op Opslaan om de betaling op te slaan

Na het invoeren van alle betalingen klikt u op Opslaan en sluiten om weer terug te keren naar het overzichtsscherm Bank

Ingevoerde betalingen zullen nu getoond worden in het overzichtsscherm. Verwerking van de betalingen kan automatisch (op vooraf vastgestelde tijdstippen) of handmatig plaatsvinden. Zie voor het handmatig verwerken van bankbetalingen de paragraaf Banktransacties verwerken.

Banktransacties importeren

Als u beschikt over een CAMT.053 importbestand met details van banktransacties van uw organisatie, kunt u dit bestand inladen in Lasso om geautomatiseerd de overeenkomstige verwerkingsregels voor uw financiële administratie aan te maken. Voor meer informatie over het verkrijgen of downloaden van een CAMT.053 importbestand voor rekening(en) van uw organisatie, raadpleeg uw bank.

Bankmutaties die middels een CAMT-bestand geïmporteerd worden, worden in eerste instantie verwerkt naar grootboekrekening 2000 (“Nog te coderen posten c.q. vraagposten”). Na de gegevensimport kunnen de mutaties/transacties toegewezen worden aan de juiste grootboekrekeningen.

(!) Om bankmutaties te kunnen importeren in Lasso, is noodzakelijk dat de bankrekening waarvan gegevens geïmporteerd worden is toegevoegd aan Lasso (onder: Eigen bankrekeningen).

Het importeren van gegevens in een importbestand in Lasso doet u als volgt:

Klik op FINANCIËN
Klik op Bank
Klik op de knop Importeren

Klik in het importeerscherm op de regel Selecteer een CAMT.053 bestand…

(!) De bestanden binnen het aangeleverde of gedownloade importbestand zijn van het bestandsformaat .xml

Zoek het juiste importbestand via uw bestandsverkenner, en dubbelklik erop om het aan Lasso toe te voegen, klik vervolgens op Importeren

Als het bestand het juiste bestandsformaat heeft en te importeren gegevens bevat, zal Lasso dat tonen in een overzicht:

Klik hierna op Sluiten

Na het importeren van het bestand verschijnen de gegevens in het overzichtsscherm Bank, en kunnen ze verwerkt worden in de financiële administratie.

Bankmutaties verwerken in de administratie

Het verwerken van mutaties houdt in dat ingevoerde of geïmporteerde mutaties binnen de administratie juist verwerkt worden (als ontvangen factuur, uitgaande factuur, incassobetaling of andere transactie) worden, en aan de juiste grootboekrekenining worden toegewezen.

Binnen Lasso is het mogelijk om bankmutaties handmatig dan wel geautomatiseerd te verwerken: Bij handmatige verwerking worden de mutaties door een handeling aan de juiste grootboekrekening toegewezen, bij automatische verwerking gebeurt dit op basis van vooraf gedefinieerde regels die bepalen op welke grondslag de mutatie in de administratie verwerkt wordt.

In paragraaf Bankmutaties importeren is beschreven dat alle geïmporteerde bankmutaties in eerste instantie op grootboekrekening 2000 (“Nog te coderen posten c.q. vraagposten”) geplaatst worden. Deze rekening is een zgn. tussenrekening, waar mutaties tijdelijk worden geplaatst in afwachting van verwerking naar de juiste grootboekrekening. (Daarnaast is rekening 2000 een balansrekening, hetgeen inhoudt dat de rekening op 0 moet staan aan het einde van het boekjaar).

Zodra bankmutaties zijn geïmporteerd in uw Lasso-omgeving, kunnen ze vervolgens met de hand dan wel automatisch verwerkt worden, en worden ze na verwerking correct weergegeven in o.a. de balans en winst- en verliesrekening.

Bankmutaties handmatig verwerken | Bankmutaties automatisch verwerken

Verwerkingsstatus controleren

Na het importeren of handmatig toevoegen van bankmutaties kunnen ze, waar nodig, verder verwerkt worden in de administratie. In het overzichtsscherm Bank ziet u in de kolom Verwerkt welke status een in Lasso opgenomen bankmutatie heeft.

De verwerkingsstatus van een bankmutatie wijzigt naar voltooid (✓) wanneer alle transacties binnen de bankmutatie geboekt zijn naar een rekening anders dan grootboekrekening 2000 (“Nog te coderen”).

In onderstaande afbeelding is bijvoorbeeld alleen Transactie 1 verwerkt. De overige mutaties dienen nog verwerkt te worden.

Bankmutaties handmatig verwerken

Handmatig verwerken van mutaties die geïmporteerd maar nog niet verwerkt zijn (als ontvangen factuur, uitgaande factuur, incassobetaling of anders) en daarmee nog niet aan de juiste grootboekrekening zijn toegewezen, doet u als volgt:

Klik op FINANCIËN
Klik op Bank
Selecteer in het overzichtsscherm de mutatie/transactie(s) die u wilt verwerken

(Om bijvoorbeeld alle niet-verwerkte transacties te selecteren voor weergave, zet het selectiefilter voor Verwerkt op waarde: Nee)

Klik in een regel van een nog niet verwerkte mutatie op de knop Bewerken:

Geef bij Betaling voor aan of de betaling een Uitgaande Factuur, Ontvangen Factuur, Incassobetaling of Anders betreft:

Kies:

Uitgaande factuur	Als sprake is van een deelnemer die betaald heeft op basis van factuur Er verschijnen nieuwe regels in het kader. Een van die regels is de 1300 regel waaraan alle uitgaande facturen (van de deelnemer die de betaling verschuldigd is) aan zijn gekoppeld. Vul vervolgens het boekingsnummer van de factuur (Verwerking) of het factuurnummer (Factuur) zelf in, of selecteer de bijbehorende factuur in de balk "zoek en kies een uitgaande factuur". De zoekopdracht kan verfijnd worden door een kenmerk in de balk te typen, zoals de naam van een deelnemer. Lasso laat per factuur tevens zien wat het openstaande saldo is; als daarop al een deelbetaling op heeft plaatsgevonden wordt dat getoond bij Saldo. Let op: als de bankmutatie verwerkt moet worden over meerdere facturen, sla de instellingen tussentijds op via Opslaan en klik op + voor een nieuwe regel.
Inkomende factuur	Als sprake is van een ontvangen factuur Er verschijnen nieuwe regels. Een van die regels is de 1600 regel waaraan alle uitgaande facturen (van de deelnemer die de betaling verschuldigd is) aan zijn gekoppeld. Vul vervolgens het boekingsnummer van de factuur (Verwerking) of het factuurnummer (Factuur) zelf in, of selecteer de bijbehorende factuur in de balk "zoek en kies een uitgaande factuur". De zoekopdracht kan verfijnd worden door een kenmerk in de balk te typen, zoals de naam van een deelnemer. Lasso laat per factuur tevens zien wat het openstaande saldo Let op: als de bankmutatie verwerkt moet worden over meerdere facturen, sla de instellingen tussentijds op via Opslaan en klik op + voor een nieuwe regel.
Bank Incassobetaling	Als sprake is van een incasso-bestand Er verschijnen nieuwe regels. Een van die regels is de 1301 regel waaraan alle uitgaande facturen (van de deelnemer die de betaling verschuldigd is) aan zijn gekoppeld. Vul vervolgens het boekingsnummer van de factuur (Verwerking) of het factuurnummer (Factuur) zelf in, of selecteer de bijbehorende factuur in de balk "zoek en kies een uitgaande factuur". De zoekopdracht kan verfijnd worden door een kenmerk in de balk te typen, zoals de naam van een deelnemer. Lasso laat per factuur tevens zien wat het openstaande saldo is; als daarop al een deelbetaling op heeft plaatsgevonden wordt dat getoond bij Saldo. Let op: als de bankmutatie verwerkt moet worden over meerdere facturen, sla de instellingen tussentijds op via Opslaan en klik op + voor een nieuwe regel.
Anders	Als in de administratie geen onderliggende gegevens zijn opgenomen die aan de betaling kunnen worden gekoppeld U selecteert hierbij zelf handmatig de rekening waarop de transactie weggeschreven moet worden.

Klik na het verwerken van alle posten op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm

Bankmutaties automatisch verwerken

Naast het handmatig verwerken van geïmporteerde bankmutaties, is het ook mogelijk deze via automatische regels te laten verwerken binnen uw administratie. De automatische verwerking vindt plaats op basis van onder FINANCIËN > (Toevoegen:) Automatisch verwerken opgenomen verwerkingsregels. Binnen Automatisch verwerken kan ingesteld worden dat mutaties na het importeren, waarbij ze op de tijdelijke rekening 2000 geplaatst worden, met één druk op de knop toegeschreven kunnen worden aan de bijbehorende grootboekrekening, op basis van een of meerdere van de volgende eigenschappen:

* Eigen rekening

* Minimum bedrag

* Maximum bedrag

* Tegenrekening

* Tegenrekening naam

* Tekst in omschrijving

Wanneer deze verwerkingsregels zijn ingesteld , kunnen in het overzichtsscherm Bank alle nog niet verwerkte mutaties met een druk op de knop verwerkt worden.

Instellen verwerkingsregels voor Automatisch verwerken

Voor alle geïmporteerde bankmutaties die nog op de tijdelijke rekening 2000 (“Nog te coderen..”) staan, geldt dat zij automatisch naar de juiste grootboekrekening binnen de administratie verwerkt kunnen worden als daarvoor een verwerkingsregel is ingesteld. Automatische verwerking wordt, na activatie, toegepast op basis van bepaalde voorwaarden die in de bijbehorende verwerkingsregel opgenomen zijn.

Om een verwerkingsregel in te stellen, dient u de volgende stappen uit te voeren:

Klik op FINANCIËN
Klik op Automatisch verwerken
Klik op de knop Toevoegen
Kies de Eigen bankrekening waarvoor de verwerkingsregel actief is, en een Omschrijving ter herkenning van de verwerking (in het overzichtsscherm)
Het Rangnummer bepaalt de positie van de regel in de volgorde van afhandeling. In geval van een lager rangnummer (bijv. 10) zal de regel eerder uitgevoerd worden dan een regel met een hoger rangnummer (bijv. 30)
Geef bij Verwerk naar rekening de grootboekrekening op waarop de mutatie geboekt moet worden
Geef een Omschrijving van de transactie in
Met Minimum bedrag en Maximum bedrag wordt de reikwijdte bepaald van de verwerkingsregel. Het (zorgvuldig) bepalen van een minimum en maximum bedrag voorkomt dat andere transacties van een deelnemer (bijv. maandelijkse contributies vs. een storting in het onderhoudsfonds) ook op basis van deze regel verwerkt worden

(!) Het is mogelijk het minimum en maximum bedrag positief of negatief in te stellen. Betaling van een deelnemer dient u met positieve getallen (bedragen) in te vullen, terwijl betalingen van uw organisatie aan de deelnemer negatief (inclusief “-“ minus) aangeduid moeten worden, bijv:

Contributieverplichting á €100 per maand - Minimum bedrag: €90, Maximum bedrag: €110

Periodieke terugbetaling aan deelnemer - Minimum bedrag: -€90, Maximum bedrag: -€110

Geef bij Tegenrekening de rekening van de wederpartij (bijv. deelnemer) in
Geef bij Tegenrekening naam de exacte tenaamstelling van die rekening in
Geef bij Omschrijving een of meerdere kenmerken op die deel uit (kunnen) maken van de beschrijving in de overboeking
Klik op Opslaan en sluiten om de verwerkingsregel op te slaan en terug te keren naar het overzichtsscherm

Na het opslaan van de regel zal deze toegepast worden wanneer automatische verwerking gestart[E1] wordt binnen het overzichtsscherm Bank.

(!) Het rangnummer van de regel bepaalt wanneer deze uitgevoerd wordt in relatie toe andere verwerkingsregels. Deze instelling kan effect hebben op het verwerkingsresultaat. Als u vragen heeft over het correct instellen van Automatische verwerking, neem dan contact op met Lasso Concepten.

Activeren van Automatische verwerking

Wanneer de verwerkingsregels voor mutaties zijn toegevoegd, is het automatisch verwerken van mutaties op de volgende wijze te starten binnen Lasso:

Klik op FINANCIËN
Klik op Bank
Selecteer in het overzichtsscherm de transactie(s) die u wilt verwerken

(Om bijvoorbeeld alle niet-verwerkte transacties te selecteren voor verwerking, zet u het selectiefilter voor Verwerkt op waarde Nee)

Klik na het maken van de toepasselijke selectie op Verwerken
In het hierna volgende scherm vraagt Lasso om bevestiging van de verwerking, klik op Ja
Vervolgens wordt een overzicht getoond van de aanpassingen die plaats zullen vinden:
Als de gegevens kloppen, klik op Klaar

Na afronding zullen de mutaties verwerkt worden in de administratie volgens de verwerkingsregels waaraan ze voldoen.

Eigen bankrekening toevoegen

Om gebruik te kunnen maken van Lasso-functies als facturering, het aanmaken van incassobestanden, en verwerking van bankmutaties, is noodzakelijk dat voor uw organisatie één of meerdere bankrekeningen toegevoegd zijn.

Tijdens de implementatie van Lasso zal zeer waarschijnlijk al een eerste eigen bankrekening toegevoegd zijn. Aanvullende of nieuwe Eigen bankrekeningen kunnen alleen ingevoerd worden door een systeembeheerder, op de volgende wijze:

Klik op FINANCIËN
Klik op Eigen bankrekeningen (in menu-onderdeel: Toevoegen)
Klik op de knop Toevoegen
Voer bij IBAN het bankrekeningnummer in (deze waarde wordt gevalideerd, bij een verkeerde of incomplete invoer zal Lasso een foutmelding weergeven)
Geef bij Omschrijving een beschrijving van de rekening in (deze beschrijving zal alleen ter herkenning zichtbaar zijn in het overzichtsscherm, niet voor deelnemers)
Vink de optie Handmatig invoeren alleen aan wanneer u voor deze rekening handmatig bankmutaties wilt kunnen invoeren

(!) Het handmatig invoeren van bankmutaties wordt sterk afgeraden als u gebruik maakt van Automatisch verwerken / CAMT importbestanden

Selecteer bij Grootboekrekening de bijbehorende rekening binnen de Lasso administratie

(!) Voor Eigen bankrekeningen zijn binnen Lasso de grootboekrekeningen 1100 tot 1104 gereserveerd, u dient een van deze rekeningen te kiezen:

(Als een rekening al in gebruik is voor een anndere Eigen rekening, geeft Lasso een foutmelding na opslaan)

Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Eigen bankrekening

Na opslaan van de Eigen rekening zal deze beschikbaar zijn binnen de gerelateerde financiële functies binnen Lasso, onder het veld Eigen rekening.

Eigen bankrekening bewerken of verwijderen

Eigen bankrekeningen kunnen alleen bewerkt of verwijderd worden door systeembeheerders. De volgende stappen kunnen gevolgd worden om een eigen bankrekening aan te passen/verwijderen:

Klik op FINANCIËN
Klik op Eigen bankrekeningen (in menu-onderdeel: Toevoegen)
Selecteer de juiste bankrekening en klik in de betreffende regel op het Pen-icoon om te bewerken, of het Prullenbank-icoon om te verwijderen:

Voor bewerken: Zie voor meer info de beschrijving bij Eigen bankrekening toevoegen

Voor verwijderen:

Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen, bevestig met Zeker?

(!) Als de eigen bankrekening nog in gebruik is binnen lopende banktransacties en mutaties zal deze niet te verwijderen zijn door Lasso; in dat geval volgt een foutmelding met toelichting. Neem, als u de oorzaak van het niet kunnen verwijderen van de rekening niet kunt herleiden, contact op met Lasso Support.

Klik op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm Eigen bankrekeningen

Na verwijderen van de eigen rekening zal deze niet meer bruikbaar zijn binnen financiële verwerkingsfuncties binnen Lasso.

Financieel inzicht en balansbeheer

Balans

Bestemd voor:	Medewerkers (1), Systeembeheerders

De balans geeft een overzicht van alle bezittingen, schulden en eigen vermogen van uw organisatie op een bepaald moment, en kan gebruikt worden om de financiële situatie van de organisatie te beoordelen.

In dit scherm kunt u door middel van de periodekiezer een weergave van de balans tonen voor een bepaalde periode. Met het linkerdeel van de peridoekiezer kunt u een jaar selecteren, met het rechterdeel een specifieke periode (kwartaal) binnen het jaar. De standaardinstelling toont het gehele jaar, wanneer in het linkerveld een jaartal is gekozen. U kunt de periode verkleinen door in het rechterveld een kwartaal te kiezen.

Jaarselectie:

Kwartaalselectie:

Rekeningen met nulsaldo uitsluiten:

U kunt via dit scherm de balans rechtstreeks inzien en weergeven per periode. Daarnaast kun u de balansgegevens exporteren naar een Excel-bestand. Voor de uitvoering daarvan, zie: Overige functies en instellingen: Exporteren (algemene functie)

Winst en Verlies

Medewerkers (1), Systeembeheerders

De winst- en verliesrekening, ook bekend als inkomsten- en uitgavenrekening, geeft de inkomsten en uitgaven van uw organisatie over een bepaalde rekening weer. Zij geeft inzicht in de belangrijkste bronnen van inkomsten en uitgaven (per kostenplaats), en helpt om de financiële prestaties van uw organisatie te beoordelen.

In dit scherm kunt u door middel van de periodekiezer de winst- en verliesrekening tonen voor een bepaalde periode. Met het linkerdeel van de periodekiezer kunt u een jaar selecteren, met het rechterdeel een specifieke periode (kwartaal) binnen dat jaar. Voor de weergave van de winst- en verliesrekening kan ook gefilterd worden per kostenplaats:

Jaarselectie:

Kwartaalselectie:

Rekeningen met nulsaldo uitsluiten:

Filteren op specifieke kostenplaats:

Aanvullend kunt u de winst- en verliesgegevens exporteren naar een Excel-bestand door in het overzichtsscherm op Exporteren te klikken, een van de voorgestelde exporttypen te selecteren en op de bijbehorende downloadknop te klikken:

Openstaand

Medewerkers (1), Systeembeheerders

Openstaand geeft een overzicht van alle facturen en incassobetalingen die nog niet voldaan zijn. In dit scherm kunt u door middel van de periodekiezer alle openstaande betaalverplichtingen tonen en deze desgewenst filteren op een bepaalde periode. Tevens heeft u de mogelijkheid om op basis van individuele factuur- of incassokenmerken te zoeken naar een bepaalde (verzameling) betaalverplichtingen.

Met het linkerdeel van de periodekiezer kunt u een jaar selecteren, met het rechterdeel een specifieke periode (kwartaal) binnen het jaar. De standaardinstelling toont het gehele jaar, wanneer in het linkerveld een jaartal is gekozen. U kunt de periode verkleinen door in het rechterveld een kwartaal te kiezen. Binnen Openstaand kan ook gefilterd worden op type factuur.

Jaarselectie:

Kwartaalselectie:

Type betaalverplichting:

Daarnaast kun u gegevens m.b.t. openstaande facturen exporteren naar een Excel-bestand. Voor de uitvoering daarvan, zie: Overige functies en instellingen: Exporteren (algemene functie)

Journaal

Medewerkers (1), Systeembeheerders

Memoriaal

Medewerkers (1), Systeembeheerders

Met het memoriaal kunnen boekingen worden uitgevoerd die in de dagelijkse administratie gebruikelijkerwijs niet vaak voorkomen. In het algemeen vinden financiële boekingen plaats vanuit de Bank (bankboek) of Ontvangen en Uitgaande facturen. Memoriaalboekingen hebben betrekking op correcties die niet in de normale dagboeken kunnen worden afgehandeld, zoals bijvoorbeeld het invoeren van de beginbalans of jaarafsluiting, of interne overboekingen.

Memoriaalboeking uitvoeren

Om memoriaalboekingen door te voeren in Lasso, doet u het volgende:

Klik op FINANCIËN
Klik op Memoriaal
Klip op de knop Toevoegen
Kies de gewenste Verwerkingsdatum

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Geef een omschrijving op van de boeking (verplicht veld)
Vul bij de verwerkingsregel het (bij/af) bedrag voor de memoriaalboeking in, selecteer de grootboekrekening en eventueel de kostenplaats waarop de boeking doorgevoerd moet worden
Als u meerdere memoriaalboekingen wilt doorvoeren, klik dan op + in de grijze balk en herhaal bovengenoemde stappen

U kunt de boekingen tussentijds opslaan door op Opslaan te klikken
Als u alle memoriaalboekingen hebt ingevoerd, klik dan op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Memoriaal.

De wijzigingen zijn nu doorgevoerd in uw financiële administratie. Via de Balans of de Winst- of Verliesrekening kunt u controleren of de aanpassingen resulteren in een nulbalans.

Memoriaalboeking factureren

Het "weg boeken" van facturen verloopt op nagenoeg identieke wijze als de algemene memoriaalboeking. In deze handeling dient echter voor de grootboekrekening 1300-rekening gekozen worden, om de boeking als (uitgaande) correctiefactuur te kunnen verwerken, of voor de 1600-rekening om een ontvangen of correctiefactuur te kunnen verwerken. Bij beide verschijnt dan een invulveld voor het factuurnummer.

Klik op FINANCIËN
Klik op Memoriaal
Klip op de knop Toevoegen
Kies de gewenste Verwerkingsdatum

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Geef een omschrijving op van de boeking (verplicht veld)
Vul bij de verwerkingsregel het (bij/af) bedrag voor de memoriaalboeking in
Selecteer bij grootboekrekening rekening 1300 (Debiteuren) om een uitgaande correctiefactuur te genereren, of voor rekening 1600 (Crediteuren) om een ontvangen correctiefactuur te vewerken
Er verschijnt nu een extra invoerveld Factuur, vul hier het juiste factuurnummer in
Als u meerdere memoriaalboekingen (met facturatie) wilt doorvoeren, klik dan op + in de grijze balk en herhaal bovengenoemde stappen

U kunt de boekingen tussentijds opslaan door op Opslaan te klikken
Als u alle memoriaalboekingen hebt ingevoerd, klik dan op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Memoriaal.

Verwerkingsregels

Medewerkers (1), Systeembeheerders

Begroting

Bestemd voor:	Medewerkers (1), Systeembeheerders

Binnen Lasso bestaat de mogelijkheid een of meerdere begrotingen op te stellen, en deze toe te passen op de financiële situatie (de grootboekrekening) van uw organisatie. Voor het opstellen van een begroting maakt u eerst de relevante begrotingsperiode aan (als deze nog niet bestaat binnen Lasso) en past u vervolgens een begrotingsoverzicht toe op de betreffende periode.

Begrotingsoverzichten

Begrotingsperiode aanmaken

Als voor uw organisatie nog geen standaard begrotingsperioden aangemaakt zijn, of u wilt een begroting toepassen op een afwijkende periode, kunt u de periode als volgt aanmaken:

Klik op FINANCIËN
Klik op Begrotingsperioden
Controleer in het overzichtsscherm of de periode waarvoor u een begroting op wilt stellen al getoond wordt in het scherm (a.d.h.v. kolommen Periode-start en Periode-eind)
Ontbreekt de gewenste periode, klik dan op de knop Toevoegen
Geef een Naam op voor de periode
Geef de gewenste Periode in

(!) De in het drop-down beschikbare begrotingsperioden zijn gebaseerd op de perioden die onder Functionele Instellingen van Financiën gedefinieerd zijn. Gebruikers met de rol systeembeheerder kunnen een periode toevoegen of wijzigen

Selecteer de grootboekrekening(en) waarvan een bedrag begroot dient te worden
Klik na het selecteren van de grootboekrekening op Bedrag
Vul het bedrag in en specificeer of dit een inkomstenpost of uitgavenpost betreft (kolom Inkomsten/Uitgaven) – Klik evt tussentijds op Opslaan om de instellingen
Selecteer desgewenst aanvullende posten en herhaal stap 9 tot de instellingen compleet zijn
Klik ten slotte op Opslaan en sluiten om de begrotingsperiode en –instellingen op te slaan

De opgeslagen begrotingsperiode kan nu gebruikt worden in Begrotingsoverzichten.

Begrotingsperiode kopiëren/overnemen

Als u een al aangemaakte begrotingsperiode wilt overnemen in een nieuwe, bijvoorbeeld om een begroting over een eerdere periode (deels) over te nemen naar een volgend tijdvak, bestaat de mogelijkheid om een eerder aangemaakte begrotingsperiode te kopiëren.

Klik op FINANCIËN
Klik op Begrotingsperioden
Klik op de knop Toevoegen
Geef een Naam in voor de nieuwe begrotingsperiode
Selecteer de betreffende Periode in het drop-down menu

(!) De in het drop-down beschikbare begrotingsperioden zijn gebaseerd op de perioden die onder Functionele Instellingen van Financiën gedefinieerd zijn. Gebruikers met de rol systeembeheerder kunnen een periode toevoegen of wijzigen

Vul nog geen begrotingsposten/bedragen in. Klik in plaats daarvan op Opslaan en sluiten
Zoek in het overzichtsscherm de begrotingsperiode die u zojuist aangemaakt hebt
Klik in de betreffende regel op het sleutel-icoon:

Selecteer de begrotingsperiode die u wilt overnemen in de nieuwe:

Selecteer de gewenste van gegevensovername (alles behouden / rekeningposten & bedragen verwijderen / alleen rekeningposten behouden):

Klik op Kopieer en bevestig met Zeker?

Na afronden van deze actie zal na terugkeer in het overzichtsscherm een nieuwe begrotingsperiode toegevoegd zijn met de door u gekozen instellingen.