Starten met Lasso, module 3

Planmatig werken: het vergaderschema

In deze module leer hoe je een vergaderschema kunt inbrengen en iedereen kunt betrekken bij het organiseren van een vergadering.

Introductie tot planmatig werken

Huurdersorganisaties werken vaak op basis van een werkplan, waarin een vergaderschema is opgenomen. Dit vergaderschema geeft inzicht in de verschillende soorten van overleg en wie daaraan moet deelnemen. In Lasso+ onderscheiden twee soorten van overleg: interne overleggen en externe overleggen.

1. Interne overleggen zijn overleggen met alleen mensen van de huurdersorganisatie zoals een bestuursvergadering, een interne werkgroep of een bewonerscommissie.
2. Externe overleggen zijn overleggen met mensen van de corporatie, van de gemeente en bijvoorbeeld collega huurdersorganisaties.

Uiteraard kan er een verdere indeling gemaakt worden in soorten van overleggen. Maar het advies is om het zo eenvoudig mogelijk te houden. Verder is het verstandig om voor alle overleggen een vaste benaming te gebruiken zoals bijvoorbeeld: 'bestuursvergadering' (interne vergadering) of 'beleidsoverleg corporatie' (externe vergadering).

Video invoegen

Planmatig werken!

Inspanning vooraf leidt het gemak en structuur

Het voeren van een goede administratie moet uiteindelijk leiden tot gemak. Om dat gemak te bereiken moet je er eerst energie in stoppen. Voer dan ook eerst het vergaderschema van het komende jaar in. Deze tijdsinvestering geeft degene die belast is met het organiseren van de vergaderingen het hele jaar gemak en helpt de planning vast te houden. Daarnaast leidt dit tot meer betrokkenheid van de deelnemers van het overleg.

Video invoegen

Procedure om een overleg te organiseren

Hieronder volgt een korte uitleg om een overleg te organiseren. Je organiseert overleggen in Lasso via het menu activiteiten. In onderdeel 3.2 tot en met 3.4 volgt een uitleg op basis van een stappenplan om een activiteit te organiseren.

1. Je gaat via het menu "dossiers" naar het submenu activiteiten in klikt linksonder op toevoegen.
2. Je vult de gegevens van het betreffende overleg in en kiest de groep die toegang moet hebben tot het overleg. Dit zijn dan ook de deelnemers die worden uitgenodigd.
3. Vervolgens plan je de herinneringen en de berichten.
   1. je stelt een herinnering in voor jezelf zodat je een mail ontvangt dat je bijvoorbeeld het verslag moet toevoegen aan de activiteit. Die herinnering stel je in op ongeveer 2,5 week voor de vergaderdatum
   2. je stel het eerste bericht in op twee weken voor de vergadering. In dit bericht worden deelnemers gevraagd om desgewenst inbreng te hebben op het overleg. Bijvoorbeeld door een onderwerp aan te dragen of anderszins een opmerking te maken. Dat kan dan in de persoonlijke omgeving.
   3. het tweede bericht stel je in op één week voor de vergadering. In dat bericht attendeer je de deelnemers dat de (concept)agenda en de dan al beschikbare stukken klaar staan.
   4. Het derde bericht stel je in op drie dagen voor de vergadering als reminder. NB bij alle berichten wordt een vraag meegestuurd of de betreffende deelnemer wel of niet aanwezig is (deze functie moet nog worden opgeleverd).
   5. Tot slot stel je de meldingen in op een dag na het tweede bericht. Dat betekent dat de deelnemers een melding krijgen als er nog iets wijzigt in de vergaderagenda.

Maximale ondersteuning

Met een dergelijk aanpak word je maximaal ondersteunt om je vergadering te organiseren. Uiteraard word je in een keurslijf geduwd maar het helpt om planmatig te werken. Als je ziet aankomen dat je bij een bepaald overleg de planning niet haalt kun je de verzenddatums uiteraard aanpassen.

Vergaderschema toevoegen

Video toevoegen

Toevoegen van een vergaderschema aan activiteiten

1. Ga naar het menu Documenten en klik op het submenu Activiteiten

2. Klik vervolgens linksonder op toevoegen.

Je komt dan op een pagina met verschillende tabbladen. In de volgende hoofdstukken hebben we de stappen per tabblad op een rij gezet.

NB Na het toevoegen van één activiteit kun je deze eenvoudig kopiëren naar de volgende activiteit

Tabblad “Activiteit”

1. Vul bij het veld “Aanvang” en “Einde” de gewenste datum en tijd.
2. Geeft deze activiteit een titel en geef deze activiteit desgewenst een omschrijving/ toelichting.
3. Kies vervolgens bij deelnemer de deelnemer als deze activiteit aan een deelnemer gekoppeld moet worden.
4. Kies een locatie door in de regel te klikken => type dan de naam van de locatie en deze verschijnt in de lijst. NB verschijnt deze niet in de lijst voeg deze dan eerst toe bij de deelnemers via het menu: Relaties => Deelnemers
5. Kies een adres door in de regel te klikken => type dan de naam van het adres en deze verschijnt dan in de lijst. NB verschijnt deze niet in de lijst voeg deze dan eerst toe bij de adressen via het menu: Relaties => Adressen
6. Kies de gewenste categorie
7. Klik op “opslaan”

Tabblad “stukken”

Sla dit voor nu over. Bij de stap over het toevoegen van stukken komen we hier op terug.*

Tabblad “Delen”

1. Klik in de regel groepen om één of eerdere groepen toe te voegen om deze “leesrechten” te geven in deze activiteit en klik op “opslaan”
2. Als deze activiteit is gekoppeld aan een deelnemer verschijnt de deelnemer onder het tabblad “Delen”. Door een vinkje te zetten wordt de activiteit persoonlijk en verschijnt in de persoonlijke omgeving van de deelnemer. NB als de deelnemer wordt verwijderd wordt ook de activiteit ook verwijderd.
3. Optioneel: Klik vervolgens in de regel “Upload groep” om een groep van deelnemers de rechten te geven om stukken toe te voegen aan het activiteit en klik op “opslaan”.
4. Optioneel: Klik vervolgens op de regel “Beheerder” en kies een deelnemer die de rechten krijgt om deze activiteit te beheren (stukken verwijderen, aanpassen en activiteit aan te maken).
5. Klik op “Opslaan”

Tabblad “Herinnering” (indien gewenst)

Een herinnering kun je instellen om jezelf bij de les te houden. Zeker als je een reeks van activiteiten hebt klaargezet kan het handig zijn om voor jezelf een herinnering in te stellen voordat de eerste berichten worden verstuurd. Bijvoorbeeld om jezelf eraan te herinnering om het verslag van de vorige vergadering toe te voegen. Ga als volgt te werk.

1. Zet een vinkje bij “Herinnering” om de herinnering te activeren,
2. Geef bij “Stuur vanaf” de datum op vanaf wanneer de herinnering verstuurd moet worden.
3. Geef bij “Ontvanger” de ontvanger op die de herinnering moet ontvangen. NB dit kunnen alleen de deelnemers zijn die kunnen inloggen in de administratieve omgeving van Lasso. NB zet de herinnering uit door het vinkje weg te halen bij “Herinnering”.
4. Plaats bij het veld “Opmerking” een begeleidende tekst of instructie.
5. Klik op “Opslaan”

NB de herinnering wordt dagelijks gestuurd totdat het vinkje wordt uitgezet.

Tabblad “Berichten”

Met berichten kun je plannen

Afhankelijk van je werkwijze kun je deze berichten inzetten om het voorbereidende proces te ondersteunen. Het idee is dat je alles klaar zet zodat als er eenmaal gepland is je automatisch door het proces wordt getrokken.

Zoals je eerder hebt kunnen lezen onder het kopje "handig om te weten" wordt hier de procedure voorgesteld waarbij iedereen wordt betrokken bij de voorbereiding van de vergadering.

Tijdlijn

[DIAGRAM]

Aantal berichten vooraf

In dit voorbeeld worden drie berichten ingesteld. Als je dit te veel vindt kun je uiteraard ook met één of twee berichten volstaan. Zeker in combinatie met de meldingen als er iets toegevoegd wordt is dit wellicht wat veel.

Bericht 1: Voor de voorbereiding

1. Zet een vinkje bij het bericht als je een bericht wil versturen
2. Vul bij "Versturen per" de datum in wanneer je dit bericht wil versturen. Standaard wordt daar de datum van twee weken vooraf ingevuld
3. Geeft het bericht een onderwerp: in het voorbeeld "Voorbereiding van de bestuursvergadering van ...."
4. Maar het bericht op dat je wil versturen in dit bericht
5. Tot slot kun je bij verstuur als test een vinkje zetten en je zelf een test bericht sturen om te beoordelen of het bericht goed is opgesteld. NB het bericht wordt verstuurd als je op opslaan klikt.

Bericht 2: De stukken staan voor je klaar

1. Zet een vinkje bij het bericht als je een bericht wil versturen
2. Vul bij "Versturen per" de datum in wanneer je dit bericht wil versturen. Standaard wordt daar de datum van een week vooraf ingevuld
3. Geeft het bericht een onderwerp: in het voorbeeld "De vergaderstukken staan voor je klaar in de persoonlijke omgeving"
4. Maar het bericht op dat je wil versturen in dit bericht
5. Tot slot kun je bij verstuur als test een vinkje zetten en je zelf een test bericht sturen om te beoordelen of het bericht goed is opgesteld. NB het bericht wordt verstuurd als je op opslaan klikt.

Bericht 3: Herinnering instellen

1. Zet een vinkje bij het bericht als je een bericht wil versturen
2. Vul bij "Versturen per" de datum in wanneer je dit bericht wil versturen. Standaard wordt daar de datum van twee dagen vooraf ingevuld
3. Geeft het bericht een onderwerp: in het voorbeeld "over twee dagen vindt de bestuursvergadering plaats. Je krijgt deze mail ter herinnering.
4. Maak het bericht op dat je wil versturen in dit bericht
5. Tot slot kun je bij verstuur als test een vinkje zetten en je zelf een test bericht sturen om te beoordelen of het bericht goed is opgesteld. NB het bericht wordt verstuurd als je op opslaan klikt.

Tabblad “melding” (indien gewenst)

1. Zet een vinkje bij “melding” om de melding te activeren zodat bij een wijziging in deze activiteit degene die toegang tot deze activiteit hebben een melding ontvangen,
2. Geef bij “Stuur vanaf” de datum op vanaf wanneer de herinnering verstuurd moet worden.
3. Geef bij “Stuur tot” de datum op tot wanneer de herinnering verstuurd moet worden.
4. Geef bij “Verstuur” de frequentie aan hoe vaak de melding moet worden verstuurd.
5. Klik op “Opslaan”

Tabblad “Logboek”

1. Het Logboek is verder niet instelbaar maar geeft een overzicht van alle mutaties in deze activiteit.

Kopiëren van een activiteit

Als je meerdere overleggen moet plannen voor dezelfde groep, bijvoorbeeld een bestuursvergadering, dan kun je deze eenvoudig kopiëren. Dit kan door op het kopieer icoontje te klikken op het einde van de regel.

Als je op het icoontje hebt geklikt verschijnt er een pop-up waarin je de datum van het nieuwe overleg kunt invoeren en pas desgewenst de titel voor de activiteit aan. Wat gebeurt er vervolgens:

1. Lasso kopieert alle kernmerken van deze activiteit naar de nieuwe activiteit met uitzondering van documenten.
2. Lasso past dan ook alle meldingen en mailberichten voor uitnodigingen aan op basis van dezelfde ingestelde tijd op de dag zoals in de originele activiteit zijn opgenomen.

Snelstart stukken invoeren

Het toevoegen van stukken standen/ post en of notities) wordt in module 4 uitgebreid behandeld. Dit onderdeel betreft een snelstart om stukken toe te voegen aan de activiteit.

Stap 1

Klik in het hoofdmenu op 'Documenten' en klik in het menu dat daarna. verschijnt op 'Activiteiten'. Er komt dan een overzicht in beeld met alle activiteiten.

Stap 2

Klik vervolgens op het einde van de regel van de betreffende activiteit op het pennetje. Het formulier om de activiteit te bewerken wordt dan geopend.

Stap 3

Klik dan op het tabblad stukken en klik daarna op 'Bestand (of poststuk of notitie) toevoegen'.

NB is het bestand al opgeslagen in Lasso ga dan verder bij stap 5

Stap 4

Er verschijnt dan een scherm waarin bestanden kunnen worden toegevoegd. Klik op de regel 'bestanden' op het icoontje met met het pijltje omhoog en voeg één of meerdere bestanden toe. 

1. Laat het invulveld 'onderwerp' leeg bij het toevoegen van meerdere bestanden. Het onderwerp wordt dan (na het opslaan) automatisch ingevuld met de naam van het bestand.
2. Kies bij het veld deelnemer als het bestand betrekking heeft op een persoon of laat dat veld leeg. Datzelfde geldt ook voor het veld organisatie.
3. Bij het veld 'notitie' kun je eventueel een korte beschrijving geven van het document.
4. Kies bij het veld "persoonlijk voor" een deelnemer als het een persoonlijk stuk betreft. Door deze keuze wordt het stuk automatisch verwijderd als die betreffende deelnemer wordt verwijderd.
5. Selecteer daarna een categorie
6. Optioneel: Voeg onder het tabblad delen de stukken óók toe aan een dossier. 
7. Klik op “opslaan”

Stap 5

1. Ga via het menu documenten naar het submenu notitie, poststuk of bestand en zoek de betreffende notitie of bestand.
2. Klik dit open door op het einde van de regel op het pennetje te klikken en klik op het tabblad delen.
3. Klik vervolgens in het veld activiteit en zoek de activiteit op waaraan je de notitie of bestand wil toevoegen.
4. Klik deze aan en klik op opslaan en sluiten. De notitie of bestand is dan toegevoegd aan de activiteit.