Relaties - Test

Zoeken en filteren

In alle overzichtsschermen binnen Documenten kunt u op eenvoudige wijze de weergave van uw administratie filteren en zoeken op bepaalde kenmerken van verschillende Documenten.

Deze functies zijn voor ieder type document afzonderlijk beschikbaar in het overzichtsscherm, en voor alle typen documenten (verzameld) onder Zoek in alle stukken.

Snelzoeken op Documentkenmerk

Om snel een opzoeking te doen in het systeem naar een specifiek document, schakelt u eerst over naar het zoekscherm voor documenten:

(!) Het weergaveresultaat is hier altijd 1 document (notitie, post, bestand, dossier of activiteit):

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Zoek in alle stukken
3. Klik in de balk linksboven (Zoek hier een specifiek item…) het overzichtsscherm:

4. Vul in de zoekbalk een term in waarop u wilt zoeken (bijv. Overleg, of een deel van de titel van het document)

5. In het drop-down menu verschijnen de documenten die voldoen aan uw zoekterm

6. Klik op het gewenste document in het drop-down menu

7. Het document verschijnt in het overzichtsscherm

8. Om het overzichtsscherm te herstellen, klik op X in de zoekbalk (nu blauw gemarkeerd)

Methode 2: Zoek via Dossier

U kunt voor alle afzonderlijke documenttypen (notities, post, bestanden) zoeken op basis van het dossier waarvan het documenttype deel uitmaakt.

(!) Deze werkwijze kan toegepast worden binnen alle onderdelen van documenten (m.u.v. dossiers zelf):

1. Ga naar het overzichtsscherm van het documenttype waarnaar u wilt zoeken in een bepaald Dossier (bijv. DOCUMENTEN > Notities)
2. Vul in de zoekbalk rechtsboven (Kies of zoek een Dossier…) een zoekterm in, bijv. een dossiernummer of titeldeel van het dossier
3. In het drop-down menu verschijnen de dossiers die voldoen aan uw zoekterm
4. Klik op het gewenste dossier in het drop-down menu
5. Het overzichtsscherm laat nu alle notities zien die onderdeel uitmaken van het dossier dat u gekozen hebt
6. Desgewenst kunt u de weergave wijzigen om ook notities te tonen die niet onderdeel zijn van het gekozen dossier. Klik daarvoor op het vinkje links naast het nu blauw gemarkeerde dossier:

7. Om weer terug te schakelen naar notities die wel deel uitmaken van het gekozen dossier, klik op de X naast het dossier:

8. Om de weergave te herstellen naar het overzichtsscherm zonder zoekresultaten binnen dossiers, klik op de blauwe X aan de rechterzijde. Het overzichtsscherm wordt nu weer hersteld naar de weergave vóór de zoekactie.

Methode 3: Geavanceerd zoeken en filteren

Om een zoekopdracht op meerdere criteria te baseren, gebruikt u de filtervelden behorende bij de kolomnamen. Deze zijn afzonderlijk van elkaar voor iedere gewenste waarde in te stellen:

Voorbeeld: Voor zoeken op een document met categorie “Overleg”:

1. Klik onder de kolomnaam Categorie op de knop Selecteer
2. Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “overleg” of “over” in het invoerveld
3. Klik op Toepassen of druk op <enter>
4. De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Of, combineer meerdere zoekcriteria om een meer gerichte opzoeking te doen.

Voorbeeld: Voor zoeken op categorie “Overleg” in combinatie met een bepaalde Deelnemer:

1. Klik onder de kolomnaam Categorie op de knop Selecteer
2. Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “overleg” in het invoerveld
3. Klik op Toepassen of druk op <enter>
4. Klik onder de kolomnaam Deelnemer op de knop Selecteer
5. Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “janssen” in het invoerveld
6. Klik op Toepassen of druk op <enter>
7. De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Om al ingevoerde zoekcriteria aan te passen of te verwijderen, klikt u nogmaals op de knop Selecteer in de betreffende kolom.

Het is ook mogelijk om alle selectie-instellingen in één keer te wissen. Klik daarvoor op deze knop uiterst rechts in de balk waarbinnen zich ook de Selecteer-knoppen bevinden:

Bestand:Media/image5.png (Herstel alle selectie instellingen)

Sorteren

Om de waarden in de verschillende kolommen te sorteren, klikt u op een van deze knoppen Bestand:Media/image6.png in de balk met veldnamen :

Afhankelijk van het eerste karakter van de waarde in de kolom wordt deze alfabetisch (A-Z) of numeriek (0-9) gesorteerd. Klik nogmaals om de sortering om te keren (Z-A of 9-0)

Notities

Bestemd voor:

Medewerkers (1,2,3)

Notities kunnen gebruikt worden om binnen Lasso vastleggingen van telefoongesprekken, reguliere gesprekken of bijeenkomsten en vergaderingen te doen. Ze kunnen toegevoegd worden aan een dossier en gedeeld worden met deelnemers via de persoonlijke omgeving. Daarnaast is het mogelijk notities via e-mail te versturen vanuit Lasso, en kan er een herinnering op worden ingesteld voor een opvolgingsactie n.a.v. de notitie.

Het overzichtsscherm Notities toont alle notities die al toegevoegd zijn aan Lasso. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe notities toevoegen, zoeken naar en filteren op notities, ze bewerken of verwijderen, of notitie-eigenschappen exporteren.

Notities toevoegen

Notities kunnen op zichzelf staand aangemaakt worden (en later gekoppeld worden aan een deelnemer, groep, dossier of activiteit), maar ook via een dossier of activiteit (waarmee ze direct onderdeel worden van het betreffende dossier of de activiteit).

Onderstaande instructie is voor het aanmaken van op zichzelf staande notities. De stappen voor het aanmaken (en automatisch koppelen) van een notitie via een dossier of activiteit, vindt u hier.

(!) Voor het toevoegen van notities zijn er vooraf geen afhankelijkheden. U kunt te allen tijde een notitie toevoegen aan Lasso, bijvoorbeeld om een gevoerd telefoongesprek of overleg vast te leggen.
Om een nieuwe notitie te koppelen aan een deelnemer, dossier of activiteit, is wél noodzakelijk dat deze al bestaan binnen Lasso.

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Notities
3. Klik op de knop Toevoegen

4. Vul in de tab Notitie de noodzakelijke velden in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

5. Optioneel kunt u de notitie koppelen aan een deelnemer en/of een categorie (mits deze aangemaakt is onder document-categorieën)

6. Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen voor deze notitie, of Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm, waar de notitie nu getoond wordt.

Notities bewerken of verwijderen

Om een bestaande notitie te bewerken of te verwijderen uit Lasso, doet u het volgende:

1. Klik op DOCUMENTEN
2. Klik op Notities
3. Klik op de knop Bewerken om de notitie aan te passen:

of op de knop Verwijderen om de notitie te verwijderen:

7. Bij bewerken: Voer de gewenste wijzigingen door in de betreffende notitie, en klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen voor deze notitie, of op Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm.