SP HV Voorbereiden

Voorbereiden

Inrichting van jouw Lasso

Wij proberen jouw Lasso zo compleet mogelijk op te leveren. Dat betekent dat Lasso met in ieder geval een basisinrichting wordt opgeleverd. Uiteraard is deze later nog aan te passen en uit te breiden naar je eigen organisatorische situatie en behoefte. In principe volgt de inrichting de thema’s van de prestatieafspraken, met enkele aanvullende aandachtsgebieden:

Betaalbaarheid en beschikbaarheid
Vastgoedontwikkeling
Kwaliteit en duurzaamheid
Wonen en Zorg en maatschappelijke doelgroepen
Leefbaarheid en veiligheid
Organisatie en samenwerking
Organisatie achterban

Binnen deze thema’s (categorieën) kan de dossierstructuur worden opgebouwd. Het is mogelijk om bestaande dossiers te importeren. Het advies is om dit uit te stellen totdat nader kennis is gemaakt met de structuur van Lasso.

Opdracht

Denk alvast na over de huidige dossier-structuur en de wijze waarop met dossiers en documenten wordt gewerkt. Schrijf dat zo nodig op. Vind je dit lastig? Denk dan aan het organiseren van documenten in ouderwetse ordners! De Lasso dossiers werken niet anders. Wij zullen het inrichten en werken met dossiers in een van onze modules gaan behandelen.

In dit bestand vind je een voorbeeld van een dossierstructuur: <Download>

Importeren van gegevens

<video>

Zoals gezegd proberen wij jouw Lasso zo compleet als mogelijk op te leveren. Dat betekent dat wij bestaande relatiegegevens voor je zullen importeren. Daarbij is het van belang dat deze gegevens in een Excel-bestand worden aangeleverd. Gegevens moeten dan zoveel als mogelijk gescheiden zijn. Zie onderstaand voorbeeld (uiteraard kunnen hier meer gegevens aan worden toegevoegd):

Tabel Relatiegegevens

In het voorbeeld kun je ook zien hoe gegevens van een bewonerscommissies aangeleverd moeten worden. Voor iedere deelnemer een eigen regel.

Welke gegevens (Excel bestanden) kunnen worden aangeleverd (niet limitatief):

Ledenbestanden/ huurdersbestanden (achterban)
Bewonerscommissies
Samenwerkingspartners
Adreslijst van verhuureenheden woningcorporatie (corporaties verstrekken deze op basis van artikel 5c WOHV)

NB 1) De adreslijsten van de woningcorporatie kunnen buiten de noodzakelijke gegevens ook aanvullende gegevens bevatten zoals woningtype, complexnummer, buurt, wijk energielabel, etc.

NB 2) Als de kwaliteit van de aangeleverde bestanden onvoldoende is, zullen wij met je in overleg treden hoe we dit samen kunnen verbeteren.

Opdracht

Bestanden verzamelen en uploaden in de persoonlijke omgeving van de eigen Lasso. Deze link wordt naar je toegestuurd gestuurd na het accepteren van het Lasso abonnement en als jouw Lasso klaar is voor gebruik.

Wie gaat wat doen?

Lasso wordt opgeleverd met drie accounts die in de beheeromgeving kunnen inloggen om te werken. Hoewel wordt geadviseerd het aantal beheeraccounts te beperken, is het mogelijk om een abonnement met meerdere beheeraccounts af te sluiten. Deze vallen onder de extra diensten en kosten €12,50 exclusief BTW per maand.

NB) Als de ledenadministratie door de corporatie wordt bijgehouden, informeer dan naar de mogelijkheden om ledenbestanden automatisch te importeren en te verwerken.

Toegang tot Lasso

Iedere deelnemer in Lasso krijgt een rol toebedeeld. Die rol bepaalt welke rechten je hebt in Lasso. Standaard is dat de rol 'persoonlijke omgeving'. Dat betekent dat de deelnemer alleen kan inloggen in de eigen persoonlijke omgeving om bijvoorbeeld documenten op te halen. Deze persoon kan niets bewerken en aanpassen in Lasso.

Degene die wel gaan werken en aanpassen in Lasso moeten kunnen inloggen in de beheeromgeving en krijgen daarvoor een speciale rol toegewezen met meer rechten. Bijvoorbeeld 'systeembeheerder' of 'medewerker 1' (penningmeester), 'medewerker 2' (secretaris), etc. Een en ander afhankelijk van taken en onderlinge afspraken.

Wat is daarbij belangrijk?

Voor Lasso is het van belang dat er minimaal één systeembeheerder is. De systeembeheerder krijgt alle rechten binnen Lasso. De systeembeheerder kan instellingen aanpassen maar ook allerlei basis uitbreidingen doorvoeren. Bijvoorbeeld het aanmaken van specifieke labels. De deelnemer die de rol systeembeheerder heeft is tevens de contactpersoon voor Lasso en wordt automatisch toegevoegd aan de Lasso administratie van Lasso-Concepten. Het doel daarvan is om contact te onderhouden over updates en andere relevante ontwikkelingen. Zo kan de systeembeheerder e-mail ontvangen over specifieke meldingen uit het systeem.