Werken met Relaties

Bestemd voor:	Medewerker (1,2,3)

Als uw deelnemers toegevoegd zijn aan de administratie, kunt u binnen Relaties met de volgende module-onderdelen uw administratiegegevens beheren, contributies instellen en uw leden op de hoogte houden van ontwikkelingen:

Voor ieder van de module vindt u in de inhoudsopgave rechtsboven in deze handleiding snelkoppelingen naar de verschillende handelingen per module.

(!) Basishandelingen zijn beschreven per module-onderdeel. Voor overige en geavanceerde handelingen en instellingen dient u het hoofdstuk overige functies en instellingen te bekijken.

Overzichtsscherm

Bestemd voor:	Medewerker (1,2,3)

Deelnemersgegevens inzien

Alle aan Lasso+ toegevoegde deelnemers worden getoond via het overzichtsscherm. Om gegevens van deze deelnemers in te zien, zonder ze te bewerken, klikt u binnen het overzichtsscherm (RELATIES > Deelnemers) op de regel van de betreffende deelnemer:

Lasso+ toont nu een compleet overzicht van alle bekende deelnemergegevens, soms in meerdere kaders (afhankelijk van de instellingen voor de deelnemer). Om alle gegevens in te zien, kunt u wisselen tussen kaders door op de titel te klikken:

Kenmerken toevoegen in overzichtsscherm

In de standaardweergave van uw omgeving wordt in het overzichtsscherm slechts een beperkt aantal kenmerken getoond. Het wijzigen van de weergave kan nodig zijn wanneer u kenmerken wilt exporteren die niet standaard getoond worden in het overzichtsscherm, of wanneer u de betreffende kenmerken direct wilt kunnen inzien na het zoeken/filteren van de gewenste deelnemer. Als u de weergave in het overzichtsscherm wilt uitbreiden, kan dat op onderstaande manier.

(!) Deze werkwijze kan toepast worden binnen de volgende onderdelen van Relaties: Deelnemers, Adressen, Groepen.

Ga naar het overzichtsscherm waarvan u de weergave wilt wijzigen (bijv. RELATIES > Deelnemers)
Klik in de balk met veldnamen op de knop uiterst rechts

Selecteer de kenmerken die u wilt toevoegen aan het overzichtsscherm door ze aan te vinken, of verwijder al aanwezige kenmerken door ze uit te vinken

Voorbeeld wijzigen schermweergave:

Klik na het kiezen van de gewenste velden op Ok (of klik buiten het invoerscherm, de wijzigingen worden dan ook doorgevoerd)
De aanvullende kenmerken worden nu in het overzicht getoond

Zoeken en filteren

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

In alle overzichtsschermen binnen Relaties kunt u op eenvoudige wijze de weergave van de inhoud van uw administratie filteren en zoeken op bepaalde kenmerken van Deelnemers, Groepen of Adressen. Daarbij is het van belang te weten dat de functies in het scherm (zoals Mail, Exporteren of Voeg selectie toe aan groep) altijd van toepassing zijn op de deelnemers die op dat moment worden weergegeven.

Methode 1: Snelzoeken

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Om snel een opzoeking te doen in het systeem naar een specifieke deelnemer, gebruikt u de balk linksbovenin het overzichtsscherm:

(!) Het zoekresultaat is hier altijd 1 Deelnemer:

Klik op RELATIES
Kik op Deelnemers
Voer in de zoekbalk de naam of het kenmerk in waarop u wilt zoeken

In het drop-down menu verschijnen de deelnemers die voldoen aan uw zoekterm
Klik op de gewenste Deelnemer in het drop-down menu
De Deelnemer verschijnt in het overzichtsscherm
Om het overzichtsscherm te herstellen, klik op X in de zoekbalk (nu blauw gemarkeerd)

Methode 2: Geavanceerd zoeken en filteren

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Om een zoekopdracht op meerdere criteria te baseren, gebruikt u de filtervelden behorende bij de kolomnamen. Deze zijn afzonderlijk van elkaar voor iedere gewenste waarde in te stellen:

Voorbeeld: Voor zoeken op de achternaam “Janssen”:

Klik onder de kolomnaam Achternaam op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “janssen” of “janss” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Of, combineer meerdere zoekcriteria om een meer gerichte opzoeking te doen.

Voorbeeld: Voor zoeken op achternaam “Janssen” in combinatie met een geboortedatum in 1978:

Klik onder de kolomnaam Achternaam op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “janssen” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
Klik onder de kolomnaam Geboortedatum op de knop Selecteer
Selecteer als zoekcriterium: Bevat en type “1978” in het invoerveld
Klik op Toepassen of druk op <enter>
De overeenkomstige resultaten worden nu getoond in het overzichtsscherm

Om al ingevoerde zoekcriteria aan te passen of te verwijderen, klikt u nogmaals op de knop Selecteer in de betreffende kolom.

Het is ook mogelijk om alle selectie-instellingen in één keer te wissen. Klik daarvoor op deze knop uiterst rechts in de balk waarbinnen zich ook de Selecteer-knoppen bevinden:

(Herstel alle selectie instellingen)

(!) De knop onder kolomnaam Type bepaalt binnen welke typen Deelnemers gezocht moet worden.

Als u alleen binnen Personen wilt zoeken, maar niet binnen Organisaties, kunt u dat als volgt instellen:

Klik op de knop onder kolom Type (PO** in onderstaande afbeelding, afhankelijk van de actieve instellingen kan dit afwijken):

Selecteer het gewenste bereik (deelnemerstypen of -kenmerken waarbinnen gezocht moet worden) en klik op toepassen:

(!) Deze instelling blijft actief -ook als u in de tussentijd uitgelogd bent geweest- totdat deze weer handmatig aangepast wordt of totdat de selectie instellingen worden gewist, zoals hierboven beschreven.

Sorteren

Om waarden en in de verschillende kolommen te sorteren, klikt u op een van deze knoppen in de balk met veldnamen :

Afhankelijk van het eerste karakter van de waarde in de kolom wordt deze alfabetisch (A-Z) of numeriek (0-9) gesorteerd. Klik nogmaals om de sortering om te keren (Z-A of 9-0)

Adressen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Adressen in Lasso+ zijn de woon-, contact- of vestigingsadressen van uw deelnemers. Omdat adresgegevens van uw deelnemers een bijzondere functie hebben binnen Lasso+, worden deze gegevens op een eigen locatie ingevoerd en opgeslagen in de administratie, en worden ze later gekoppeld aan de deelnemer.

Om het juiste adres aan een deelnemer te kunnen koppelen, dient het adres eerst via dit scherm toegevoegd te zijn aan Lasso+. Na aanmaak kan het adres verbonden worden aan een deelnemer (tab Contact), als Correspondentieadres, Woonadres en/of Factuuradres.

Het overzichtsscherm Adressen toont alle deelnemersadressen die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe adressen toevoegen, zoeken naar en filteren op adressen, ze bewerken of verwijderen, of adressen exporteren.

Adressen aanmaken

Om adressen toe te voegen, gaat u als volgt te werk:

Klik op RELATIES
Klik op Adressen
Klik op de knop Toevoegen
Vul in het invoerscherm de relevante gegevens in voor het adres dat u wilt toevoegen

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Als het adres dat u wilt toevoegen een Corporatieadres betreft, vink de optie Corporatie-adres aan
Nadat alle noodzakelijke velden correct zijn ingevoerd, klikt u op Opslaan en Sluiten'

Het nieuw toegevoegde Adres verschijnt nu in het overzichtsscherm Deelnemers en wordt aankiesbaar in de Adres-velden voor Deelnemers (tab: Contact).

Adressen koppelen aan Deelnemer

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Als u het Adres heeft toegevoegd als beschreven onder Adressen aanmaken, kunt u het adres vervolgens koppelen aan de deelnemer aan wie het adres behoort:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek de betreffende deelnemer
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer voor wie u het adres wilt invoeren:

Ga naar de tab Contact

Selecteer het juiste adres in de uitklaplijsten voor Correspondentieadres, Woonadres en/of Factuuradres
Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen, of op Opslaan en sluiten als u terug wilt keren naar het overzichtsscherm.

Deelnemers

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Deelnemers zijn alle partijen waarmee uw organisatie te maken heeft. Niet alleen leden zijn deelnemers binnen Lasso+, ook uw medewerkers, dienstverleners, partnerorganisaties, gemeenten, leveranciers en donateurs worden als deelnemer toegevoegd. Deelnemers vormen de kern van uw ledenadministratie; alle handelingen die uitgevoerd kunnen worden in deze en de overige onderdelen van Lasso+ zijn van toepassing op deelnemers of transacties met deelnemers.

Het overzichtsscherm Deelnemers toont alle deelnemers die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe deelnemers toevoegen, zoeken naar en filteren op deelnemers, eigenschappen bewerken of deelnemer(s) verwijderen, of deelnemersgegevens exporteren.

Deelnemers toevoegen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Het toevoegen van deelnemers kan op twee manieren plaatsvinden:

Handmatig (per individuele deelnemer)
Importeren (voor meerdere deelnemers tegelijk, al dan niet uit een eerdere administratie)

Handmatig toevoegen van deelnemers

Voor het handmatig toevoegen en opslaan van deelnemers in Lasso+, is vooraf een aantal gegevens noodzakelijk. Om een nieuwe deelnemer op te kunnen slaan, moet minstens het volgende bekend zijn:

Aanmeldingsdatum (voor: Persoon en Organisatie)
Startdatum huurcontract (voor: Persoon en Organisatie)
Achternaam (voor: Persoon)
Geboortedatum (voor: Persoon)
Naam organisatie (vooor: Organisatie)

Om deelnemers handmatig toe te voegen aan uw Lasso+ omgeving, volg deze stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de knop Toevoegen

U ziet nu een invoerscherm voor het toevoegen van een nieuwe deelnemer. In dit scherm kunnen via meerdere tabbladden gegevens worden ingevoerd voor de betreffende deelnemer:

(!) Een deelnemer kan als ofwel een Persoon of als Organisatie ingevoerd worden. Wanneer Type deelnemer wordt gewijzigd naar Organisatie, wijzigen de beschikbare tabbladen en sommige invoervelden.

Vul in het eerste invoerscherm alle relevante gegevens in (!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Klik na het invullen van het eerste invoerscherm op de volgende tab: Persoon of Organisatie
Herhaal deze stappen voor iedere tab en vul de al bekende gegevens in (optionele velden kunnen later ingevuld worden door de deelnemer te bewerken)
Nadat u alle velden hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan en Sluiten

De nieuw toegevoegde deelnemer verschijnt nu in het overzichtsscherm.

Importeren van Deelnemers

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3), Systeembeheerders

Naast het toevoegen van individuele deelnemers is het ook mogelijk om meerdere deelnemers in één keer te importeren in uw Lasso+ omgeving. Voor het importeren van deelnemers uit oudere systemen is geen speciaal geprepareerd bestand met een voorgeschreven kolomindeling benodigd. Wel dient het importbestand een tabelbestand (comma separated value; .csv) bestand te zijn, waarin alle bij elkaar horende gegevens in dezelfde kolom staan. Tijdens het importeren van gegevens zal Lasso+ aan de hand van de gegevensinhoud per kolom zelf detecteren om welk type gegevens (naam, postcode, telefoonnummer, etc.) het gaat en daar een kolomveldnaam bij voorstellen. Waar de gegevens niet automatisch herkend worden, dient u zelf een veldnaam in Lasso+ te koppelen voor dat type gegevens.

Om deelnemers via de importfunctie toe te voegen aan uw omgeving, volgt u deze stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de knop Importeren
Klik op de knop Selecteer bestand
Zoek het CSV-bestand met de gegevens die u wilt importeren via de bestandsverkenner op uw computer
De importfunctie laat nu een overzicht zien van de eerste 5 rijen van het importbestand
Waar de gegevenswaarden herkend worden, zal Lasso+ zelf een suggestie doen voor de veldtoewijzing van de te importeren gegevens (zie de uitklaplijst bovenaan het overzicht, in onderstaand voorbeeld)

In dit voorbeeld heeft Lasso+ alle waarden herkend, met uitzondering van de gegevens in de kolom Telefoonnummer:

Als u de waarden in de kolom Telefoonnummer toch wilt importeren naar het Lasso+-veld Telefoon (Thuis) in Lasso+, selecteer dit veld dan in de betreffende uitklaplijst:

(!) Als de eerste regel van uw importbestand kolomnamen bevat, zoals in het voorbeeld, laat de instelling De eerste regel bevat veldnamen dan aangevinkt staan (zie eerste afbeelding). Als kolomnamen in uw importbestand ontbreken, vink de instelling dan uit

Als alle kolommen in overeenstemming zijn met de velden in Lasso+ waarnaar geïmporteerd moet worden, klik op Importeren
Lasso+ toont nu eerst een importanalyse. Als alle gegevens juisten zijn en geïmporteerd kunnen worden, wordt het analyseresultaat weergegeven in een groen kader. Bij onherkenbare, foutieve of niet importeerbare gevens in een rood kader; raadpleeg in dat geval eerst Lasso+ support als de oorzaak van de fout niet te achterhalen is.

Voorbeeld - Correcte importanalyse:

Klik bij een correct analyseresultaat, na controle, op de knop Import uitvoeren

Afhankelijk van het aantal te importeren gegevens kan het laden enige tijd in beslag nemen. Aansluitend geeft Lasso+ het resultaat weer. Controleer desgewenst de geïmporteerde gegevens, en klik vervolgens op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm deelnemers waar de nieuwe gegevens nu getoond zouden moeten worden.

Deelnemers bewerken

Om gegevens of eigenschap van al aangemaakte deelnemers te wijzigen, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer van wie u gegevens wilt bewerken
Klik op het Pen-icoon (bewerken)

Bewerk de deelnemersgegevens die u wilt aanpassen en klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen binnen de kaart, of Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm.

Deelnemers archiveren

Deelnemers kunnen pas gearchiveerd worden nadat een afmeldingsdatum is ingevuld voor de betrekking met uw organisatie.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer van wie u gegevens wilt bewerken
Klik op het Pen-icoon (bewerken)

Vul onder de tab Algemeen een afmeldingsdatum in voor de deelnemer die u wilt archiveren

(!) Een deelnemer kan pas gearchiveerd worden met ingang van de afmeldingsdatum. Als u de deelnemer direct wilt archiveren dient de afmeldingsdatum dus al verstreken te zijn

Klik op Opslaan en sluiten
Na het opslaan van de deelnemer is een archiveringsicoon toegevoegd aan de deelnemersregel:

Klik op het icoon voor archiveren
Als er geen openstaande zaken (bijv. nog niet voldane facturen) van toepassing zijn op de deelnemer, zal Lasso+ een samenvatting geven van de stappen die uitgevoerd worden om te archiveren
Klik op Ja om de deelnemer te archiveren, en op Zeker? ter bevestiging

Na deze actie is de deelnemer gearchiveerd binnen Lasso+.

Deelnemersgegevens inzien

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Als er Deelnemers zijn toegevoegd aan Lasso+, zijn via het overzichtsscherm altijd snel en eenvoudig de deelnemersgegevens op te vragen, op de volgende wijze:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de betreffende deelnemer
Klik op de regel van de deelnemer van wie u de gegevens wilt inzien
De beschikbare gegevens en relaties van het betreffende object worden getoond
Klik op de afzonderlijke balken om de gegevens daarbinnen weer te geven, of op de + rechtsboven om alle gegevens in een keer te tonen

Voorbeeld:

Klik op de X in de rechterbovenhoek, of buiten de gegevensweergave, om dit scherm weer te sluiten.

Deelnemers e-mail sturen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Met Lasso+ is het mogelijk afzonderlijke deelnemers of een selectie van deelnemers een e-mail te sturen. Onderstaande instructie beschrijft welke stappen u volgt om een e-mail te sturen naar het persoonlijke (externe) mailadres van een deelnemer:

(!) Deze functie werkt alleen als voor de deelnemer een mailadres bekend en actief is. Mailadressen voor deelnemers worden ingesteld onder RELATIES > Deelnemers > Deelnemer gegevens Tab Contact > Mailadressen. Het laatst getoonde e-mailadres is het actieve mailadres voor de betreffende deelnemer.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Maak een selectie van de deelnemers aan wie u een e-mail wilt sturen
Klik op de knop Mail onder aan de pagina
Geef een Onderwerp voor de e-mail in en gebruik de berichteditor om het e-mailbericht op te stellen

(!) Met de knop Velden in de berichteditor kunt u dynamische verwijzingen gebruiken. Velden verwijzen naar persoonlijke gegevens van de Deelnemer(s) aan wie u de e-mail verstuurt. Voor de gebruikte velden zal in de uiteindelijk verstuurde e-mail de waarde behorende bij de geadresseerde gebruikt worden:

Klik na het invoeren van de E-mail op Opslaan en doorgaan
U ziet vervolgens enkele verzendopties incl. toelichting. Vink hier de gewenste opties aan en klik op Opslaan en Controleer

(!) Om te controleren of de weergave van de e-mail en gebruikte dynamische velden klopt, kunt u met de eerste optie ervoor kiezen om het e-mailbericht eerst alleen naar uzelf (en gebaseerd op de gegevens in uw eigen Deelnemerskaart) te sturen.

Lasso+ toont nu het aantal Deelnemers aan wie de e-mail verzonden zal worden. Klik na controleren op Verstuur en bevestig de keuze met Zeker? – De e-mail wordt nu verzonden aan het externe e-mailadres dat aan de Deelnemer(s) verbonden is.

(!) Als er onverwachte fouten optreden in het verzenden van uw e-mail, dien dan een ticket in bij Lasso+ support met vermelding van het onderwerp van de e-mail die u wilde verzenden en het tijdstip van de verzendpoging.

Verstuurde e-mail inzien

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Op deze wijze verstuurde e-mails worden opgeslagen in de gegevens van de Deelnemer. Om (achteraf) te bekijken welke e-mail verstuurd is aan een specifieke Deelnemer, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek de Deelnemer van wie u de e-mail wilt inzien die verzonden is uit Lasso+
Klik op de regel van de betreffende Deelnemer om de gegevens op te roepen
Klik op de balk Mailberichten, om de (verzend)gegevens van de mails te tonen

Klik op de knop Bekijk om de inhoud van de mail te tonen.

Contributies en facturatie instellen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Voor iedere deelnemer kunnen contributie- en betalingsinstellingen (betalingsmoment en soort betaling) vastgelegd worden in Lasso+. Deze instellingen kunnen toegevoegd worden via de deelnemersgegevens.

(!) Deze functie werkt, afhankelijk van de gekozen betaalmethode, alleen als voor de deelnemer een banrekening bekend en actief is. Bankrekeningen van deelnemers worden ingesteld onder RELATIES > Deelnemers > Deelnemer gegevens Tab Bank > Bankrekeningen. De laatst getoonde bankrekening is de actieve factureringsrekening voor de betreffende deelnemer.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek de deelnemer voor wie u betalingsinstellingen wilt invoeren
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer

Ga naar de tab Financiën

Stel onder Betaalperioden de startdatum (Vanaf) en de betaalperiode in
Stel onder Betaalwijzen de startdatum (Vanaf) en de wijze in (Factuur, incasso of contant)
Stel, als u voor betaalwijze Factuur gekozen heeft, onder Factuur verzendwijze de gewenste factureringswijze in
Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen, of Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm Deelnemers.

Handfactuurposten instellen

Aparte kosten (buiten periodieke contributies zoals instelbaar onder de tab Financiën) die in rekening gebracht moeten worden bij een deelnemer, kunnen als handfactuurpost ingegeven worden in de instellingen van de deelnemer. Handfactuurposten worden, net zoals periodieke contributies, meegenomen in het factureringsproces binnen de module Financiën.

(!) Voor Medewerkers 2 & 3 is alleen inzage in al toegevoegde handfactuurposten beschikbaar. De rollen Medewerker 1 en Systeembeheerder kunnen daarnaast ook handfactuurposten toevoegen via de deelnemerseigenschappen.

Handfactuurposten voor een deelnemer zijn als volgt toe te voegen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek de deelnemer voor wie u een handfactuurpost wilt toevoegen
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer

Ga naar de tab Handfactuurposten

Klik op de knop Toevoegen
Voer de gegevens van de handfactuurpost in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Vul de velden Rekening en Kostenplaats in om de factuur op de juiste wijze laten verwerken binnen de financiële administratie
Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het deelnemersscherm

Er is nu een handfactuurpost ingesteld voor de deelnemer, die verder verwerkt kan worden via Uitgaande Facturen in de module Financiën.

Intern Mailadres instellen

Om e-mail te kunnen ontvangen op een e-mailadres dat gebaseerd is op uw Lasso+-omgeving, of om mail te kunnen versturen namens uw organisaties (naar andere Deelnemers of Groepen), is een intern mailadres benodigd. Het interne mailadres binnen Lasso+ fungeert als een alias, waarmee het werkelijke (onderliggende) e-mailadres verborgen blijft voor de ontvanger. Antwoorden op het via een alias verstuurd mailbericht, worden wel afgeleverd in de mailbox van het onderliggende mailadres.

(!) Om gebruik te kunnen maken van deze functie moet voor de Deelnemer een (actief) mailadres ingesteld zijn onder de tab Contact > Mailadressen. Dit adres wordt nl. gebruikt als het onderliggende (werkelijke) mailadres waarop reacties aan het interne mailadres zullen aankomen:

Het interne mailadres is als volgt in te stellen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek de Deelnemer voor wie u een intern mailadres wilt instellen
Klik op het pen-icoon achter de Deelnemer

Ga naar de tab Login
Vul bij Intern Mailadres een uniek intern adres in (zonder een domein; het domein wordt door Lasso+ automatisch aangevuld op basis van de naam van uw Lasso+-omgeving, bijv. @HuurdersOrganisatie-Lasso+.nl)
Vul bij Mailadres Naam de weergavenaam van uw interne mailadres, bijv. Voornaam Achternaam | HuurdersOrganisatie (deze weergavenaam wordt in het Postvak IN van de mailontvanger getoond)
Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen, of Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm Deelnemers.

Als een intern mailadres ingesteld is voor de Deelnemer, worden voor iedere uit Lasso+ te verzenden e-mail deze verzendinstellingen gebruikt. De ontvanger van de e-mail is hiermee niet op de hoogte van het werkelijke e-mailadres, maar kan wel antwoorden sturen die ontvangen worden in de mailbox van het werkelijke mailadres.

Deelnemer types

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Deelnemers worden door Lasso+ getypeerd. Afhankelijk van de gegevens die worden toegevoegd aan de deelnemer, krijgt deze een typeaanduiding. Een deelnemer kan meer dan één typeaanduiding krijgen, op basis van gegevens die toegevoegd zijn aan de eigenschappen van de deelnemer.

U vindt deze typeringen terug in het overzichtsscherm Deelnemers, als de kolom Type is ingeschakeld:

Deze typeaanduidingen hebben de volgende betekenis:

Hoofdtypes:

Aanduiding	Type	Toelichting
P	Persoon	De deelnemer is aan Lasso+ toegevoegd als persoon
O	Organisatie	De deelnemer is aan Lasso+ toegevoegd als Organisatie
A	Adres	De deelnemer is aan Lasso+ toegevoegd als Adres

Aanvullende types:

Aanduiding	Type	Toelichting
C	Contact	De persoon of organisatie is een contact (verschijnt als een e-mailadres aan de deelnemer is gekoppeld)
R	Relatie	De persoon of organisatie is een relatie (verschijnt als er meer contactgegevens dan alleen een e-mailadres aan de deelnemer is gekoppeld)
L	Lid	De persoon of organisatie is een lid (verschijnt als de deelnemer lid is van een ledengroep)
D	Debiteur	De persoon of organisatie is een debiteur (verschijnt als er een uitgaande factuur aan de deelnemer is gekoppeld)
C	Crediteur	De persoon of organisatie is een crediteur (verschijnt als er een ontvangen factuur aan de deelnemer is gekoppeld)

Toegang geven tot Lasso+ (Rollen)

Bestemd voor:	Systeembeheerders

Deelnemers kunnen op verschillende wijzen toegang verkrijgen tot Lasso+. Leden zullen met name toegang krijgen tot informatie via de Persoonlijke Omgeving, terwijl medewerkers van uw organisatie vooral gegevens zullen bewerken in de interface van Lasso+ zelf.

De volgende toegangsrollen zijn beschikbaar voor Deelnemers binnen uw Lasso+-omgeving:

Rol	Toegang
Geen toegang (standaard)	De deelnemer heeft geen toegang tot Lasso+ beheersomgeving en Lasso+ Persoonlijke Omgeving
Medewerker 1	De deelnemer heeft toegang tot de beheersomgeving van Lasso+, modules Relaties / Documenten / Nieuwsbrieven / Enquêtes / Financiën
Medewerker 2	De deelnemer heeft toegang tot de beheersomgeving van Lasso+, modules Relaties / Documenten / Nieuwsbrieven / Enquêtes
Medewerker 3	De deelnemer heeft toegang tot de beheersomgeving van Lasso+, modules Relaties / Documenten / Nieuwsbrieven
Persoonlijke Omgeving	De deelnemer heeft toegang tot de Persoonlijke Omgeving, zonder aanvullende functionaliteit
Persoonlijke Omgeving met Relatie Analyse	De deelnemer heeft toegang tot de Persoonlijke Omgeving en kan daar ook rapportages inzien m.b.t. Relatie Analyse
Persoonlijke Omgeving met Financiële en Relatie Analyse	De deelnemer heeft toegang tot de Persoonlijke Omgeving en kan daar rapportages inzien m.b.t. Financiële en Relatie Analyse
Systeembeheerder	De deelnemer heeft complete toegang tot Lasso+, kan gegevens inzien en bewerken, en (systeem)instellingen aanpassen
Administrator	De Lasso+ Concepten Systeembeheerder

Het regelen van diverse soorten toegang of informatieontsluiting wordt geregeld binnen de instellingen voor deelnemers:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer voor wie u toegang tot Lasso+ of Lasso+: Persoonlijke Omgeving wilt instellen
Klik op het icoon voor bewerken achter de betreffende Deelnemer

Ga naar de tab Login
Stel onder Rol de gewenste toegang in
Geef de deelnemer een gebruikersnaam waarmee hij/zij kan aanmelden
Klik op Verander het wachtwoord
Geef een Wachtwoord in dat voldoet aan de wachtwoordvereisten, en bevestig het in het veld Herhaal Wachtwoord
Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen (of als u de geldigheid van het wachtwoord wilt controleren), of op Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm Deelnemers.

De deelnemer heeft nu toegang op basis van de door u ingegeven Gebruikersnaam en Wachtwoord. U kunt de gegevens per e-mail verstrekken aan de deelnemer om de aanmeldmogelijkheid voor Lasso+ (op basis van de toegekende rol) te testen.

Persoonlijke omgeving instellen (MijnLasso+)

Het instellen van toegang tot de Persoonlijke Omgeving wordt gedaan door het toekennen van een rol aan de deelnemer. De werkwijze is hier dan ook gelijk aan de beschreven methode onder Toegang geven tot Lasso+ (Rollen)

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de Deelnemer voor wie u toegang tot Lasso+: Persoonlijke Omgeving wilt instellen
Klik op het icoon voor bewerken achter de betreffende Deelnemer

Ga naar de tab Login
Stel onder Rol de gewenste toegang Persoonlijke Omgeving in
Geef de deelnemer een gebruikersnaam waarmee hij/zij kan aanmelden
Klik op Verander het wachtwoord
Geef een Wachtwoord in dat voldoet aan de wachtwoordvereisten, en bevestig het in het veld Herhaal Wachtwoord
Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen (of als u de geldigheid van het wachtwoord wilt controleren), of op Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm Deelnemers.

De deelnemer heeft nu toegang op basis van de door u ingegeven gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt de gegevens per e-mail verstrekken aan de deelnemer om de aanmeldmogelijkheid voor Lasso+ Persoonlijke Omgeving (op basis van de toegekende rol) te testen.

Groepen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3), Systeembeheerders

Het organiseren van Deelnemers wordt in Lasso+ gedaan binnen Groepen. Ze worden gebruikt om deelnemers te verzamelen en er acties op (of voor) uit te voeren. Zo kunt u e-mails, nieuwsbrieven of enquêtes versturen naar, of delen met, groepen. Ook mogelijk is het regelen van contributiebetalingen via een groep, of het verstrekken van toegang tot bepaalde dossiers of activiteiten die van belang zijn voor bepaalde deelnemers.

(!) Hoewel het mogelijk is om groepen als op zichzelf staande verzamelingen deelnemers te gebruiken, is het voor optimaal gebruik van Lasso+ raadzaam om bij ingebruikname van de applicatie een groepsstructuur in te richten op basis van een relatieanalyse. Het structureren van groepen in hoofd- en subgroepen die aan elkaar gekoppeld zijn, verhoogt het gebruiksgemak van Lasso+ en maakt toekomstig gebruik ervan effectiever. Als u nog geen groepsstructuur heeft opgesteld, neem dan eerst het onderdeel Relatieanalyse en groepsstructuur door. Na het bepalen van de groepsstructuur kunt u deze aanmaken in Lasso+ door middel van de instructies Groepen aanmaken en Groepen: Hoofd- en subgroepen

Het overzichtsscherm groepen toont alle groepen die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe groepen toevoegen, zoeken naar en filteren op groepen, ze bewerken of verwijderen, of groepsgegevens exporteren.

Groepen aanmaken

Om nieuwe groepen aan te maken, volgt u de volgende stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Klik linksonderin op de knop Toevoegen
Stel de naam en eventueel een categorie in voor de nieuwe groep

(!) – Categorisering kan alleen gebruikt worden als onder RELATIES > Instellingen Groepen > Categorieën zijn ingevoerd

Vul in het informatieveld zo nodig informatie over de groep toe.

(!) Dit is vooral van belang bij abonnementsgroepen. De deelnemer kan in dat geval in MijnLasso+ zien waar het abonnement betrekking op heeft

Klik op tabblad Gebruik en vink de gewenste functie(s) van de groep aan
Klik op Opslaan en Sluiten

Groepen koppelen: Hoofd- en subgroepen (hiërarchie)

Als u een relatieanalyse heeft uitgevoerd, en bepaald heeft binnen welke structuur uw groepen het best kunnen worden ondergebracht, kunt u deze structuur (hiërarchisch model) doorvoeren op nieuwe of al aangemaakte groepen binnen Lasso+. Om dit te doen, maakt u:

Eerst de hoofdgroepen aan van de structuur die u opgesteld heeft (bijv. Intern, Achterban, Extern – zie voorbeeld in Relatieanalyse en groepsstructuur)
Vervolgens (op dezelfde wijze) de subgroepen aan van de structuur die u opgesteld heeft

Het koppelen van groepen (hoofd- en subgroepen) doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Zoek of filter de hoofdgroep (of bovenliggende groep) waaraan u subgroepen wilt koppelen
Klik in de regel van de betreffende groep op het pen-icoon:

Klik in het hiernavolgende scherm op de tab Hiërarchie
Selecteer in het veld Subgroepen de onderliggende groep(en) die u wilt koppelen aan deze groep
Als de gekoppelde subgroep deelnemers bevat, worden deze getoond bij het veld Impliciete Deelnemers
Klik na het koppelen van iedere nieuwe groep op Opslaan om de wijzigingen door te voeren en de resultaten te zien onder Impliciete Deelnemers
Als u alle subgroepen gekoppeld heeft, klik op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm groepen

Herhaal deze actie voor overige hoofdgroepen waaraan subgroepen gekoppeld moeten worden.

Groepen bewerken

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Klik in de regel van de betreffende groep op het pen-icoon:

Voer in het hieropvolgende invoerscherm de gewenste wijzigingen door
Klik op Opslaan als u andere gegevens voor deze groep wilt aanpassen, of op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm groepen

Groepen verwijderen

Om bestaande groepen te verwijderen, gaat u als volgt te werk:

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Klik in de regel van de betreffende groep op het prullenbak-icoon:

Lasso+ toont nu enkele groepsgegevens, zoals het aantal deelnemers in de groep, en eventueel aan deze groep verbonden contributie-instellingen. Controleer deze instellingen
Als u zeker bent dat de Groep verwijderd dient te worden, klik dan op Ja en bevestig de keuze met Zeker?
Klik na het verwijderen op Klaar om weer naar het overzichtsscherm terug te keren.

Deelnemers toevoegen aan groepen

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek een deelnemer of maak een selectie van Deelnemers
Klik op de knop Voeg selectie toe aan groep
Kies in het instellingsscherm de juiste groep

(!) Als er meer dan 40 groepen bestaan binnen Lasso+, kan de juiste groep mogelijk niet gevonden worden i.v.m. een maximaal aantal lijstresultaten. Voer in dat geval een zoekterm in om het aantal getoonde groepen te verkleinen

Geef vervolgens de Startreden en Startdatum op
Klik om te bevestigen op Voeg selectie toe aan groep
Als de toevoeging niet uitgevoerd kan worden, stelt het systeem u op de hoogte van de reden; corrigeer de instellingen als dit mogelijk is, en probeer nogmaals op te slaan
Na het toevoegen van de deelnemer(s), keert u automatisch terug in het overzichtsscherm.

Lidmaatschap van groepen inzien

U kunt via het overzichtsscherm inzien welke deelnemers deel uitmaken van een groep. Omdat ook historische gegevens bijgehouden worden over lidmaatschap van groepen, is het mogelijk dat voor de huidige dag te doen, maar ook om de situatie van enkele weken geleden op te vragen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik rechtsboven in de zoekbalk voor groepen

Vul een deel van de groepsnaam in en selecteer de groep waarvan u (actueel) lidmaatschap wilt inzien
Met het selecteren van de relevante groep verschijnt ook een zoekveld Peildatum. Voeg, indien u lidmaatschap op een eerdere datum wilt opvragen, de betreffende datum toe via de datumkiezer

Na het selecteren van een eerdere datum, zullen de zoekresultaten getoond worden voor groepslidmaatschap op die datum
Om terug te keren naar het overzichtsscherm deelnemers of om lidmaatschap van een andere groep op te vragen, klik op de blauwe X om de huidige groepsselectie te verwijderen

Deelnemer automatisch lid maken van groep op basis van woonadres

Nieuwe deelnemers kunnen automatisch lid gemaakt worden van een al bestaande groep, wanneer voor die deelnemer een adres geselecteerd wordt waarvoor Automatisch lid maken staat ingesteld:

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Zoek de betreffende Groep en klik op het icoon voor bewerken achteraan de regel

Klik op tabblad Automatisch deelnemen
Vink Via woonadres aan
Klik op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm
Klik vervolgens op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op knop Type in de tweede kolom

Vink in de eerste balk Adres aan, en schakel Persoon en Organisatie uit
Klik op Toepassen
Maak een selectie van de adressen die toegevoegd moeten worden aan de Groep
Klik op Voeg selectie toe aan groep
Kies in het eerste veld de groep waarvoor u eerder Automatisch deelnemen heeft ingesteld

(!) Als er meer dan 40 groepen bestaan binnen Lasso+, kan de juiste groep mogelijk niet gevonden worden i.v.m. een maximaal aantal lijstresultaten. Voer in dat geval een zoekterm in om het aantal getoonde groepen te verkleinen

Geef vervolgens de Startreden en Startdatum op
Klik om te bevestigen op Voeg selectie toe aan groep

Als een deelnemer wordt geregistreerd op (of: gekoppeld aan) dit adres, zal deze vanaf nu automatisch lid gemaakt worden van de groep.

Gebruik instellen voor groepen

Groepen binnen Lasso+ kunnen voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Om het type gebruik (het gebruik dat toegestaan is) van een groep in te stellen, is het noodzakelijk de gebruiksopties van de groep aan te passen.

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Zoek de betreffende Groep en klik op het icoon voor bewerken achteraan de regel

Ga naar de tab Gebruik
Kies de gewenste functie(s) van de groep:

Type Groep	Toelichting
Mailgroep	Als deze optie aangevinkt is, kan de groep gebruikt worden als mailgroep waarmee groepsleden met één mailadres gemaild kunnen worden - (!) Bij het inschakelen van de optie verschijnt de tab Mail in dit scherm. Het interne mailadres voor de groep wordt automatisch toegekend en kan binnen deze tab bekeken worden.
Abonnementgroep	Als deze optie aangevinkt is, kunnen deelnemers zich aan-of afmelden van de groep binnen de persoonlijke omgeving.Als de optie uit staat, is dat niet het geval en kunnen deelnemers alleen binnen de beheersomgeving uit de groep verwijderd worden
Beperk aan- en afmeldingen	Dit is een sub-instelling van Abonnementsgroep. Als hier een groep geselecteerd is, worden deelnemers uit deze groep (ook al komen ze voor in de groep gekozen onder Abonnementsgroep toch uitgesloten van de mogelijkheid zich via de persoonlijke omgeving aan of af te melden voor de groep
Analytics groep	Als deze optie aangevinkt is, wordt lidmaatschapanalyse van de afzonderlijke deelnemers binnen de groep beschikbaar gesteld in hun persoonlijke omgeving
Contributiegroep	Als deze optie aangevinkt is, kan een (algemene) contributie ingesteld worden voor álle deelnemers in de groep

Klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen (bijvoorbeeld als u mailinstellingen wilt wijzigen wanneer u een mailgroep heeft ingesteld), of op Opslaan en Sluiten om direct terug te keren naar het overzichtsscherm.

Contributies instellen voor groepen

Periodieke contributies van deelnemers kunnen op individuele basis vastgelegd en toegepast worden, maar ook via groepen geadministreerd worden. Met de hiernavolgende stappen stelt u contributies in door middel van groepen, waaraan deelnemers vervolgens toegevoegd worden om de contributieregels op hen van toepassing te maken.

(!) Voor deze instelling is noodzakelijk dat al een groep aangemaakt is waarvoor de contributieinstelling actief gemaakt moet worden. Als u de instelling wilt toepassen op een nog niet bestaande groep, volg dan eerst deze instructie.

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Zoek de groep waarvoor u contributie wilt instellen en klik achteraan de betreffende regel op het pen-icoon voor bewerken

Klik op de tab Gebruik
Vink de optie Contributiegroep aan
Klik op Opslaan
Na het opslaan verschijnt een nieuw tabblad Contributies, klik hierop
Klik op Nieuwe contributie toevoegen om de instellingen in te geven

(!) Informatie over rekeningen en kostenplaatsen (Bedrag verwerken op… etc) vindt u in de handleiding voor de module Financiën

Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Groepen.

U kunt deze groep nu gebruiken om contributieinstellingen toe te passen op deelnemers via een groep. Om deelnemers toe te voegen aan de contributiegroep, volg de stappen in het handleidingdeel Deelnemers toevoegen aan groepen.

Mutaties

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Binnen het onderdeel Mutaties kunnen door Deelnemers ingevoerde voorstellen tot gegevensaanpassing beoordeeld en verwerkt worden. Het scherm Mutaties kent in de beheersomgeving geen optie tot het handmatig toevoegen van mutaties/wijzigingen, omdat u als gegevensbewerker eventuele aanpassingen rechtstreeks kunt doorvoeren (via de invoerschermen voor deelnemers, adressen etc.) zonder dat daaraan een beoordeling vooraf hoeft te gaan. Uw leden kunnen echter slechts een voorstel tot aanpassing indienen dat door u goed- of afgekeurd moet worden voordat de wijzigingen daadwerkelijk in de administratie doorgevoerd worden.

Het overzichtsscherm Mutaties toont alle mutatievoorstellen die ingediend zijn via de persoonlijke omgeving, inclusief de al beoordeelde mutaties. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe mutaties goedkeuren, zoeken naar en filteren op mutaties, of mutatiegegevens exporteren.

Het indienen van verzoeken tot gegevenswijziging kan door deelnemers gedaan worden binnen de Persoonlijke Omgeving. Deze wijzigingsverzoeken verschijnen vervolgens in de beheersomgeving in Mutaties. Om dergelijke wijzigingsvoorstellen in de administratie te verwerken, volgt u onderstaande stappen.

(!) Te wijzigen gegevens (gegevens waarvoor een mutatie ingediend mag worden in de persoonlijke omgeving) kunnen per veld ingesteld worden door de systeembeheerder. Meer informatie daarover vindt u onder Systeembeheer module Relaties

Mutaties verwerken

Via de persoonlijke omgeving ontvangen mutaties verschijnen in het overzichtsscherm Mutaties. Deze kunt u op de volgende wijze beoordelen en goedkeuren:

Klik op RELATIES
Klik op Mutaties
In het overzichtsscherm ziet u de ingediende wijzigingsvoorstellen
Klik op bewerken voor de mutatie die u wilt beoordelen
…. << AANVULLEN>>

Lijsten

Bestemd voor:	Systeembeheerders

Met lijsten worden op geautomatiseerde wijze lijsten van Deelnemers samengesteld die een bepaalde tijd lid zijn van een Groep of van wie het lidmaatschap binnen een bepaalde termijn afloopt.

Lijsten worden gebruikt om (bijvoorbeeld) nieuwe leden na een aantal weken lidmaatschap uit de administratie te filteren of om termijnen te bewaken, zoals bestuurstermijnen of bepaalde langlopende afspraken. Van de deelnemers wordt op basis van de lijstinstellingen geautomatiseerd een Excel-bestand opgesteld en (desgewenst) via e-mail verzonden naar een medewerker die er een bepaalde actie mee kan uitvoeren.

Het overzichtsscherm Lijsten toont alle lijsten die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe lijsten aanmaken, zoeken naar en filteren op lijsten, ze bewerken of verwijderen, of lijstgegevens exporteren.

(!) Het correct instellen van lijsten kan complex zijn; voor extra ondersteuning is het Lasso+-team beschikbaar.

Lijsten instellen

Voor het genereren van een lijst voor een selectie van deelnemers, moet eerst een groep aangemaakt zijn. Als de groep deelnemers voor wie u een lijst wilt samenstellen nog niet aangemaakt is, doe dit dan eerst via groepen aanmaken.

Een lijst instellen doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Lijsten
Klik op de knop Toevoegen
Geef in de eerste tab Algemeen de naam en omschrijving voor de Lijst in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Zet status op Actief als u het genereren van de lijst (volgens de overige instellinen) wilt starten
Geef bij Planning de frequentie in waarmee de Lijst gegenereerd moet worden
Klik op Opslaan
Klik op de tab Samenstelling
Selecteer de Groep op basis waarvan de Lijst gegenereerd moet worden
Geef de Peildatum in (de Peildatum bepaalt het startmoment voor de nieuwe termijn

Lijst(instellingen) wijzigen

Wanneer bepaalde lijsten niet meer, volgens een andere frequentie, of aan andere personen verzonden dienen te worden, moeten de lijstinstellingen aangepast worden.

Klik op RELATIES
Klik op Lijsten
Zoek de lijst waarop u een wijziging wilt toepassen en klik achteraan de betreffende regel op het pen-icoon voor bewerken

Pas de bijbehorende instelling aan onder de tab Algemeen als u een wijziging wilt doorvoeren in de status (actief, niet-actief) of verzendfrequentie van de lijst
Pas de bijbehorende instelling aan onder de tab Samenstellling als u een wijziging wilt doorvoeren in de groepssamenstelling (Groep) of de peildatum van de lijst
Pas de bijbehorende instellingen aan onder de tab Mail als u een wijziging wilt doorvoeren in de adressering van de lijst
Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan als u nog meer instellingen wilt wijzigen, of op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Lijsten.

Lijsten verwijderen

(!) Het verwijderen van een lijst verwijdert ook alle samenstellings- en verzendinstellingen die zijn opgenomen in de Lijst. De lijst wordt verwijderd en niet gearchiveerd, en kan dus niet later hersteld worden.

Om lijsten te verwijderen, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Lijsten
Zoek de lijst die u wilt verwijderen en klik achteraan de betreffende regel op het prullenbak- icoon voor verwijderen:

Controleer de extra informatie (in groen kader) en eventuele waarschuwingen (in rood kader) die in het scherm verschijnen
Bevestig de verwijdering met de knop Zeker?

De lijst- en verzendinstellingen zijn nu verwijderd uit de administratie.

Externe formulieren

Bestemd voor:	Systeembeheerders

Externe formulier kunnen gebruikt worden om nog niet in Lasso+ geregistreerde deelnemers (bijv. potentiële leden) de mogelijkheid te bieden zich aan te melden voor groepen. U kunt daarbij denken aan aanmeldingen voor lidmaatschap, nieuwsbrieven of activiteiten van uw organisatie.

Werking externe formulieren

Na aanmaak en publicatie van een extern formulier wordt een webpagina aangemaakt via welke externen zich kunnen aanmelden met een e-mailadres. Een link naar deze webpagina kan gebruikt worden op uw website, maar ook in e-mails en nieuwsbrieven van uw organisatie.

Na het indienen van zijn/haar e-mailadres via de webpagina, ontvangt een aanmelder via e-mail een verzoek om het adres te bevestigen. Na bevestiging wordt de melder (afhankelijk van de instellingen in uw externe formulier) automatisch of na uw goedkeuring toegevoegd aan de groep waarvoor het externe formulier opgesteld is.

Extern formulier aanmaken

Om een extern formulier op te stellen en een uitnodigingslink te genereren voor gebruik binnen een website, e-mail of nieuwsbrief, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Externe formulieren
Klik op de knop Toevoegen
Vul in de tab Formulier de formuliergegevens in

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Geef bij veld Type aan of de deelnemer als persoon of als organisatie toegevoegd moet worden aan een groep n.a.v. indienen van het formulier
Selecteer bij Groep de groep waaraan de deelnemer (automatisch) toegevoegd moet worden n.a.v. indienen van het formulier
Schakel Handmatige goedkeuring in als het toevoegen aan de groep niet automatisch dient te gebeuren
Activeer het formulier voor publicatie door Actief aan te vinken. Als het formulier niet geactiveerd wordt, zal het niet beschikbaar zijn voor bezoekers van de link
Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan
De link naar het formulier verschijnt onder Link formulier en kan opgenomen worden in uw website, e-mail of nieuwsbrief
Klik op Opslaan en sluiten om weer terug te keren naar het overzichtsscherm externe formulieren

Na het publiceren van het externe formulieren worden aanmeldingen via dit formulier getoond in het overzichtsscherm Reacties externe formulieren.

Reacties externe formulieren

Bestemd voor:	Systeembeheerders

In het scherm Reacties worden alle aanmeldingen getoond die via externe formulieren zijn ingediend. U hoeft hier geen handelingen uit te voeren als voor een gepubliceerd extern formulier ingesteld is dat groepsdeelname automatisch plaatsvindt na aanmelden (en bevestigen). Wanneer een extern formulier echter de instelling Handmatige goedkeuring heeft gekregen, dient de definitieve deelname via dit scherm goedgekeurd te worden.

Klik op RELATIES
Klik op Reacties
Ontvangen aanmeldingen die nog goedgekeurd dienen te worden, verschijnen met status In behandeling in het overzichtsscherm:

Klik op het cirkel/bulls eye-icoon om de reactie te beoordelen

Klik op Goedkeuren om lidmaatschap toe te staan, of Afkeuren om af te wijzen

Na goed- of afkeuring ontvangt de aanmelder een bevestiging, inclusief (voor aanmeldingstype Personen) een link naar de persoonlijke omgeving. Bij goedkeuring is de aanmelder vanaf dat moment lid van de groep waarvoor het extern formulier opgesteld was.

Rapportages instellen voor externe formulieren

Via externe formulieren ingediende aanmeldingen kunnen gerapporteerd worden, op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Het instellen van rapportages voor aanmeldingen via externe formulieren doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Externe formulieren
Zoek of filter in het overzichtsscherm externe formulieren het formulier waarvoor u rapportage wilt instellen en klilk op het pen-icoon in de betreffende regel

Klik op het tabblad Rapportage
Vink Rapportage aan (!) Rapportages kunnen alleen verstuurd worden voor actieve externe formulieren
Vul de overige velden in (start/-einddatum, frequentie en ontvanger)

(!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Klik na het ingeven van juiste instellingen op Opslaan en Sluiten om naar het overzichtsscherm terug te keren

Rapportages voor aanmeldingen via externe formulieren worden nu volgens uw instellingen voor startdatum en frequentie verzonden.