Dossiers documenten dossier adviestrajecten 4 5

4.5 Dossier adviestrajecten

<video in ontwikkeling>

Introductie adviestrajecten

Als een externe organisatie een (advies)vraag neerlegt bij jouw organisatie kan het verstandig en of behulpzaam zijn om de achterban te betrekken bij het afhandelen daarvan.

Je kunt dan gebruik maken van ervaringen van leden/deelnemers of van specifieke kennis die binnen de achterban of partnerorganisaties aanwezig is. Maar je kunt de betrokkenheid natuurlijk ook beperken tot een specifieke groep van deelnemers. Dit kan door de betreffende groep vooraf uit te nodigen om een bijdrage te leveren aan het traject.

Hoe je deelnemers kunt betrekken bij het adviseren of het opbouwen van kennis komt nog aan bod in een andere module.

<video in ontwikkeling>

Inrichten procedure adviestraject

Om relevante bestuursleden en/of deelnemers op een slimme manier te betrekken bij het advieswerk is een procedure ontwikkeld. Deze procedure lijkt op de procedure “vergaderingen plannen en voorbereiden”.

Tijdlijn

Het voorgestelde proces helpt je planmatig werken bij het opstellen van adviezen en het helpt je om anderen zoals het hele bestuur en of de achterban te betrekken bij het opstellen van adviezen.

Ga als volgt te werk:

Je ontvangt een advies. Dit advies registreer je in het postboek en je maakt een nieuw dossier aan voor dit advies
Dit dossier, dat je specifiek inricht om advies trajecten te ondersteunen, stel je dusdanig in dat de betrokkenen, en degene die het advies uiteindelijk gaat opstellen, door het proces wordt geholpen. Hoe richt je het dossier in?
Je kiest de groep van deelnemers die een bijdrage gaat leveren aan het opstellen van het advies. Je geeft deze groep van deelnemer ook de mogelijkheid om stukken en notities toe te voegen aan het dossier
Je stelt voor jezelf een herinnering in. Bijvoorbeeld 2 weken voor de einddatum. De periode die je nodig hebt om te schrijven
Dan stel je het eerste bericht in met de datum die gelijk is aan de datum van het dossier. Dit is het bericht dat naar de betrokken gaat en hen attendeert op de adviesaanvraag en een bijdrage vraagt. Betrokkenen kunnen dan kennis nemen van het advies en eventueel aanvullende stukken aanlever en bijvoorbeeld een notitie maakt in het betreffende dossier. Het eerste bericht wordt automatisch op dezelfde dag verstuurd
Vervolgens stel je het tweede bericht in dat twee weken later wordt verstuurd. Het tweede bericht is een herinnering en een oproep om nog een keer kennis te nemen van het dossier en de bijdragen van anderen. Je vermeld in dit bericht ook dat de deelnemers nog in de gelegenheid een bijdrage te leveren en dat het dossier gaat sluiten voor het leveren van input. Gebruik daarvoor geen datums maar duidingen van tijdsblokken zoals: dit dossier sluit over twee weken. Op die manier kun je dit dossier makkelijk kopiëren en gebruiken bij een volgende adviesaanvraag
Twee weken voor de einddatum krijg je dan een herinnering zodat je weet dat de schrijffase is gestart
En tot slot stel je het derde e-mail bericht op met de tekst dat het concept advies klaar staat ter beoordeling