Ledenadministratie over contributiebeleid 10 5

Over contributiebeleid

Zoals eerder gezegd is het van belang dat je organisatie een adequaat contributiebeleid heeft. In de kern ligt dit vast in de statuten, maar als het gaat om de uitvoering ervan is er vaak behoefte aan uitvoeringsregels, met andere woorden: beleid.

Waar moeten jouw uitvoeringsregels antwoord op geven?

Hoogte van de contributie
Moment van betaling
Moment van afmelding
Periode van betaling
Wijze van betaling
Redenen voor afmelding
Eventuele terugbetaling bij te veel betaalde contributie
Eventuele kwijtschelding bij openstaande contributies

Bij huurdersorganisaties komt het veel voor dat de leden per jaar betalen. Echter, het moment van aanmelden en afmelden is zelden precies op 1 januari of 31 december. Daarom hanteren veel huurdersorganisaties de regel dat bij aanmeldingen tot 1 juli niet betaald hoeft te worden en na 1 juli het hele jaar. Ook komt het voor dat huurdersorganisaties afspreken pas vanaf het eerstvolgende jaar contributie moet worden betaald. Hierna volgen twee voorbeelden hoe je kunt omgaan met dergelijke vragen. NB je kunt ons natuurlijk ook altijd om advies vragen.

Voorbeeld 1

De organisatie werkt met een contributie per jaar en een betaalperiode per jaar. Dat betekent dat als het lid op 1 maart wordt toegevoegd aan de contributiegroep Lasso de resterende maanden van dat jaar in rekening brengt, dus van maart tot en met december.

Let op: Als de vereniging dit niet wil moet dit met de startdatum worden gecorrigeerd. In dit voorbeeld moet de startdatum dan op 1 januari worden gezet. En als de vereniging hecht aan de startdatum van het lidmaatschap kan dit worden opgelost door een tweede ledengroep te maken zonder contributie en deze als volgroep in te stellen.

Voorbeeld 2

De organisatie werkt met een contributie per jaar en een betaalperiode per jaar. Dat betekent dat als een lid zich afmeldt op 1 september Lasso de te veel in rekening gebrachte contributie corrigeert met een creditnota.

Let op: Als de vereniging geen creditnota wil moet de einddatum op 31 december worden gezet. Een andere oplossing is om de creditnota die ontstaat (eenvoudig) weg te boeken.

Enkele voorbeeld vragen waaraan je het contributiebeleid aan kunt toetsen:

1) Kunnen leden zich op ieder moment van het jaar aan- en afmelden? Let op het gevolg kan dan zijn dat er deelfacturen ontstaan? Zie voorbeelden.

2) Geven wij de leden de mogelijkheid om verschillende perioden te betalen, bijvoorbeeld per maand, kwartaal, half jaar of jaar?

3) Crediteren wij bij voortijdig opzeggen?