WMR Deelnemers

Deelnemers

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Deelnemers zijn alle partijen waarmee uw organisatie te maken heeft. Niet alleen leden zijn deelnemers binnen Lasso+, ook uw medewerkers, dienstverleners, partnerorganisaties, gemeenten, leveranciers en donateurs worden als deelnemer toegevoegd. Deelnemers vormen de kern van uw ledenadministratie; alle handelingen die uitgevoerd kunnen worden in deze en de overige onderdelen van Lasso+ zijn van toepassing op deelnemers of transacties met deelnemers.

Het overzichtsscherm Deelnemers toont alle deelnemers die al toegevoegd zijn aan Lasso+. Binnen dit scherm kunt u o.a. nieuwe deelnemers toevoegen, zoeken naar en filteren op deelnemers, eigenschappen bewerken of deelnemer(s) verwijderen, of deelnemersgegevens exporteren.

Deelnemers toevoegen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Het toevoegen van deelnemers kan op twee manieren plaatsvinden:

Handmatig (per individuele deelnemer)
Importeren (voor meerdere deelnemers tegelijk, al dan niet uit een eerdere administratie)

Handmatig toevoegen van deelnemers

Voor het handmatig toevoegen en opslaan van deelnemers in Lasso+, is vooraf een aantal gegevens noodzakelijk. Om een nieuwe deelnemer op te kunnen slaan, moet minstens het volgende bekend zijn:

Aanmeldingsdatum (voor: Persoon en Organisatie)
Startdatum huurcontract (voor: Persoon en Organisatie)
Achternaam (voor: Persoon)
Geboortedatum (voor: Persoon)
Naam organisatie (vooor: Organisatie)

Om deelnemers handmatig toe te voegen aan uw Lasso+ omgeving, volg deze stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de knop Toevoegen

U ziet nu een invoerscherm voor het toevoegen van een nieuwe deelnemer. In dit scherm kunnen via meerdere tabbladden gegevens worden ingevoerd voor de betreffende deelnemer:

(!) Een deelnemer kan als ofwel een Persoon of als Organisatie ingevoerd worden. Wanneer Type deelnemer wordt gewijzigd naar Organisatie, wijzigen de beschikbare tabbladen en sommige invoervelden.

Vul in het eerste invoerscherm alle relevante gegevens in (!) Een toelichting op de functie, invoer en bijzonderheden van ieder afzonderlijk veld kunt u opvragen door op de bijbehorende veldnaam te klikken

Klik na het invullen van het eerste invoerscherm op de volgende tab: Persoon of Organisatie
Herhaal deze stappen voor iedere tab en vul de al bekende gegevens in (optionele velden kunnen later ingevuld worden door de deelnemer te bewerken)
Nadat u alle velden hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan en Sluiten

De nieuw toegevoegde deelnemer verschijnt nu in het overzichtsscherm.

Importeren van Deelnemers

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3), Systeembeheerders

Naast het toevoegen van individuele deelnemers is het ook mogelijk om meerdere deelnemers in één keer te importeren in uw Lasso+ omgeving. Voor het importeren van deelnemers uit oudere systemen is geen speciaal geprepareerd bestand met een voorgeschreven kolomindeling benodigd. Wel dient het importbestand een tabelbestand (comma separated value; .csv) bestand te zijn, waarin alle bij elkaar horende gegevens in dezelfde kolom staan. Tijdens het importeren van gegevens zal Lasso+ aan de hand van de gegevensinhoud per kolom zelf detecteren om welk type gegevens (naam, postcode, telefoonnummer, etc.) het gaat en daar een kolomveldnaam bij voorstellen. Waar de gegevens niet automatisch herkend worden, dient u zelf een veldnaam in Lasso+ te koppelen voor dat type gegevens.

Om deelnemers via de importfunctie toe te voegen aan uw omgeving, volgt u deze stappen:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de knop Importeren
Klik op de knop Selecteer bestand
Zoek het CSV-bestand met de gegevens die u wilt importeren via de bestandsverkenner op uw computer
De importfunctie laat nu een overzicht zien van de eerste 5 rijen van het importbestand
Waar de gegevenswaarden herkend worden, zal Lasso+ zelf een suggestie doen voor de veldtoewijzing van de te importeren gegevens (zie de uitklaplijst bovenaan het overzicht, in onderstaand voorbeeld)

In dit voorbeeld heeft Lasso+ alle waarden herkend, met uitzondering van de gegevens in de kolom Telefoonnummer:

Als u de waarden in de kolom Telefoonnummer toch wilt importeren naar het Lasso+-veld Telefoon (Thuis) in Lasso+, selecteer dit veld dan in de betreffende uitklaplijst:

(!) Als de eerste regel van uw importbestand kolomnamen bevat, zoals in het voorbeeld, laat de instelling De eerste regel bevat veldnamen dan aangevinkt staan (zie eerste afbeelding). Als kolomnamen in uw importbestand ontbreken, vink de instelling dan uit

Als alle kolommen in overeenstemming zijn met de velden in Lasso+ waarnaar geïmporteerd moet worden, klik op Importeren
Lasso+ toont nu eerst een importanalyse. Als alle gegevens juisten zijn en geïmporteerd kunnen worden, wordt het analyseresultaat weergegeven in een groen kader. Bij onherkenbare, foutieve of niet importeerbare gevens in een rood kader; raadpleeg in dat geval eerst Lasso+ support als de oorzaak van de fout niet te achterhalen is.

Voorbeeld - Correcte importanalyse:

Klik bij een correct analyseresultaat, na controle, op de knop Import uitvoeren

Afhankelijk van het aantal te importeren gegevens kan het laden enige tijd in beslag nemen. Aansluitend geeft Lasso+ het resultaat weer. Controleer desgewenst de geïmporteerde gegevens, en klik vervolgens op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm deelnemers waar de nieuwe gegevens nu getoond zouden moeten worden.

Video bij dit onderdeel: Importeren van Adressen
(Onderdeel van Deelnemersimport)

Deelnemersgegevens inzien

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Als er Deelnemers zijn toegevoegd aan Lasso+, zijn via het overzichtsscherm altijd snel en eenvoudig de deelnemersgegevens op te vragen, op de volgende wijze:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de betreffende deelnemer
Klik op de regel van de deelnemer van wie u de gegevens wilt inzien
De beschikbare gegevens en relaties van het betreffende object worden getoond
Klik op de afzonderlijke balken om de gegevens daarbinnen weer te geven, of op de + rechtsboven om alle gegevens in een keer te tonen

Voorbeeld:

Klik op de X in de rechterbovenhoek, of buiten de gegevensweergave, om dit scherm weer te sluiten.

Deelnemers bewerken

Om gegevens of eigenschap van al aangemaakte deelnemers te wijzigen, doet u het volgende:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer van wie u gegevens wilt bewerken
Klik op het Pen-icoon (bewerken)

Bewerk de deelnemersgegevens die u wilt aanpassen en klik op Opslaan als u nog andere gegevens wilt aanpassen binnen de kaart, of Opslaan en sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm.

Deelnemers archiveren

Deelnemers die niet langer gebruik maken van diensten van uw organisatie, of die om andere redenen geen deel meer hoeven uit te maken van de administratie, kunnen gearchiveerd of geheel verwijderd worden uit Lasso. Het archiveren van de deelnemer is daarbij een voorstadium van een daadwerkelijke verwijdering van de deelnemerskaart uit de administratie. Deelnemers archiveren doet u als volgt:

(!) Deelnemers kunnen pas gearchiveerd worden nadat een afmeldingsdatum voor de deelnemer is ingevuld

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer van wie u gegevens wilt bewerken
Klik op het Pen-icoon (bewerken)

Vul onder de tab Algemeen een afmeldingsdatum in voor de deelnemer die u wilt archiveren:

(!) Een deelnemer kan pas gearchiveerd worden met ingang van de afmeldingsdatum. Als u de deelnemer direct wilt archiveren dient de afmeldingsdatum dus al verstreken te zijn

Klik op Opslaan en sluiten
Na het opslaan van de deelnemer is een archiveringsicoon toegevoegd aan de deelnemersregel:

Klik op het icoon voor archiveren
Als er geen openstaande zaken (bijv. nog niet voldane facturen) van toepassing zijn op de deelnemer, zal Lasso+ een samenvatting geven van de stappen die uitgevoerd worden om te archiveren
Klik op Ja om de deelnemer te archiveren, en op Zeker? ter bevestiging

Na deze actie is de deelnemer gearchiveerd binnen Lasso. Als de deelnemerskaart tussentijds niet uit het archief gehaald wordt (bijv. wegens een heraanmelding), zal deze automatisch verwijderd worden na 2 jaar (730 dagen). Als u de deelnemerskaart direct definitief wilt verwijderen, volg dan na archiveren de instructie Deelnemers verwijderen.

Deelnemers uit archief halen

Gearchiveerde deelnemerskaarten kunnen op ieder gewenst moment uit het archief gehaald worden, bijvoorbeeld wanneer deelnemers zich opnieuw aangemeld hebben. Deelnemers uit het archief halen doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de filterknop in kolom Type

Stel het filter zo in dat (ook) gearchiveerde deelnemers getoond worden (een van onderstaande opties):
Klik op Toepassen
Het deelnemersoverzicht wordt nu getoond met uitsluitend of inclusief gearchiveerde deelnemers (te herkennen aan gele markering van de regel). Zoek naar of filter op de deelnemer(s) die u uit het archief wilt halen
Klik in de betreffende regel(s) op de Archief-knop om de deelnemer te dearchiveren:

Bevestig de vraag “Deze deelnemer uit archief halen? ” met Ja en bevestig met Zeker?
Klik op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm

De deelnemer is nu teruggeplaatst uit het archief.

(!) Een afmeldingsdatum die eerder ingevoerd is om de deelnemer een eerste keer te kunnen archiveren zal bewaard blijven in een teruggeplaatste deelnemerskaart. Deze dient handmatig verwijderd of aangepast te worden in geval de deelnemer zich opnieuw aangemeld heeft en om die reden uit het archief gehaald is.

Deelnemers verwijderen

Het verwijderen van een deelnemerskaart kan alleen plaatsvinden nadat deze in het archief geplaatst is. Deze instructie gaat er van uit dat u de te verwijderen deelnemerskaart al gearchiveerd hebt.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Klik op de filterknop in kolom Type:

Stel het filter zo in dat (ook) gearchiveerde deelnemers getoond worden (een van onderstaande opties):
Klik op Toepassen
Het deelnemersoverzicht wordt nu getoond met uitsluitend of inclusief gearchiveerde deelnemers (te herkennen aan gele markering van de regel). Zoek naar of filter op de deelnemer(s) die u definitief wilt verwijderen uit Lasso
Klik in de betreffende regel(s) op de Prullenbak-knop om de deelnemer te verwijderen:

Bevestig de vraag “Verwijder deze deelnemer? ” met Ja en bevestig met Zeker?
Klik op Klaar om terug te keren naar het overzichtsscherm

De deelnemer is na deze handeling verwijderd uit Lasso.

(!) Wanneer een deelnemer lid was van een of meer groepen, kan de deelnemer niet volledig verwijderd maar alleen geanonimiseerd worden. Het anonimiseren van een deelnemer verwijdert alleen de gegevens van de deelnemer, de (beëindigde) groepslidmaatschappen van de geanonimiseerde deelnemer blijven echter bestaan.

Vrije velden toevoegen voor deelnemer

Voor deelnemers kunnen vrije velden worden toegevoegd, waar voor uw organisatie belangrijke informatie ingevuld kan worden die niet standaard deel uitmaakt van de reguliere invoervelden binnen Lasso. Wanneer Vrije Velden geactiveerd zijn, verschijnt er een extra tab in het scherm voor Deelnemers. Op deze kunnen enkele optionele velden toegevoegd worden, die u van een eigen naam kunt voorzien. Het beschikbaar maken van vrije velden gebeurt in de systeeminstellingen van Lasso, en kan daarom alleen met systeembeheerdersrechten (of hoger) uitgevoerd worden.

(!) Het activeren van Vrije Velden voor deelnemersprofielen is een algemene instelling. Na inschakeling ervan verschijnt het aangemaakte tabblad voor iedere Deelnemer.

Klik op INSTELLINGEN ('Hamburgermenu')
Klik op Organisatie
Klik op tab Optioneel

Geef de tab voor vrije velden een naam onder Naam voor extra velden tab
Geef de vrije velden die binnen de tab moeten verschijnen een naam onder Name extra field 1, 2, 3 etc (afhankelijk van het aantal vrije velden dat u wilt toevoegen)

(!) De velden Name Extra Field die blanco gelaten worden, dus geen naam krijgen, worden niet getoond in de nieuwe tab

Klik op Opslaan en sluiten als u de tab een naam heeft gegeven en alle gewenste velden heeft toegevoegd

Na het toevoegen van de tab en onderliggende velden zullen de nieuwe velden na enige tijd beschikbaar worden binnen alle deelnemersprofielen:

Video bij dit onderdeel: Toevoegen van Vrije Velden

E-mailadres (contactgegevens) toevoegen voor deelnemer

In de contactgegevens van deelnemers opgenomen e-mailadressen worden gebruikt voor communicatie vanuit Lasso - bijv. nieuwsbrieven, factuurverzending en e-mailen naar (groepen) deelnemers. Het toevoegen van een mailadres voor een deelnemer doet u als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer voor wie u een e-mailadres wilt toevoegen
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer

Klik op de tab Contact

Voer bij Mailadressen > Vanaf met de datumkiezer een startdatum in voor het mailadres (zonder kan het mailadres niet opgeslagen worden), en

Geef bij Mailadres het juiste e-mailadres voor de deelnemer in (inclusief @)

Klik op Opslaan en sluiten om het mailadres op te slaan en te activeren voor deze gebruiker

(!) – Er is binnen Lasso sprake van twee typen mailadressen voor een deelnemer. Met bovenstaande methode voegt het particuliere/persoonlijke mailadres van de deelnemer toe aan Lasso. Daarnaast is het mogelijk de deelnemer een ‘intern’ Lasso mailadres toe te kennen. Dit interne mailadres fungeert als een alias, dat gebruikt kan worden om deelnemers te e-mailen zonder daarbij hun particuliere e-mailadres te tonen aan overige ontvangers. Voor het instellen van een intern mailadres, zie: Intern mailadres instellen

Voor een korte toelichtingsvideo over het wijzigen of verwijderen van mailadressen, zie item: E-mailadres (contactgegevens) verwijderen voor deelnemer

E-mailadres (contactgegevens) verwijderen voor deelnemer

Om een al eerder toegevoegd mailadres van een deelnemer te verwijderen binnen de contactgegevens, dient u de geldigheidsperiode ervan op te hebben. Dat gaat als volgt:

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Zoek of filter de deelnemer voor wie u een e-mailadres wilt toevoegen
Klik op het pen-icoon achter de deelnemer

Klik op de tab Contact
Voer bij Mailadressen > Vanaf met de datumkiezer een startdatum voor de opheffing van het oude mailadres in, en

Vul bij Mailadres geen waarde in

RL WMR Deelnemer Mailadres Verwijderen (CG).png

Klik op Opslaan en sluiten

De deelnemer heeft nu, per de ingevulde vanaf datum, geen actief e-mailadres meer. (!) Eventueel ingestelde interne mailadressen werken nu ook niet meer, tot een nieuw mailadres voor de deelnemer wordt ingevoerd.

Video bij deze instructie:

Deelnemers e-mail sturen

Bestemd voor:	Medewerkers (1,2,3)

Met Lasso+ is het mogelijk afzonderlijke deelnemers of een selectie van deelnemers een e-mail te sturen. Onderstaande instructie beschrijft welke stappen u volgt om een e-mail te sturen naar het persoonlijke (externe) mailadres van een deelnemer:

(!) Deze functie werkt alleen als voor de deelnemer een mailadres bekend en actief is. Mailadressen voor deelnemers worden ingesteld onder RELATIES > Deelnemers > Deelnemer gegevens Tab Contact > Mailadressen. Het laatst getoonde e-mailadres is het actieve mailadres voor de betreffende deelnemer.

Klik op RELATIES
Klik op Deelnemers
Maak een selectie van de deelnemers aan wie u een e-mail wilt sturen
Klik op de knop Mail onder aan de pagina
Geef een Onderwerp voor de e-mail in en gebruik de berichteditor om het e-mailbericht op te stellen

(!) Met de knop Velden in de berichteditor kunt u dynamische verwijzingen gebruiken. Velden verwijzen naar persoonlijke gegevens van de Deelnemer(s) aan wie u de e-mail verstuurt. Voor de gebruikte velden zal in de uiteindelijk verstuurde e-mail de waarde behorende bij de geadresseerde gebruikt worden:

Klik na het invoeren van de E-mail op Opslaan en doorgaan
U ziet vervolgens enkele verzendopties incl. toelichting. Vink hier de gewenste opties aan en klik op Opslaan en Controleer

(!) Om te controleren of de weergave van de e-mail en gebruikte dynamische velden klopt, kunt u met de eerste optie ervoor kiezen om het e-mailbericht eerst alleen naar uzelf (en gebaseerd op de gegevens in uw eigen Deelnemerskaart) te sturen.

Lasso+ toont nu het aantal Deelnemers aan wie de e-mail verzonden zal worden. Klik na controleren op Verstuur en bevestig de keuze met Zeker? – De e-mail wordt nu verzonden aan het externe e-mailadres dat aan de Deelnemer(s) verbonden is.

(!) Als er onverwachte fouten optreden in het verzenden van uw e-mail, dien dan een ticket in bij Lasso+ support met vermelding van het onderwerp van de e-mail die u wilde verzenden en het tijdstip van de verzendpoging.

Video bij dit onderdeel: E-mail versturen met een link naar Stukken

Contributies instellen voor groepen

Periodieke contributies van deelnemers kunnen op individuele basis vastgelegd en toegepast worden, maar ook via groepen geadministreerd worden. Met de hiernavolgende stappen stelt u contributies in door middel van groepen, waaraan deelnemers vervolgens toegevoegd worden om de contributieregels op hen van toepassing te maken.

(!) Voor deze instelling is noodzakelijk dat al een groep aangemaakt is waarvoor de contributieinstelling actief gemaakt moet worden. Als u de instelling wilt toepassen op een nog niet bestaande groep, volg dan eerst deze instructie.

Klik op RELATIES
Klik op Groepen
Zoek de groep waarvoor u contributie wilt instellen en klik achteraan de betreffende regel op het pen-icoon voor bewerken

Klik op de tab Gebruik
Vink de optie Contributiegroep aan
Klik op Opslaan
Na het opslaan verschijnt een nieuw tabblad Contributies, klik hierop
Klik op Nieuwe contributie toevoegen om de instellingen in te geven

(!) Informatie over rekeningen en kostenplaatsen (Bedrag verwerken op… etc) vindt u in de handleiding voor de module Financiën

Klik na het invoeren van de gewenste instellingen op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het overzichtsscherm Groepen.

U kunt deze groep nu gebruiken om contributieinstellingen toe te passen op deelnemers via een groep. Om deelnemers toe te voegen aan de contributiegroep, volg de stappen in het handleidingdeel Deelnemers toevoegen aan groepen.