Dossiers documenten algemeen documentbeheer 4 8

4.8 Algemene uitleg documentbeheer

<video in ontwikkeling>

Documentbeheer in Lasso gaat over 3 onderdelen, notities, poststukken en bestanden. Je kunt in Lasso eenvoudig notities maken en bestanden toevoegen. Een notitie en of bestand kan worden uitgedeeld naar een deelnemer en/of meerdere dossiers. Daarbij kan een notitie of bestand als persoonlijk worden aangemerkt. In dat geval kan het bestand verwijderd worden als de deelnemer (definitief) verwijderd wordt. Dit voorkomt dat er bestanden in de administratie blijven rondslingeren die privacygevoelige gegevens bevatten op het moment dat de betreffende deelnemer uit de administratie verwijderd is.

Het postboek is speciaal gemaakt om “formele” post te kunnen registreren. Dit is van belang om goed te kunnen voldoen aan de formele eisen die aan een organisatie worden gesteld. Namelijk het voeren van een deugdelijke administratie die ook over de jaren heen betrouwbaar blijft. Het postboek bevat dan ook alle poststukken die kunnen worden uitgedeeld naar de verschillende postboeken (dossier) voor bijvoorbeeld leden of achterban, of poststukken die alleen voor het bestuur zijn bestemd. Op die manier krijgen en behouden alle belanghebbenden toegang tot poststukken die van belang zijn.

Bestanden zijn feitelijk alle overige stukken die geregistreerd moeten worden. Dat kunnen vergaderstukken zijn, maar ook bepaalde onderzoeken of publicaties.

Notities in Lasso worden gebruikt om aantekeningen van een (telefoon)gesprek of vergadering te maken. Daarnaast kunnen ze ingezet worden als nieuwsbriefartikel. Notities kunnen worden toegevoegd aan één of meerdere dossiers of activiteiten. Aan notities kunnen geen bestanden worden toegevoegd. De manier om documenten te registreren is in alle drie gevallen exact hetzelfde, met alleen het verschil dat bij de notities geen bestand hoeft te worden toegevoegd.

(NB) Het toevoegen van notities, poststukken en bestanden werkt op nagenoeg identieke wijze. Om die reden wordt in de voorbeelden in de hiernavolgende uitleg uitsluitend ingegaan op het toevoegen van Bestanden.