Dossiers documenten algemeen documentbeheer 4 8: verschil tussen versies
| Regel 14: | Regel 14: | ||
(NB) Het toevoegen van notities, poststukken en bestanden werkt op nagenoeg identieke wijze. Om die reden wordt in de verdere uitleg alleen ingegaan op het toevoegen van ''bestanden''. <br> | (NB) Het toevoegen van notities, poststukken en bestanden werkt op nagenoeg identieke wijze. Om die reden wordt in de verdere uitleg alleen ingegaan op het toevoegen van ''bestanden''. <br> | ||
----[[Bestand:SP Nav Bck.png|40x40px|link=dossiers_documenten_dossier_kennisopbouw_4_7]] [[Bestand:SP Nav Fwd.png|40x40px|link=dossiers_documenten_documenten_toevoegen_4_9]] | ----[[Bestand:SP Nav Bck.png|40x40px|link=dossiers_documenten_dossier_kennisopbouw_4_7]] [[Bestand:SP Nav Fwd.png|40x40px|link=dossiers_documenten_documenten_toevoegen_4_9]] | ||
<br> | |||
<small>[ [[Starten introductie 0 1|Startpagina]] | [[Voorbereiden overzicht 1 0|Voorbereiden]] | [[Basiskennis overzicht 2 0|Basiskennis]] | [[Vergaderen plannen overzicht 3 0|Vergaderen en plannen]] | [[Dossiers documenten overzicht 4 0|Dossiers en documenten]] | [[Financiele administratie overzicht 5 0|Financiële administratie]] | [[Nieuwsbrief maken overzicht 8 0|Nieuwsbrief maken]] | [[Enquetes maken overzicht 9 0|Enquêtes maken]] ]</small> | |||
Versie van 13 aug 2023 10:26
4.8 Algemene uitleg documentbeheer
<video>
Documentbeheer in Lasso gaat over 3 onderdelen, notities en documenten (poststukken en bestanden). Je kunt in Lasso eenvoudig notities maken en bestanden toevoegen. Een notitie en of bestand kan worden uitgedeeld naar een deelnemer en/ of meerdere dossiers. Daarbij kan een notitie of bestand als persoonlijk worden aangemerkt. In dat geval het bestand verwijderd worden als de deelnemer (definitief) verwijderd wordt. Dit voorkomt dat er bestanden in de administratie blijven rondslingeren die privacy gevoelige gegevens bevatten op het moment dat de betreffende deelnemer uit de administratie verwijderd is.
Het postboek is speciaal gemaakt om “formele” post te kunnen registreren. Dit is van belang om goed te kunnen voldoen aan de formele eisen die aan een organisatie worden gesteld om een deugdelijke administratie te voeren die ook over de jaren heen betrouwbaar blijft. Het postboek bevat dan ook alle poststukken die ieder voor zich kunnen worden uitgedeeld naar de verschillende postboeken (dossier) voor bijvoorbeeld leden en of achterban of poststukken die alleen voor het bestuur zijn bestemd. Op die manier kunnen alle belanghebbenden toegang hebben tot de poststukken die van belang zijn.
Bestanden zijn feitelijk alle overige stukken die geregistreerd moeten worden. Dat kunnen vergaderstukken zijn of bepaalde onderzoeken en of publicaties.
Notities in Lasso worden gebruikt om aantekeningen van een (telefoon)gesprek of vergadering te maken of worden gebruikt om nieuwsbrief artikelen in te maken. Notities kunnen worden toegevoegd aan één of meerdere dossiers en/ of activiteiten. Aan notities kunnen geen bestanden worden toegevoegd. De manier om documenten te registreren is in alle drie gevallen exact hetzelfde met alleen het verschil dat bij de notities geen bestand hoeft te worden toegevoegd.
(NB) Het toevoegen van notities, poststukken en bestanden werkt op nagenoeg identieke wijze. Om die reden wordt in de verdere uitleg alleen ingegaan op het toevoegen van bestanden.
[ Startpagina | Voorbereiden | Basiskennis | Vergaderen en plannen | Dossiers en documenten | Financiële administratie | Nieuwsbrief maken | Enquêtes maken ]
